Совершенствование учета денежных средств в кассе

Кроме того, существует такое понятие, как денежные документы. Денежные документы это: марки государственной пошлины, почтовые марки, вексельные марки, оплаченные, но не выданные авиабилеты, оплаченные путёвки в дома отдыха и санаторий. Акционерные общества учитывают в составе денежных документов собственные акции, выкупленные у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования.

Переводы в пути – денежные средства (торговая выручка и т.п.), внесённые в кассы банков, инкассаторам, в объединённые кассы при организациях, в кассы отделений связи и прочее для зачисления на расчётный или иные счета организации, но ещё не зачисленные по назначению.

Физической формой воплощения денежных средств являются наличные денежные знаки: бумажные (билеты) и металлические (монеты). Форма и порядок их производства устанавливаются, регулируются и контролируются государством. Записи по банковским счетам, часто представленные электронными записями, следует признать самой современной формой денег.

В отличие от всех остальных активов денежные средства имеют только один вид оценки — номинальную, или нарицательную стоимость, которая указана на денежном знаке или числится по банковскому счету и не зависит от ценности самого носителя: бумаги, металла, памяти ЭВМ. Если стоимость денежного знака начинает отличаться от его номинальной стоимости (драгоценные и редкие монеты, редкие купюры), то он или перестает использоваться в качестве денет и отражается как драгоценный металл, товар по покупной или чаще по текущей стоимости, или продолжает отражаться в учете как деньги, но в последнем случае по номинальной стоимости.

Особые правила предъявляются к операциям как с наличными деньгами, так и с безналичными средствами. Государство определяет правила расчетов, документооборота, оформляющего движение денежных средств, порядок их хранения вплоть до предъявления специальных требований к помещениям, где хранятся деньги, и замкам на них, контроля, материальной ответственности и отчетности. Причем эти требования распространяются не только на государственные предприятия, а обязательны для всех участников хозяйственного оборота.

В рыночной экономике за все приобретенное со стороны предприятию следует уплачивать деньги и соответственно получать платежи за отпущенную продукцию или оказанные услуги.

Помимо этого, расчеты ведутся с бюджетом, банками, органами страхования, различными общественными организациями, благотворительными фондами, непосредственно с работниками и др. Всевозможные расчеты, возникающие между предприятиями, ведутся при помощи денег. С их помощью завершается превращение денежной формы выделенных средств в производственные запасы, получение денежной выручки и заключенного в ней чистого дохода.

Расчеты совершаются в двух формах: путем безналичных перечислений через систему банка или в виде платежей наличными деньгами (безналичные и наличные расчеты).

Для хранения денег и производства безналичных каждое предприятие обязано открыть счета в банках. Это могут быть, как счета в национальной валюте, так и в иностранной.

Проведение расчетно-кассовых операций через банк позволяет государству всесторонне контролировать финансово-хозяйственную деятельность предприятий. Банк контролирует предприятия в части соблюдения ими установленных фондов заработной платы, лимитов на командировки и хозяйственные расходы, следит за своевременностью расчетов предприятия с государственным бюджетом по налогам, сборам, за своевременной оплатой счетов и платежных требований поставщиков, выдает предприятию ссуды на различные цели, под определенные обеспечения и наблюдает за возвратом этих ссуд в установленный срок и т. п.

Производство платежей путем безналичных перечислений через банк является основной формой расчетов в связи с ограничениями по суммам сделок, осуществляемых юридическими лицами, а также с лимитированием кассовых остатков. При помощи этой формы производятся расчеты не только с поставщиками за поступившие от них материальные ценности или с покупателями за отгруженную или отпущенную им продукцию, выполненные работы и услуги, но также расчеты с бюджетом, по налогам, с различного рода дебиторами и кредиторами, со своим отраслевым органом управления, трестом внутриведомственные расчеты), дочерним и маточным предприятием, с профсоюзной организацией там, где выплаты заработной платы производятся через сберегательные банки, и целый ряд других расчетов.

Денежная наличность предприятия, находящаяся в банке, в сущности, должна рассматриваться как дебиторская задолженность банка. А если это так, то сама ликвидность остатков средств на банковских счетах, как дебиторской задолженности банка, зависит от надежности последнего и от договора с ним: совершенно очевидно, что долгосрочные депозиты значительно менее ликвидны, чем остатки средств по текущему счету.

Отсюда следует вывод большой важности: хотя денежные средства и служат мерой ликвидности других активов, их собственная ликвидность не может быть признана абсолютной.

Хранение денег в банке связано с определенным риском, так как банк может прекратить платежи и деньги полностью или частично могут быть потеряны, поэтому часть денежных средств хранится в самой организации.

Денежные знаки, хранимые в самой организации, представляют собой ее кассовые остатки. Тут также возникают ограничения ликвидности, связанные с признаками платежеспособности: повреждение купюр может привести к утрате ими стоимости, а также правила матичного оборота, например имитирование максимальной суммы расчетов наличными между юридическими лицами, ограничения на их хранение и т. п.

Перед бухгалтерским учетом в области учета денежных средств, расчетов и кредитов стоят следующие основные задачи:

- своевременное и правильное производство необходимых расчетов как путем безналичных перечислений, так и наличными деньгами;

- полное и оперативное отражение в учетных регистрах наличия и движения денежных средств и расчетных операций.

