N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего". Формы  N Т-2 и Т-2ГС (МС) ведутся в кадровом подразделении учреждения и заполняются на оснований данных формы N Т-1 (или N Т-1а), а также личных документов работника - паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется также форма N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника". В бухгалтерии организации ведется лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а), в котором помимо сведений, необходимых для расчета сумм оплаты труда, отражаются сведения о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года;

     N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе  работника на другую работу" и N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую  работу" оформляются при переводе  на другую работу в той же  организации, вместе с организацией  в другую местность соответственно  одного работника и группы  работников. Особое внимание следует  уделять указанию оснований перевода. Данный реквизит имеет, в частности, существенное значение при переводе на нижеоплачиваемую работу - для определения правомерности сохранения среднего заработка (в том случае, когда такой перевод осуществляется в порядке дисциплинарного взыскания, средний заработок на время перевода не сохраняется);

     N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска работникам", N Т-7 "График  отпусков". На основании данных перечисленных унифицированных форм бухгалтерией производится расчет отпускных;

     N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении  (расторжении) трудового договора  с работником (увольнении)", N Т-8а  "Приказ (распоряжение) о прекращении  (расторжении) трудового договора  с работниками (увольнении)". Формы N Т-8 и Т-8а оформляются соответственно при расторжении трудового договора с одним работником и группой работников. Для целей расчетов с работниками данные приказов используются для расчета выходного пособия и прочих выплат, связанных с увольнением;

     N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении  работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников". Формы  N Т-11 и Т-11а применяются при  осуществлении расходов в виде  премий и иных форм поощрения  работников. В том случае, когда  выплаты предусмотрены трудовыми  договорами (коллективными или индивидуальными), выплаченные суммы относятся  на себестоимость продукции (работ,  услуг) и принимаются к уменьшению  налоговой базы по налогу на  прибыль в качестве расходов.

     Упомянутым  постановлением Госкомстата N 1 утверждены две формы табеля учета рабочего времени: Табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда (форма N Т-12) и Табель учета использования  рабочего времени (форма N Т-13). [18 с. 158 - 159]

     В бюджетных учреждениях применяется  только одна форма - Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (код формы 0504421). [10 с. 114 - 115]

     Методология и техника расчета заработной платы в различных учреждениях  различна, что объясняется отраслевыми  особенностями осуществления деятельности, схемами документооборота, требованиями нормативных актов федеральных органов государственной власти, численностью персонала бухгалтерских служб, распределением обязанностей между отдельными работниками и другими факторами. Поэтому выработка каких-либо унифицированных рекомендаций, видимо, невозможна в принципе.

     Отметим лишь, что посредством несложных  организационных мероприятий (в  частности, организации взаимодействия между отдельными службами учреждения, рациональным распределением обязанностей и др.) трудозатраты по начислению заработной платы могут быть существенно  сокращены, а вероятность допущения  ошибок при расчетах - минимизирована.

     Результаты  расчета оформляются посредством  заполнения расчетно-платежной ведомости (код формы 0504401).

     Для регистрации справочных сведений о  заработной плате работника, в которой, помимо общих сведений о нем, ежемесячно отражаются по всем источникам суммы  начисленной заработной платы по видам, удержанных суммах по видам, сумма  к выдаче, применяется карточка-справка (код формы 0504417). Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости.

     В необходимых случаях карточка-справка  может использоваться для получения  сведений о суммах выплаченного гонорара по каждому получателю.

     Для сравнения: в организациях, не являющихся бюджетными учреждениями, могут применяться  три вида ведомостей для расчетов с работниками: расчетно-платежная  ведомость (форма N T-49), расчетная ведомость (форма N Т-51) и платежная ведомость (форма N Т-53). [23 с. 463 - 464]

     В бюджетных учреждениях платежная  ведомость (код формы 0504403) также  может применяться - в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате, при уходе в отпуск или  увольнении не совпадают с составлением общего расчета, т.е. в межрасчетный период. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца.

     В коммерческих организациях для указанных  случаев предусмотрено использование  двух унифицированных форм: записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) и записка-расчет при  прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении) (форма N Т-61).

     Кроме того, при расчетах с работниками  бюджетных учреждений через подотчетных  лиц (раздатчиков) применяется ведомость  на выдачу денег из кассы подотчетным  лицам (код формы 0504501).

     Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным  лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные  расходы и другие нужды. Каждая законченная  ведомость оформляется как расходный  кассовый ордер.

     В учреждениях должен быть организован  контроль за расходованием фонда заработной платы, правильностью применения тарифных ставок, окладов, сдельных расценок, подсчетом сумм заработной платы, а также средней заработной платы. Данные учета об отклонениях от норм служат для анализа использования фонда заработной платы. [18 с. 160-161]

     1.2 Учет расчетов  по оплате труда

 

     Учет  расчетов по оплате труда организуется и ведется в составе расчетов учреждения с поставщиками и подрядчиками, т.е. на счете 030200000.

