Учет и аудит денежных средств и пути его совершенствования в ТОО «Мир спецодежда»

 При закрытии счета, а также при изменении наименования владельца, либо номера счета владелец счета обязан возвратить банку чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками, указав их номера в прилагаемом заявлении, подтвердить остаток средств на банковском счете. 

Банковские счета могут открываться и вестись как в тенге, так и в иностранной валюте.

Открытие банковского счета производится при заключении договора банковского счета между банком и владельцем счета. По договору банк обязуется принимать деньги, поступления в пользу владельца счета, выполнять его распоряжения о переводе (выдаче) ему или третьим лицам соответствующих сумм денег и оказывать другие услуги, предусмотренные договором.

 Для открытия расчетного счета предприятие обязано предоставить в банк следующие документы:

• документ с образцами подписей и оттиска печати;
• документ, выданный органом налоговой службы,

подтверждающий факт постановки клиента на налоговый учет;

• документ, выданный районным отделом труда и социальной защиты населения, подтверждающий факт регистрации хозяйствующего субъекта в качестве плательщика взносов в Пенсионный фонд РК;
• копию документа, выданного уполномоченным органом,

подтверждающего факт прохождения государственной регистрации (перерегистрации), либо копию приравненного к нему документа;

• копию учредительного документа (для структурных

подразделений - Положение), заверенного в порядке,

установленного законодательством РК.

На уставе главный бухгалтер банка делает отметку с указанием номера счета и ставит гербовую печать.

 Банк по требованию клиента, предоставляет информацию о возможных рисках, связанных с открытием, ведением, закрытием банковских счетов владельца счета и возможностью приостановления операций по ним.

 Юридические лица вправе открыть банковские счета в нескольких банках с обязательным письменным уведомлением всех банков-кредиторов в течение 10 календарных дней со дня открытия банковского счета.

На расчетный счет предприятия поступает выручка за реализованную продукцию, авансовые платежи, ссуды банка, дебиторская задолженность, наличные деньги из кассы и т.д. С расчетного счета производятся безналичные платежи, выдаются наличные деньги на выплату заработной платы, командировочные, хозяйственные и представительские расходы.

Операции по банковскому счету производится банком на основании: поручений владельца счета; требований третьих лиц, акцептованных владельцем счета; требований третьих лиц, не требующих в соответствии с законодательством акцепта владельца счета; распоряжения банка, ведущего счет, если оно не противоречит условиям договора и законодательству Республики Казахстан.

Списание средств с расчетного счета организации производится в порядке календарной очередности поступления расчетно-платежных документов. При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в определенной последовательности:

1) по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

2) по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту;

3) по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд;

4) по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет;           

5) по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;    

6) по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.

Неоплаченные в срок платежные документы хранятся банком в специальной картотеке № 2.

В случае установления факта ошибочности принятия денег в пользу владельца счета банк, в целях устранения данной ошибки, вправе произвести изъятие указанных денег без соответствующего поручения владельца счета, что должно быть предусмотрено в договоре.

 Выдача выписок по банковским счетам производится банками в соответствии с договором. Банк вправе предоставлять услуги по передаче владельцу счета выписок по их счетам электронным способ, либо нарочным, если это предусмотрено в договоре.

Приостановление операций (за исключением приходных) по банковским счетам производится согласно законодательства РК, на основании соответствующих решений (постановлений) уполномоченных органов, обладающих правом замораживания (блокирования) или ареста денег владельца счета. Кроме того, банк может по собственной инициативе списывать денежные средства, например, за пользование банковским кредитом (процент за кредит ).

 Возобновление операций по банковским счетам производится на основании соответствующих письменных уведомлений или постановлений органов, вынесших данные решения.

 За убытки, причиненные владельцу счета в результате приостановления операций по их банковским счетам по основаниям, указанным выше, банки ответственности не несут.

 Для оформления операций по расчетному счету и другим счетам в банке служат документы специальной формы. Основными документами по операциям на расчетном счете являются: 

При наличных расчетах:

• Чек

• Объявление на взнос наличными

Чек - приказ владельца  счета банку выдать наличными указанную

сумму на заработную плату, командировочные, хозяйственно-оперативные и другие расходы. Цель, на которую предприятие получает деньги, указывают на оборотной стороне чека, который выписывают в одном экземпляре. Одновременно с чеком заполняет корешок, который хранится в чековой книжке. Чеки могут быть именными и предъявительными. Чеки выписывают на срок до 10 дней. Банк не несет ответственности за выплату денег по утерянному чеку, если выплата была произведена до получения уведомления об утрате чека.

Объявление на взнос наличными - приказ владельца счета банку принять для зачисления на его счет в банке выручки, депонированной заработной платы и других сумм, внесенных наличными. Объявление выписывают в одном экземпляре; на принятые деньги банк выдает квитанцию, которую прилагают к расходному кассовому ордеру.

При безналичных расчетах:

• Платежное поручение
• Расчетный чек
• Платежное требование-поручение
• Аккредитив

Оформление платежных поручений

Платежное поручение (ф.№ 0401002) - приказ банку на перечисление

указанной в нем суммы на счет получателя; применяется в тех случаях, когда инициатива в платеже исходит от плательщика. Поручения используют при расчетах за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, а также при предварительной оплате товаров и услуг, при авансовых платежах в случаях, предусмотренных законодательством или договором. Поручения могут быть одногородними и иногородними.

 Переводы средств через предприятия связи осуществляются предприятиями также платежными поручениями без ограничения суммы.

