Совершенствование учета денежных средств в кассе

До начала проведения инвентаризации кассира знакомят с приказом о проведении инвентаризации. Постоянно действующая инвентаризационная комиссия начинает инвентаризацию только в присутствии кассира, до начала которой кассир должен расписаться в акте инвентаризации наличия денежных средств (Приложение 8), подтверждая факт ознакомления с приказом о проведении инвентаризации и отсутствия недостающих сумм в кассе. В акте записываются все денежные средства, ценные бумаги, бланки из кассы.

По окончанию инвентаризации все члены комиссии и кассир подписываются в акте и он передается в бухгалтерию. В бухгалтерии открывается сличительная ведомость, в которой переносятся данные из инвентаризационной описи и также записываются данные бухгалтерского учета о ценностях и денежных средствах, находящиеся в кассе.

При сравнении этих данных определяется результат инвентаризации. При инвентаризации могут быть выявлены излишки и недостачи.

При обнаружении неучтенных денежных средств составляется проводка: Д241 К612.

При обнаружении недостач, их относят на материально ответственное лицо с возмещением ущерба: Д 714.7 К241 – Отражена недостача денежных средств .

Д227 К714.7 – Недостача отнесена на материально-ответственное лицо.

Д241 К227 – Материально-ответственное лицо возместило ущерб.

 

Инвентаризация на счетах в банках проводится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности. Организации осуществляют расчеты с контрагентами, бюджетом, внебюджетными фондами как наличными денежными средствами, так и с использованием безналичной формы расчетов.

Перед началом проведения инвентаризации устанавливается: какие счета и в каких кредитных учреждениях имеет организация. С этой целью изучаются все имеющиеся договоры о банковском обслуживании. При этом необходимо подтвердить законность и целесообразность открытия счета и использования той или иной формы расчетов. Использование форм расчетов зависит от местонахождения поставщика и покупателя.

В процессе инвентаризации необходимо сопоставить условия договора на открытие банковского счета с данными синтетического учета, подтверждающего остатки денежных средств на счетах организации. Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, как писалось выше предназначен счет 242 «Расчетный счет».

При инвентаризации устанавливается наличие имеющихся у организации валютных счетов внутри страны. При инвентаризации средств на валютном счете проверяется правильность пересчета сальдо в валюте в рубли на основании официального курса рубля, установленного ПРБ ПМР.

Возникающие в результате пересчета курсовые разницы подлежат зачислению на финансовые результаты организации как доходы от операционной деятельности. Отрицательные курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете по мере их принятия записью: Дт 714 Кт243

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках, производиться путем сверки остатков сумм по дебету счетов, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банка (конечным сальдо по выпискам банков). Организация должна получить у банка подтверждение сумм, числящихся на ее счетах. Одновременно осуществляется сверка соответствия сумм остатков в аналитическом и синтетическом учете с сальдо счетов в бухгалтерском балансе (форма № 1 – строки 262, 263, 264). При инвентаризации проверяется тождественность оборотов по дебету и кредиту счетов данным, содержащимся в выписках банка.

Инвентаризационная комиссия должна сверить выписки банка с приложенными оправдательными документами, в которых устанавливает правильность сумм, указанных в выписке.

Достоверность выписок инвентаризационная комиссия определяет путем проверки всех их реквизитов. При наличии исправлений необходимо провести встречную сверку данных выписок с записями в первом экземпляре лицевого счета, находящегося в банке.

В процессе инвентаризации следует убедиться в достоверности и подлинности всех денежно-расчетных документов. В случае возникновения сомнений проводится встречная сверка денежно-расчетных документов подколотых к выписке банка, хранящихся у организации, с документами, находящимися в банке или у контрагента по операции. Одновременно с проверкой достоверности операций и подлинности банковских документов выявляется правильность корреспонденции счетов и записей в регистрах синтетического учета.

 

ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ И НА СЧЕТАХ ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1. Совершенствование  учета денежных средств в кассе

Изучив организацию учета денежных средств в кассе, автор работы предлагает следующие пути совершенствования.

