Совершенствование учета денежных средств в кассе

По прибытию в пункт назначения необходимо в командировочном удостоверении проставить отметку о дате прибытия, а по окончанию командировки необходимо проставить отметку о дате выбытия. Такие отметки в командировочном удостоверении необходимы для определения фактического срока пребывания в командировке.

По истечению трех дней, после прибытия из командировки, командировочное лицо должно предоставить авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные доходы, то есть билеты на проезд, счет из гостиницы, квитанция за телефонные переговоры и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.

На лицевой стороне авансового отчета указывается ФИО командировочного лица, дата и сумма полученного аванса; на обратной стороне перечислены все расходы и к ним приложены документы (за исключением суточных расходов).

После этого авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию для проверки. Бухгалтер сравнивает данные из авансового отчета с расходным кассовым ордером, а также с приложенными документами. Если работник потратил не все выданные средства, выписывается приходный кассовый ордер, по которому работник возвращает в кассу неиспользованные подотчетные суммы. Если же по каким то объективным причинам было израсходовано больше средств, чем выдано, бухгалтерия выписывает расходный кассовый ордер, по которому выдается сумма перерасхода по авансовому отчету.

Данные из авансового отчета переносятся бухгалтером в журнал-ордер №7.

Наличная иностранная валюта организации поступает в кассу:

• при снятии валюты с текущего валютного счета в уполномоченном банке на командировочные расходы;

• при возврате подотчетным лицом из командировки остатка неиспользованной валюты.

Поступление иностранной валюты в кассу и выдача из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, причем суммы валюты показываются в кассовых ордерах одновременно в валюте и в рублях, пересчитанных по курсу Центрального банка ПМР на дату поступления или выдачи валюты.

В организации должна вестись только одна кассовая книга, в которой отражаются как рублевые, так и валютные операции. Валютные операции заносятся в кассовую книгу двумя суммами: в инвалюте и в рублях по курсу ЦБ ПМР на дату совершения операции. Итоги за день в кассовой книге должны представляться также в двух суммах.

Остатки наличной валюты при их неиспользовании во время командировки сдают на текущий счет в иностранной валюте, либо обменивают на рубли ПМР. Поэтому, как правило, остаток иностранной валюты в кассе по истечении трех дней после прибытия подотчетного лица из командировки должен быть равен нулю.

 

2.2. Документальное  оформление движения денежных  средств на счетах предприятия

ООО «Строй-Сервис» имеет право открывать в любом банке расчетные, валютные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Отношения между банком и предприятием оформляются договорами.

Для открытия расчетного счета в банк представляются следующие документы:

- заявление на открытие  расчетного счета;

- нотариально заверенные  копии учредительных документов;

- нотариально заверенная  копия свидетельства о регистрации  предприятия;

- карточка с образцами  подписей руководителя и главного  бухгалтера, оттиском печати организации, заверенная нотариально;

- справки о постановке  на налоговый учет и регистрации  в органах социального страхования  и обеспечения.

На расчетном счете предприятия сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, и прочие зачисления. С расчетного счета предприятия ООО «Строй-Сервис» производятся почти все платежи предприятия:

- оплата поставщикам за  материалы;

- погашение задолженности  бюджету, соцстраху;

- получение денег в  кассу для выдачи заработной  платы, материальной помощи, премий, пособий по уходу за ребенком  и т.п.

Формы безналичных расчетов предусматриваются в договорах, заключаемых между клиентом и банком.

В настоящее время ООО «Строй-Сервис» использует следующие формы безналичных расчетов:

- платежными поручениями (Приложение 6);

- платежными требованиями (Приложение 7).

Платежное поручение – приказ банку о перечислении с расчетного счета суммы денежных средств другому предприятию, организации или учреждению.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Прием и выдача денег или безналичные перечисления предприятия ООО «Строй-Сервис»  производятся банком на основе платежных поручений, объявлений на взнос наличными (Приложение 8), чеками.

