Рекомендации по организации учета оплаты труда и другим расчетным операциям в ООО «УЦОТ»

Основанием для расчета суммы отпускных является приказ. Максимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска  - 28 календарных дней. При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются [ст. 120 ТК РФ]. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала. Замена отпуска компенсацией за него не допускается. Лишь часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При оплате отпусков необходимо руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние три календарных месяца, предшествующих отпуску (с 1-го до 1-го числа), путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней в 2008 году). При этом из расчетного периода исключается время, а также начисленные суммы, когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности, был  в отпуск без сохранения средней заработной платы (по семейным обстоятельствам), не работал в связи с простоем не по вине работника, а также по другим причинам, предусмотренным законодательством. Кроме того,  при расчете средней заработной платы из расчетного периода исключаются праздничные дни, установленные законодательством.

Сумма среднего дневного заработка находиться делением суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6 - среднемесячное число календарных дней в 2008 году), умноженного на количество полностью отработанных месяцев.

Сумма отпускных находиться путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (форма № Т-60).

Если расчетный период отработан не полностью, средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

При временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности. Основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности является выданный в установленном порядке больничный лист.

Матери при заболевании ребенка в возрасте до 2 лет пособие выдается независимо от того, имеется ли другой член семьи, способный ухаживать за больным ребенком. Пособие по уходу за заболевшим членом семьи выдается не более чем на 3 календарных дня. Продление срока выдачи пособия сверх 3 календарных дней производится лишь в исключительных случаях в зависимости от тяжести заболевания члена семьи и бытовой обстановки и не более чем до 7 календарных дней в общей сложности.

Пособие по уходу за больным ребенком в возрасте до семи лет выдается одному их родителей или иному члену семьи за весь период амбулаторного лечения или совместного пребывания с ребенком в больничном учреждении, а пособие по уходу за больным ребенком в возрасте от семи до пятнадцати лет - за период не более 15 дней, если по медицинскому заключению не требуется большего срока.

Пособие по временной нетрудоспособности, наступившей в результате заболевания или травмы (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) выплачивается за первые два дня болезни за счет средств работодателя, с третьего дня - за счет средств ФСС РФ.

Пособия по временной нетрудоспособности в ООО «УЦОТ» рассчитываются в следующем порядке:

- исчисляется средний дневной  заработок работника за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности. Он вычисляется делением общей суммы зарплаты, фактически начисленной за расчетный период (12 календарных месяцев), на количество фактически отработанных дней за этот расчетный период;

- определяется размер дневного  пособия с учетом трудового стажа;

- определяется максимально возможный размер дневного  пособия с учетом ограничения ;

- сумма пособия рассчитывается как произведение дневного пособия на количество рабочих дней, в течение которых работник был нетрудоспособен.

Организации, переведенные на ЕНВД, должны оплачивать своим работникам больничные листы. Фонд социального страхования компенсирует им только больничные в пределах минимального размера оплаты труда в месяц на одного работника. Оставшаяся часть считается выплаченной за счет фирмы.

Если работник в последние 12 календарных месяцев перед наступлением временной нетрудоспособности проработал фактически менее 3 месяцев, пособие выплачивается в размере не более одного минимального размера оплаты труда за полный календарный месяц.

Существуют виды пособий, которые выплачивают работодатели за счет средств ФСС РФ, это пособие по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских - учреждениях в ранние сроки беременности, единовременное пособие при рождении ребенка, пособие на погребение.

Главный бухгалтер должен располагать полной информацией о кадровом составе сотрудников на предприятии. Он должен иметь документы, в которых зафиксировано, кто и на каких условиях работает на данном предприятии.

Один экземпляр всех документов по кадровому составу должен поступать в распоряжение главного бухгалтера. Указанные документы могут быть в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя предприятия.

Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работниками по начислению и выплате заработной платы используют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.004 г. № 1.

Рис. 2.3 Движение первичных документов по начислению заработной платы в ООО «УЦОТ»

При приеме на работу в ООО «УЦОТ» с каждым сотрудником предприятие заключается трудовой договор, в котором указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор. Существенными условиями трудового договора является: место работы;  дата начала работы; наименование должности, с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации; права и обязанности работника и работодателя; характеристики условий труда; компенсации и льготы работникам; режим труда и отдыха; условия оплаты труда. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

На каждого работающего открывается «Личная карточка работника» (форма № Т-2) , в которой фиксируются анкетные и прочие данные сотрудника  о его трудовой деятельности на предприятии – учебе, повышении разряда, переводах и т.д. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного - двух лет. Эти сведения оперативного учета служат основанием для составления отчетности о численности и составе работников.

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»  применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых сотрудникам в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, а также графиком отпусков. Приказ о предоставлении отпуска составляется на основании личного заявления работника и подписывается руководителем организации и самим работником.

При увольнении работника оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора» (форма № Т-8) . В нем указывают причину и основание увольнения. При увольнении сотрудника бухгалтер составляет табель рабочего времени за период, в котором сотрудник увольняется, подсчитывает количество неиспользованных дней отпуска. Бухгалтер рассчитывает сумму заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск на основании приказа и табеля рабочего времени и выдает ее увольняемому.

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются: «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» (форма № Т-12) или «Табель учета использования рабочего времени» (форма № Т-13).

Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» применяется для тех же целей, что и форма № Т-12, при автоматизированной обработке данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат.

Вместе с табелем в бухгалтерию передаются больничные листки нетрудоспособности. К документам  по учету расчетов с персоналом по оплате труда относятся: «Расчетно-платежная ведомость» (форма № Т-49) применяется для расчета и выплаты заработной платы. После составления расчетно-платежной ведомости и платежной ведомости бухгалтер подсчитывает общую сумму заработной платы к выдаче, на титульном листе (справа) указывается общая сумма, подлежащая выплате и разрешающее указание руководителя на выдачу из кассы в течение трех дней заработной платы, считая и день получения денег из банка.

В лицевом счете (форма № Т-54) отражается ежемесячно сведения о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Используется для составления отчетности в статистику и для внутрипроизводственного контроля.

                                         Таблица 2.4

Фрагмент рабочего плана счетов ООО «УЦОТ»  на 2008 г.

Рабочий план счетов утвержден учетной политикой ООО «УЦОТ» и соответствует плану счетов утвержденному Министерством финансов РФ от 31.10.2000 № 94н.