Рекомендуется организовать более четкий и постоянный контроль за сохранностью и использованием денежных средств на ООО «Строй-Сервис» по следующей программе внутрихозяйственного контроля (таблица 3.1).

 

Таблица 3.1 

Программа внутрихозяйственного контроля за учетом                               и сохранностью денежных средств в кассе

Вопросы проверки	Сроки проведения	Кто проверяет
1	2	3
Контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег
Проверка помещения кассы, прочность закрепления решеток на окнах, состояние печатей на сейфе	ежедневно	кассир
Проверка состояния предупредительной сигнализации и средств противопожарной безопасности	ежеквартально, ежедневно	гл. бухгалтер, гл. инженер, кассир
Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы	ежедневно	гл. бухгалтер
Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке	в день получения денег	гл. бухгалтер, руководитель
Контроль сохранности и состояния  учета денежных средств
Проверка наличия (инвентаризация)  денег и ценных бумаг	ежемесячно	гл. бухгалтер, ревизионная комиссия
Проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег:	ежемесячно	гл. бухгалтер
а) полученных из банка б) за реализованную продукцию, услуги и работы	по плану работы систематически; при составлении машинограммы «Ж/о № 1»	ревизионная комиссия, гл. бухгалтер
Проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых ордеров	ежедневно	гл. бухгалтер
Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Правилами ведении кассовых операций.	систематически	гл. бухгалтер, ревизионная комиссия
Контроль использования денежных средств
Проверка законности и целесообразности расходования средств подотчетными лицами	систематически по плану	зам.гл. бухгалтера, бухгалтер материальной группы, ревиз. комиссия

 

 

 

Программа состоит из 3-х разделов. В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег. Во втором разделе - контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств. Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств. В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос.

Таким образом, данная программа позволяет усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

Повышение квалификации работников  бухгалтерии  предприятия,  а  также внедрение  в  их  работу  достижений  современной  науки  и   техники   есть неотъемлемые  условия  роста  производительности  их   труда   и   улучшения результатов работы всего предприятия.

Также автор работы считает, что очень важным в повышении  эффективности  работы  предприятия  является изыскание возможностей рационального  вложения  свободных  денежных  средств как источника финансовых, инвестиций, приносящих доход.

 

 

2. Направления совершенствования учета денежных средств на расчетном и прочих счетах в банках

 

Для совершенствования учета денежных средств на расчетом ипрочих счетах в банках, также как и в случая с денежными средствами в кассе, автор работы рекомендует организовать контроль по программе внутрихозяйственного контроля (таблица 3.2).

 

 

 

Таблица 3.2

Программа внутрихозяйственного контроля за учетом                               и сохранностью денежных средств на расчетном и прочих счетах в банках

Вопросы проверки	Сроки проведения	Кто проверяет
1	2	3
Контроль сохранности и состояния  учета денежных средств
Проверка соответствия фактического наличия денежных средств на счетах в банке данным бухгалтерского учета	ежемесячно по плану	гл. бухгалтер, ревизионная комиссия
Контроль использования денежных средств
Проверка использования полученных из банка наличных денег по целевому назначению	ежедневно, по плану	гл. бухгалтер, ревизионная комиссия
Проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки	ежемесячно	гл. бухгалтер
Проверка достоверности выписок банка, наличие первичных документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам	ежемесячно	зам.гл. бухгалтера
Проверка состояния расчетов с бюджетом, с органами социального страхования	систематически	гл. бухгалтер, зам.гл. бухгалтера
Проверка состояния учета расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба, погашения этой задолженности	систематически	гл. бухгалтер, ревизионная комиссия

 

 

В условиях современной динамичной экономики автор работы предлагает перейти на электронную систему обслуживания Агропромбанка «Клиент-банк». Система «Клиент-банк» позволяет:

- получить исчерпывающую информацию о состоянии счетов (выписок); информацию о состоянии счетов (выписок) дочерних предприятий открывших счета в отделениях Агропромбанка; информацию о состоянии отправленных в банк платежных документов («принят», «проведен», «отвергнут», «на картотеке»).

