Учет денежных средств

   Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном  порядке по обоснованной просьбе  предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

   Суть  лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету №50 «Касса» за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету №50 за день могут превышать установленный лимит.

   Неиспользованные  в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в обслуживающие учреждения банков.

   Сдача сверхлимитных денежных средств  может производиться:

   -непосредственно  в кассу учреждения банка;

   -предприятиям  Государственного комитета РФ по связи и информатизации (Госкомсвязи) для перевода на соответствующие счета в банках;

    -на договорных условиях через  инкассаторские службы учреждений  банков или специализированные службы, имеющие лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

   Порядок и сроки сдачи наличных денег  устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости  ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. При этом устанавливаются следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

   -для  предприятий, расположенных в  населенном пункте, где имеются  учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

   -для  предприятий, которые в силу  специфики своей деятельности  и режима работы, а также при  отсутствии вечерней инкассации  или вечерней кассы учреждения  банка не могут ежедневно в  конце рабочего дня сдавать  наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

   -для  предприятий, расположенных в  населенном пункте, где нет учреждений  банков, а также находящихся от  них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

   Наличные  деньги, принятые от физических лиц  в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются непосредственно в учреждения банков.

   В отдельных случаях предприятия  имеют право хранить в своих  кассах и сверхлимитные денежные средства.

   В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

   -данные сверхлимитные средства быть предназначены для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;

   -срок  наличия сверхлимитных средств  в кассе не должен превышать  3-х рабочих дней, включая день  получения денег в банке (для  предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5-ти дней);

   -указанные  сверхлимитные остатки должны  быть получены в обслуживающем  предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

   Таким образом, для правильного определения потребности предприятия в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита, сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле:

   П = ОР + Л – ОП – О,

   Где П – потребность; ОР – ожидаемый расход; Л – лимит хранения денежных средств;

   ОП  – ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия  за счет выручки от реализации и других операций; О – остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности.

   Если  предприятием исчерпан остаток наличных денежных средств в пределах лимита, согласно Указу Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 предприятия имеют право на получение наличных денежных средств в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды и командировочные расходы.

  Во  всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать  предельный размер расчетов наличными  деньгами.

   Письмом ЦБ РФ от 7 октября 1998г. №375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными  деньгами в РФ между юридическими лицами» был установлен предельный размер расчет:

   -между  юридическими лицами – 10 тыс.  рублей;

   -для  предприятий потребительской кооперации  за приобретаемые товары, сельскохозяйственные продукты, сырье – 15 тыс. рублей;

   -для  предприятий и организаций торговли ГУИН МВД при закупке товаров у юридических лиц -  15 тыс. рублей.

   Согласно  п1 Письма ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в РФ и условий работы с денежной наличностью»: под термином «один платеж» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам. 

   Подтверждением  расходования наличных денег при этом являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчет подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.

  Руководители  организации обязаны оборудовать  кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

  Помещение кассы должно быть изолировано, а  двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

  На  весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.

  Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

  Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций.

  Не  реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

  При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

  Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается. 

   2.1.2. Документальное оформление кассовых операций

   С принятием ГК РФ по статистике постановления  № 88 от 18 августа 1998 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Внесены изменения в постановление № 241 от 28 декабря 1989 г. «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций». Утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации вступающие в действие с 1 января 1999 года: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств». Надо отметить, что постановление № 88 не внесло изменений в перечисленные первичные документы.

         Прием наличных денег  кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

   При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

   Кассир  выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным ведомостям (№№ Т-49; Т-51) или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.).

   Расходные кассовые документы подписываются  главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна  и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

   При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

   Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указание / полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

   Заработную  плату, пособия по  временной нетрудоспособности, премии кассир  выплачивает по платежным  ведомостям.  На  титульном листе   платежной ведомости делается  разрешительная  надпись  в  кассу  о  выдаче  денег  за  подписями  руководителя   предприятия  и  главного бухгалтера,  с указанием сроков  выдачи денег   и  их  суммы  (прописью).  

   По  истечении  трех  рабочих  дней  после получения денег  из учреждения  банка  для  оплаты труда,  пособий,  премий  кассир  в платежной ведомости против фамилии лиц, не  получивших деньги, делает  пометку от  руки  “Депонировано”,  затем составляет  реестр    депонированных   сумм.  В ведомости кассир  делает  надпись    о фактически   выплаченных   и  неполученных   суммах,   которую  заверяет  своей  подписью. На выписанный  по платежной   ведомости  сумму  выписывают  расходный  кассовый  ордер.

   Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

   Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

   Деньги  по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.