Объявление на взнос наличными - выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом. Предприятие ООО «Строй-Сервис» применяет такую форму для сдачи торговой выручки в банк.

Чек - это приказ предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег. Чек является ценной бумагой и поэтому его бланки служат бланками строгой отчетности. Деньги по чеку в основном снимаются с расчетного счета ООО «Строй-Сервис» на хозяйственные расходы, командировку и заработную плату.

Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов и представляют собой поручение предприятия обслуживающему его банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия. ООО «Строй-Сервис» оплачивает платежными поручениями товары, работы, услуги, перечисляет налоги и другие платежи. Платежные поручения в банк подаются на бланке установленной формы и действительны в течение 10 дней со дня их выписки (день выписки в расчет не принимается). Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

После проверки правильности заполнения и оформления платежных поручений на всех экземплярах (кроме последнего) принятых к исполнению платежных поручений в поле "Поступ. в банк плат." ответственным исполнителем банка проставляется дата поступления в банк платежного поручения.

Последний экземпляр платежного поручения, в котором в поле "Отметки банка" проставляются штамп банка, дата приема и подпись ответственного исполнителя, возвращается плательщику в качестве подтверждения приема платежного поручения к исполнению.

При оплате платежного поручения на всех экземплярах расчетного документа в поле "Списано со сч. плат." проставляется дата списания денежных средств со счета плательщика (при частичной оплате - дата последнего платежа), в поле "Отметки банка" проставляются штамп банка и подпись ответственного исполнителя.

ООО «Строй-Сервис» ежедневно получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им операций. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки. Банковские выписки поступают в бухгалтерию ежедневно.

Списание денежных средств с расчетного счета может производиться только по разрешению ООО «Строй-Сервис». Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению суда или финансовых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

Списание средств с расчетного счета организации производится в порядке календарной очередности поступления расчетно-платежных документов.

Для расчета с иностранными предприятиями, своевременного и правильного отражения операций в иностранной валюте ООО «Строй-Сервис» использует валютный счет в банке.

Для открытия валютного счет предприятие предоставляет в банк документы, аналогичные документам при открытии расчетного счета. Между банком и предприятием заключается “Договор о расчетно-кассовом обслуживании”.

Валютный счет предприятия ООО «Строй-Сервис»  ведется только в одной свободно конвертируемой валюте. Валюта счета определяется по выбору самой организации при открытии счета. При зачислении на счет или списании со счета сумм в иностранной валюте, отличной от избранной валюты, банк производит конверсию автоматически без ограничений, но за плату. Конверсия одной валюты в другую производится по действующему курсу международного валютного рынка на день совершения операции. Курсовые разницы, связанные с перерасчетом валют, относятся за счет предприятия.

 

2.3. Синтетический  и аналитический учет наличных  денежных средств предприятия

На основании данных первичных документов по учету движения наличных денежных средств в кассе в бухгалтерии открывается ведомость №1, в которой записываются данные из приходных кассовых ордеров. В журнале-ордере №1 записываются данные из расходных ордеров и платежных ведомостей.

Для обобщения информации о наличии и движении наличных денежных средств используется активный счет 241. Счет имеет дебетовое сальдо, отражающее остаток денежных средств в кассе на начало отчетного периода. Оборот по дебету – вновь поступившие средства, оборот по кредиту – расход денежных средств из кассы.

На предприятии ООО «Строй-Сервис» счет 241 «Касса» делится на следующие аналитические субсчета:

241.1 – Касса в национальной  валюте

241.2 – Касса в иностранной  валюте

Счет 241 корреспондирует со следующими счетами:

Д241 К242 – получены в кассу деньги с расчетного счета

Д241 К611 – получены в кассу выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг (кассовый метод)

Д241 К621 – получена выручка от реализации долгосрочных активов

Д241 К612 – получены в кассу наличными пени, штрафы, неустойки

Д241 К227.2 – возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы

Д242 К241 – сдан остаток из кассы на расчетный счет

Д531 К241 – погашена задолженность персоналу по оплате труда

Д227.2 К241 – выданы средства из кассы подотчет.

