Учет денежных средств на предприятии

      Синтетический и аналитический учет ведется с помощью ПЭВМ по журнально-ордерной форме учета.

      Инвентаризация  имущества и обязательств. Инвентаризация производится ежегодно:

- товарно-материальных  запасов по состоянию на 1 октября;

- основных  средств и нематериальных активов,  драгоценных металлов в     

основных  фондах, приборах, оборудовании по состоянию  на 1 ноября;

- статей  дебиторской и кредиторской задолженности  по состоянию на 1  декабря;

- денежных  средств на банковских счетах  и в кассе предприятия на 1 января.

      Кроме того в течении года производятся внезапные проверки ТМЦ и денежных средств у материально-ответственных лиц согласно утвержденного графика проверок и проверка остатка денежной наличности, бланков строгой отчетности в кассе предприятия на каждое первое число месяца.

      Инвентаризации  подлежит все имущество предприятия  независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация имущества производится по его место нахождению, материально-ответственному лицу на основании приказа директора  предприятия и в соответствии с приказом МФ РФ от 13 июня 1995г. № 49 « Методические  указания по инвентаризации имущества  и    финансовых обязательств». 
 
 
 

7. УЧЕТ  КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Документальное оформление поступления и расхода наличных денежных средств 

      Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых им ценностей. С кассиром ОАО «Восток» заключен договор о материальной ответственности. Кассиру запрещено передавать выполнение своих обязанностей другому лицу. Ключи от сейфа хранятся у кассира,  дубликат у главного бухгалтера ОАО «Восток». В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации.

      По  окончании рабочего дня кассир ОАО «Восток» закрывает сейф на ключ, опечатывает двери кассы и включает сигнализацию.

      В кассу предприятия наличные денежные знаки поступают с расчетного счета в банке, а также в результате платежей наличными за оказанные услуги: арендная плата, услуги по техническому обслуживанию, разовые услуги населению и др.

      Для учета кассовых операций применяются  следующие типовые межведомственные формы первичных документов и  учетных  регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1) (приложение 3), расходный кассовый ордер (форма КО-2) (приложение 4), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) (приложение 5), Кассовая книга (форма КО-4) (приложение 6), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1 января 1999г.

      Для получения денег со своего счета  в банке предприятию выдается чековая книжка. В чеке указывают  назначение требуемой суммы (на оплату труда, хозяйственные расходы  и т.д.), отрывная часть чека остается в банке, а на предприятии - корешок чека с указанием полученной суммы.

      Прием наличных денег кассир ОАО «Восток» оформляет приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или его заместителем и кассиром. В приходном ордере кроме обязательных реквизитов (номера, даты  и др.) указывают, за что получены деньги.

        Выдача наличных денег из кассы  производится по расходным кассовым ордерам или платежным ведомостям. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером или его заместителем. Бухгалтерия ОАО «Восток» ведет книгу учета регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

      При выдаче денег отдельным лицам  по кассовым ордерам требуется предъявление документа, удостоверяющего личность получателя. Кассир ОАО «Восток» отмечает в ордере номер этого документа, кем и когда выдан. Во всех случаях обязательна расписка в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом "Получено" или "Оплачено" с указанием даты.

      Заработную  плату выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным  ведомостям, подписанным руководителем  организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие  и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

      Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

        По истечении срока выдачи денег по ведомости (обычно в течение трех дней) против фамилий лиц, не получивших причитающуюся им сумму, кассир ставит штамп "Депонировано" и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делает надпись о фактически выплаченных суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

        На общую сумму выданных по  ведомости денежных средств составляет  расходный кассовый ордер и  сдают в банк. В кассовую книгу  записывает фактически выплаченную  сумму и ставит на ведомости  штамп: «Расходный кассовый ордер № ____».  Лимит кассы на 2004 год установлен в размере 2000 рублей.

      Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм.

      Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

      Учет  движения денег в кассе ОАО «Восток» ведется кассиром в кассовой книге. Эта книга пронумерована и опечатана сургучной печатью, а страницы пронумерованы. Записи в кассовой книге производят в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. Кассовая книга в ОАО «Восток» ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы составляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов кассовой книги, а за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

      В конце рабочего дня кассир ОАО «Восток» подсчитывает итоги операций по приходу и расходу денег в кассе, выводит остаток денежной наличности на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной лист с приходными и расходными документами.

      Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации. 

3.2. Синтетический и аналитический учет кассовых операций 

      Для учета кассовых операций планом счетов предприятия   предусмотрен  активный счет 50 «Касса».

      К счету 50 «Касса» на ОАО «Восток» открыты следующие субсчета:

      50.1  –Касса предприятия

      50.3 – Денежные документы

      В кассу ОАО «Восток»  наличные денежные знаки поступают от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, товары, оказанные услуги, с расчетного счета, возврат неиспользованных подотчетных сумм. Это движение денежных средств находит следующее отражение в бухгалтерском учете (Таблица 4).

Таблица 4

Отражение в учете денежных поступлений  в кассу ОАО «Восток»

     На  ОАО «Восток» выбытие наличных средств производится по следующим направлениям: на оплату материалов поставщикам, на оплату труда, материальную помощь и беспроцентные ссуды сотрудникам, в подотчет на хозяйственные нужды, на расчетный счет предприятия. Это движение денежных средств находит следующее отражение в бухгалтерском учете (Таблица 5).

Таблица 5

Отражение в учете оттока денежных средств  из кассы ОАО «Восток»

      Итоговые  данные по счету 50 за месяц формируются  автоматически и могут воспроизводиться на мониторе ЭВМ или распечатываться. Причем программа «1С: Предприятие» позволяет получать отчет «Анализ счета» за месяц в общем виде и по датам. Этот отчет содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода. Программа формирует также отчет, «Журнал-ордер и ведомость по счету» (Приложение 7), которые представляют собой отчет о движении на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям). Но этот отчет в бухгалтерии Общества  не распечатывается, так как «Анализ счета» дает полную информацию о движении на счете. Одновременно происходит накопление информации для смежных участков учета и выходных данных на следующий месяц.