- подготовить и отправить в банк рублевые и валютные платежные поручения; заявки на покупку валюты; заявки на продажу валюты; поручения на обязательную продажу валюты; служебную информацию.

- вести контрольный архив входящих и исходящих файлов; архив принятых почтовых сообщений.

Все вышеназванные операции бухгалтер ООО «Строй-Сервис» получает возможность проводить, не выходя из своего офиса. Благодаря использованию специальных современных средств защиты гарантируется их полная конфиденциальность.

Применяемые в системе «Клиент-банк» процедуры электронной подписи и шифрации передаваемых файлов исключают злоумышленные перехват, прочтение и искажение передаваемой информации, а также возможность несанкционированной передачи платежных документов.

Экономический эффект от внедрения системы «Клиент-банк» достаточно велик. Экономятся деньги, время главного бухгалтера, кассира и директора, загруженных из-за постоянно меняющегося налогового, бухгалтерского, экономического законодательства, и повышается производительность труда. Также происходит экономия топлива (ГСМ) и офисных принадлежностей. Клиенты, использующие электронные платежи указывают, что у них освободились один или два часа в день, для другой, более важной работы. Скорость прохождения платежей также увеличивается.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.

В процессе хозяйственной деятельности предприятия вступают во взаимоотношения друг с другом, кредитными учреждениями, финансовыми органами, органами социального страхования и обеспечения и другими юридическими и физическими лицами. Эти взаимоотношения возникают в связи с реализацией продукции, выдачей заработной платы, осуществлением различных финансовых операций и т.п. Каждая организация при этом является с одной стороны - поставщиком для ряда предприятий и, с другой стороны – покупателем для других.

Четкая организация расчетов способствует ускорению оборачиваемости оборотных средств, своевременному поступлению денежных средств, а, следовательно, эффективной работе предприятия. Для управления финансово - хозяйственной деятельностью предприятий необходимо иметь полную, достоверную и своевременную информацию о его финансовом положении, финансовых результатах деятельности, платежеспособности, эффективности функционирования и т.п.

Наличие у предприятия денежных средств нередко связывается с тем, является ли его деятельность прибыльной или нет. Однако такая связь не всегда очевидна. События последних лет, когда резко обострилась проблема взаимных неплатежей, подвергают сомнению абсолютную незыблемость прямой связи между этими показателями. Предприятие может быть прибыльным по данным бухгалтерского учета и одновременно испытывать значительные затруднения в оборотных средствах, которые в конечном итоге могут вызвать не только социально-экономическую напряженность во взаимоотношениях с контрагентами, финансовыми органами, работниками, но и в конечном итоге привести к банкротству.

Результаты анализа финансовых результатов предприятия должны быть согласованы с общей оценкой финансового состояния предприятия, которое в большей мере зависит не от размеров прибыли, а от способности предприятия своевременно погашать свои долги, т. е. от ликвидности активов. Последняя зависит от реального денежного оборота предприятия, сопровождающегося потоком денежных платежей и расчетов, проходящих через расчетный и другие счета предприятия. Поэтому, желаемая эффективность хозяйственной деятельности, устойчивое финансовое состояние будут достигнуты лишь при достаточном и согласованном контроле за движением прибыли, оборотного капитала и денежных средств.

В современных условиях деньги являются неотъемлемым атрибутом хозяйственной жизни. Поэтому все сделки, связанные с поставками материальных ценностей и оказанием услуг, завершаются денежными расчетами. Расчеты могут принимать как наличную, так и безналичную форму. Но чаще распространена безналичная форма расчета.

Организация денежных расчетов с использованием безналичных денег гораздо предпочтительнее платежей наличными деньгами, поскольку в первом случае достигается значительная экономия на издержках обращения. Применение безналичных расчетов снижает расходы на денежное обращение, сокращение потребности в наличных деньгах, концентрирует в банках свободные денежные средства предприятий, обеспечивает сохранность денежных средств.

Для обслуживания предприятий создана система коммерческих банков, которая производит расчеты. Между предприятием и банкам заключается кредитный договор, в соответствии с которым осуществляется обслуживание предприятия по всем расчетным операциям: расчеты по платежам; выдача наличных денег; предоставление кредита.