 Платежное поручение плательщик представляет в банк не позднее 10 дней со дня его выписки. Если счета плательщика и получателя находятся в одном учреждении банка и если осуществляется иногородние расчеты, поручения выписывают в 3-х экземплярах. При одногородних расчетах, когда обслуживание плательщика и получателя производится разными учреждениями банков, поручения представляют в 4-х экземплярах.

Платежное поручение принимается банком от плательщика к исполнению только при наличии средств на расчетном счете, если иное не оговорено между банком и владельцем счета. По договоренности сторон платежные поручения могут быть срочными, досрочными и отсроченными. Срочные платежи совершаются: до отгрузки товара - авансовый платеж, после отгрузки товара - путем прямого акцепта товара, при крупных сделках - частичные платежи. Досрочный и отсроченный платежи могут осуществляться в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения договаривающихся сторон.

В нем указываются реквизиты плательщика и его банка, получателя и его банка, в том числе РНН, БИК, сумма и назначение платежа. Работник банка принимает платежное поручение к исполнению, на последний экземпляр его ставит штамп и возвращает бухгалтеру для отражения этой операции в учете.

РНН присваивается органом Госналогкомитетом РК при постановке налогоплательщиков на учет в налоговом органе и указывается в платежном поручении во всех случаях, когда он присвоен плательщику денежных средств.

БИК указывается для подразделений расчетной сети Банка Казахстана, кредитных организаций и тех филиалов кредитных организаций, которым он присвоен.

Номера счетов плательщика и получателя денежных средств, а так же номера счетов банков плательщика и получателя, по которым проводятся расчетные операции, проставляются в соответствующих полях платежного поручения.

В случае, если плательщиком или получателем является кредитная организация, в полях “Плательщик” или “Получатель” указывается наименование кредитной организации, в полях “Банк плательщика” или “Банк получателя” соответственно наименование кредитной организации указывается повторно. Значение “Вид платежа” указывается прописью: “почтой”, “телеграфом”, “электронно”.

Плательщиком выступает банк, в котором открыт расчетный счет предприятия, в этой же части указывается наименование предприятия и номер его расчетного счета.

Сумма печатается прописью с заглавной буквы. Ее цифровое значение повторяется в правом верхнем углу.

Внизу подробно указывается назначение платежа, ставится подпись распорядителя средств и главного бухгалтера и печать предприятия.

 При необходимости одновременного перечисления платежей трем и более получателям применяют сводное платежное поручение (ф. № 0401003).

При расчетах платежными поручениями документооборот существенно сокращается. В то же время эта форма расчетов не гарантирует поставщику своевременного платежа.  

Платежное требование-поручение (ф. № 0401001) - приказ банку взыскать со счета получателя товара, услуг или плательщика. Платежные требования-поручения должны быть акцептованы плательщиком. Для этого в банке предусмотрен специальный раздел. Банк плательщика вправе принять акцептованные требования-поручения с помещением их в картотеку. Требования применяют при расчетах за отгруженные товарно-материальные ценности, выполненные работы, услуги. Бланки требований могут использоваться для бесспорного списания средств со счетов плательщика в установленных законодательством случаях, а также для получения средств по аккредитивам и особым счетам в качестве реестров счетов.

 Порядок получения наличных денег в банке

Предприятие получает наличные деньги из банка через кассира по денежному чеку, выписанному на его имя.

Чеки находятся в специальной чековой книжке. Чтобы получить чековую книжку, следует заполнить соответствующее заявление, в котором указывается фамилия, имя и отчество кассира и дается образец его подписи. Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью предприятия. Согласно этому заявлению кассир получает чековую книжку. Чтобы снять наличные деньги со своего расчетного счета в банке, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. Кассир предварительно заказывает требуемую сумму оправдательным документом для записей кассовых операций в учетных регистрах.

 Порядок сдачи наличных денег в банк из кассы

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу, расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне денежного чека). Неизрасходованный остаток сдается в кассу. Например, неполученная в срок заработная плата должна быть возвращена на расчетный счета в трехдневный срок. Сдаются на расчетный счет деньги, принятые в кассу в счет взноса в уставной фонд, выручка от реализации продукции наличными. Сдача денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

В банке кассир, сдающий деньги, заполняет «Объявление на взнос наличными». Бланк «Объявления» можно получить у оператора банка. Он состоит их трех частей. Верхняя часть остается в банке, Средняя часть (квитанция) передается кассиру. Нижняя часть объявления (ордер) тоже возвращается кассиру, но только после проведения банком соответствующей операции и вместе с банковской выпиской.

На каждой из трех частей проставляются: дата, от кого приняты деньги, банк получателя и получатель, назначение взноса. В правом верхнем углу первой и второй части проставляем номер нашего расчетного счета и сумму цифрами. Та же сумма записывается прописью в следующем порядке. Запись начинают вплотную к началу отведенного для ее поля с заглавной буквы. Оставшиеся на поле места прочеркивают горизонтальной линией.

 Третья часть заполняется несколько иначе. В ордере нужно указать код банка-получателя и сумму по кредиту.

Для учета операций со счетом 1030 “Деньги на расчетном счете” на предприятии ТОО «Мир спецодежды» предназначен журнал-ордер №2, отражающий обороты по кредиту счета 1030 за месяц. Для более точного контроля операций по расчетному счету ведутся также и записи в ведомости № 2 по дебету счета 1030. Все записи в журнале-ордере №2 ведутся на основании выписок с расчетного счета, которые предприятие периодически получает из банка. Для каждой выписки предназначена одна строка.