- соблюдение действующих правил использования денежных средств по назначению в соответствии с выделенными лимитами, фондами и сметами;

- организация и проведение в установленные сроки инвентаризаций денежных средств и состояния расчетов, изыскание возможностей недопущения возникновения просроченной дебиторской и кредиторской задолженности;

- контроль за наличием и сохранностью денег в кассе, на расчетном и других счетах в банках;

- контроль соблюдения расчетно-платежной дисциплины, своевременности перечисления сумм за материальные ценности и услуги, а также средств, полученных в порядке кредитования.

 

1.2. Формы безналичных  расчетов и их характеристика

Формы безналичных расчетов избираются клиентами банков самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых ими со своими контрагентами (далее по тексту - основной договор).

Действующие формы безналичных расчетов:

1. расчеты платежными  поручениями;

2. расчеты по аккредитивам;

3. расчеты чеками;

4. расчеты по инкассо;

1) Платежное поручение - распоряжение владельца счета ( плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Поручение принимается банком к исполнению в течение 10 дней со дня выписки.

Платежными поручениями могут производиться :

- перечисления денежных  средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

- перечисления денежных  средств в бюджеты всех уровней  и во внебюджетные фонды;

- перечисления денежных  средств в целях возврата / размещения кредитов ( займов) / депозитов и уплаты процентов по ним;

- перечисление денежных  средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Расчеты платежными поручениями обладают рядом достоинств:

1. более быстрый документооборот по сравнению с другими формами безналичных расчетов;
2. возможность осуществления расчетов с поставщиками после приемки товара и его получения плательщиком;
3. простота и экономичность, с точки зрения содержания учетно-операционной работы и затрат, связанных с осуществлением расчетов.

Недостатки:

1. авансирование на длительный период поставщика плательщиком приводит к отвлечению из расчетов хозяйственного оборота плательщика значительного объема оборотных средств;
2. при осуществлении расчетов за счет банковского кредита такое авансирование поставщика вызывает дополнительные расходы плательщика;
3. предварительная оплата не гарантирует выполнение поставщиком договорных обязательств. Использование платежных поручений для платежа после получения продукции, выполнение работ или оказания услуг не гарантирует поставщику получение денежных средств, ухудшает финансовое положение.

2). Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее - банк-эмитент) по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении им документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (далее -- исполняющий банк) произвести такие платежи.

Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:

1) покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);

2) отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными).

Покрытым (депонированным) считается аккредитив, при открытии которого банк-плательщика перечисляет собственные средства плательщика или предоставленный ему кредит в распоряжение банка поставщика (исполняющий банк) на отдельный балансовый счет «Аккредитивы к оплате» на весь срок действия обязательств банка - эмитента.

Непокрытый ( гарантированный) аккредитив может использоваться при установлении корреспондентских отношений между банками поставщика и плательщика.

Непокрытый (гарантированный) аккредитив - аккредитив , который может открываться в банке- поставщика путем предоставления ему права списывать всю сумму аккредитива со счета банка - корреспондента .( банка-плательщика).

В каждом аккредитиве должно иметься указание, является ли он отзывным или безотзывным. При отсутствии такого указания аккредитив является отзывным.

Отзывный аккредитив - аккредитив , который может быть изменен или аннулирован банком - плательщиком без предварительного согласования с поставщиком (например, в случае несоблюдения условий, предусмотренных договором). Поэтому отзывный аккредитив в настоящее время применяется в расчетах достаточно редко.

Безотзывной аккредитив - аккредитив, который не может быть изменен или анулирован без согласия поставщика, в чью пользу он открыт. Применяются достаточно часто.

Достоинство аккредитива состоит в том, что отсутствует задержка оплаты продукции или услуг, поскольку деньги для оплаты приготовлены заранее.

Участвующими в аккредитивной сделке лицами являются:

1. Бенефициар (получатель средств) - лицо, в пользу которого открывается аккредитив и которое получает денежные средства;
2. Банк-эмитент - банк, открывающий аккредитив по поручению клиента( банк-плательщика);
3. Приказодатель - лицо, являющееся клиентом банка эмитента, дающее ему поручение на открытие аккредитива и перечисление денежных средств бенефициару против предоставления ряда документов, обусловленных сторонами;
4. Исполняющий банк - банк, производящий исполнение аккредитива.

( банк-поставщика)

Аккредитив открывается для расчетов только с одним поставщиком, на срок, согласованный сторонами сделки.

Аккредитивная форма расчетов имеет ряд преимуществ:

-обеспечивает поставщику  гарантию оплаты отгруженной  продукции;

- предоставляет покупателю гарантию в том, что оплата поставщику будет произведена не авансом, а только после отгрузки продукции,

 

 Эти достоинства делают аккредитивную форму расчетов предпочтительнее по сравнению с предварительной оплатой платежными поручениями.

Аккредитивную форму расчетов целесообразно применять при случайных разовых сделках, когда партнеры недостаточно доверяют друг другу, а также при сомнениях в финансовой устойчивости, платежеспособности и аккуратности плательщика.

К недостаткам аккредитивной формы расчетов следует отнести:

- замораживание на длительный срок депонированных собственных средств плательщика; - возможность задержки отгрузки продукции поставщиком из-за задержек выставления аккредитива плательщика. 

3). Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков,

Чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек,

Плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

Чек действителен в течение 10 дней ( не считая дня выписки)

Выдача чековых книжек производится банком на основании заявления предприятия и платежного поручения о списании соответствущей суммы с расчетного счета и зачислении ее на отдельный счет.

Лимитированная чековая книжка представляет собой сброшюрованные в виде книжки расчетные чеки (по 10, 20, 25 и 50 листов), которые могут быть выписаны предприятием на общую сумму, не превышающую установленного по этой книжке лимита.