 

2.4. Синтетический  и аналитический учет денежных  средств на расчетном и прочих  счетах в банках

Для обобщения информации о движении безналичных и наличных денежных средств используется активный счет 242 «текущие счета в национальной валюте». Сальдо дебетовое отражает остаток денежных средств на начало отчетного периода. Оборот по дебету-вновь поступившие денежные средства, оборот по кредиту – израсходованные денежные средства за отчетный период.

Счету 242 в плане счетов предприятия ООО «Строй-Сервис» предусмотрены субсчета:

242.1 – Расчетный счет

242.2 – Спец счет

Для учета валюты на расчетном счете существует счет 243 «Текущие счета в иностранной валюте», на предприятии ООО «Строй-Сервис»  он делится на следующие субсчета:

243.1 – Валютные счета  внутри страны

243.1.0 – Валютный счет  в Евро

243.1.1- Транзитный счет  в Евро

243.1.2 – Текущий счет  Леи

243.1.3 – Транзитный счет  Леи

243.1.4 – Текущий счет  Доллары США

243.1.5 – Транзитный счет  Доллары США

243.1.6 – Текущий счет  Российский Рубль

243.1.7 – Транзитный счет  Российский Рубль

Счета 242 и 243 корреспондируют со следующими счетами:

Дт 242,243 Кт 221 – зачислена выручка от реализации (метод начисления);

Дт242,243 Кт611 – зачислена выручка, полученная от реализации продукции(товаров, работ, услуг) (кассовый метод);

Дт242,243 Кт612 – зачислена выручка от реализации прочих активов (пеней, штрафов, неустоек

Дт242, 243 Кт621 – зачислена выручка от реализации долгосрочных активов (кассовый метод);

Дт242, 243 Кт622 – зачислена арендная плата или иные доходы аналогичного характера;

Дт 243 Кт 612.6 – отражены положительные курсовые разницы по остатку валютных средств;

Дт242, 243 Кт241 – внесены на расчетный счет денежные средства из кассы;

Дт242 Кт225 – возвращены на текущий счет средства из бюджета;

Дт 243 Кт 229 – приобретена иностранная валюта по официальному курсу ЦБ ПМР

Дт242 Кт315 – зачислены на текущий счет средства от реализации собственных акций;

Дт242,243 Кт511 – зачислен на расчетный счет краткосрочный кредит банка;

Дт242,243 Кт411 – зачислен на расчетный счет долгосрочный кредит банка;

Дт 521, 538 Кт 242,243 – погашение кредиторской задолженности

Дт534 Кт242 – погашены суммы задолженности по налогам перед бюджетом;

Дт533 Кт242 – погашена задолженность по единому социальному налогу;

Дт241 Кт242,243 – выданы денежные средства с расчетного счета в кассу;

Дт 714.9 Кт 243 – отражены отрицательные курсовые разницы по остатку валютных средств, или расходов, связанных с покупкой средств.

Согласно учетной политике предприятия, курсовые разницы необходимо отражать в том отчетном периоде, в котором они возникли.

Для обобщения информации по движению безналичных денежных средств на предприятии служит ведомость №2 и журнал-ордер №2. Для валютного счета благодаря программе «1С:Бухгалтерия» составляется документ «Анализ счета», в котором регламентируется поступление и выбытие валюты с различных счетов.

 

2.5. Порядок проведения  и оформления результатов инвентаризации  денежных средств предприятия  находящихся в кассе и на  счетах в банке

Согласно положению ПРБ от 17 января 2012 года N 108-П «О порядке ведения кассовых операций в Приднестровской Молдавской Республике» инвентаризация кассы должна проводиться не реже одного раза в квартал.