     Инструкцией по бюджетному учету предполагается открывать к счету 030200000 23 отдельных  аналитических счета, причем имеются весьма существенные отличия в группировке и детализации данных по отдельным операциям по сравнению с ранее действовавшими требованиями. Это связано с тем, что для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используется Классификация операций сектора государственного управления.

     1. На счете 030201000 "Расчеты по  заработной плате" учитываются  начисленная заработная плата,  прочие выплаты и начисления  на оплату труда. При этом  для учета операций, связанных  с начислением и выплатой стипендий  и сумм денежного довольствия  военнослужащим, открытие отдельных  аналитических счетов не предусмотрено  - предполагается, что перечисленные  виды расходов будут учитываться  на аналитических счетах, открываемых  к счету 030201000. Дифференциация  расходов по перечисленным группам  осуществляется при их отнесении  в дебет счета 040101210 "Расходы  по оплате труда и начисления  на выплаты по оплате труда".

     В составе расходов по оплате труда  учитываются:

     суммы начисленной заработной платы штатному персоналу бюджетных учреждений;

     суммы начисленного основного и дополнительного  денежного довольствия военнослужащих;

     суммы дополнительной платы за сверхурочную и ночную работу, а также за работу в выходные дни;

     суммы оплаты отпусков;

     суммы стимулирующих и компенсационных  выплат (доплаты, надбавки, премии и  т.п.). [34 с. 81 - 83]

     Выходные  пособия при увольнении сотрудников  учитываются в составе пособий  по социальной помощи населению (а не в составе расходов по оплате труда).

     В составе прочих выплат учитываются  расходы по оплате мер социальной поддержки в соответствии с законодательством  Российской Федерации: по компенсации  стоимости жилья, связанной с  наймом (поднаймом) жилых помещений, а также коммунальных услуг, предоставляемых  педагогическим, медицинским работникам, работникам культуры, госветслужбы и работникам других бюджетных учреждений, проживающим и работающим в сельской местности и поселках городского типа в соответствии с действующим законодательством; возмещение стоимости найма жилого помещения при изменении места жительства по инициативе работодателя; расходы по оплате суточных, подъемные пособия, страховые гарантии военнослужащим (право на возмещение вреда), денежные компенсации на санаторно-курортное лечение и оздоровительный отдых военнослужащим и приравненным к ним лицам в размерах, установленных законодательством Российской Федерации, оплата проезда к месту отпуска и обратно, а также покупка путевок работающим судьям.

     В составе начислений на оплату труда  учитываются расходы по оплате ЕСН, взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев  на производстве и профессиональных заболеваний.

     Начисление  выплат осуществляется в порядке, установленном  отраслевыми и ведомственными нормативными актами.

     Например, имеются следующие данные о начислениях  и удержаниях по платежной ведомости  за март (цифры условные):

     начислена заработная плата штатным работникам учреждения (включая все компенсационные выплаты) - 350 000 руб.;

     удержан налог на доходы физических лиц (с  учетом налоговых вычетов, установленных  налоговым законодательством) - 40 000 руб.;

     удержаны  алименты на содержание несовершеннолетних детей - 12 000 руб.;

     удержаны  суммы в возмещение материального  ущерба, нанесенного в результате недостачи материальных запасов, - 2000 руб.;

     удержаны  ранее выданные подотчетные суммы, остатки которых при представлении  авансового отчета не были возвращены в кассу учреждения, - 3000 руб.;

     начислены пособия по временной нетрудоспособности (за дни временной нетрудоспособности после второго) - 55 000 руб.;

     выплачено из кассы - 312 000 руб., не выплачено - 36 000 руб.

     В бухгалтерском учете будут сделаны  проводки:

     дебет счета 040101211 "Расходы по оплате труда", кредит счета 030201730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате труда" - 350 000 руб. - на сумму начисленной оплаты труда;

     дебет счета 030201830 "Погашение кредиторской задолженности по оплате труда", кредит счета 030301730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц" - 40 тыс. руб. - на сумму начисленного НДФЛ;

     дебет счета 030201830, кредит счета 020900000 (по соответствующим  аналитическим счетам) - 2000 руб. - на сумму недостачи материальных запасов, подлежащую взысканию с сумм начисленной  оплаты труда работников учреждения;

     дебет счета 030201830, кредит счета 030403730 "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из заработной платы" - 12 000 руб. - на сумму  удержанных алиментов на содержание несовершеннолетних детей;

     дебет счета 030201830, кредит счета 020800000 "Расчеты  с подотчетными лицами" (по соответствующим  аналитическим счетам) - 3000 руб. - на сумму остатка подотчетных сумм, своевременно не возвращенных в кассу  учреждения;

     дебет счета 030302830 "Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному  налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование  в Российской Федерации", кредит счета 030215730 "Расчеты по пенсиям, пособиям и выплатам по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию  населения" - 55 000 руб. - на сумму начисленных  пособий по временной нетрудоспособности;