Организация и методика проведения ревизии операций с денежными средствами на счетах организации в банках

 Но ценность любой информации определяется не только ее количеством, но и возможностью ее правильного представления. Ведение бухгалтерского учета в таких компаниях осуществляет большое количество работников, зачастую выполняющих "лишние" операции, которые может выполнять компьютер. С другой стороны в маленьких фирмах, где штат работников небольшой на бухгалтерию ложится как задачи бухгалтерского учета, так и финансового анализа. Все это приводит к широкому распространению компьютерных технологий в области бухгалтерского учета.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной:

• единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.
• разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты.
• компьютерные системы позволяют ввести дополнительные меры для поддержания контроля за использованием конфиденциальной информации на необходимом уровне. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
• потенциальные возможности уменьшения появления ошибок и неточностей в бухгалтерских документах.
• возможности усиления контроля со стороны администрации.

Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Рынок бухгалтерских программ достаточно развит. Лидирующее положение на рынке бухгалтерских программ занимает компания "1С" - ей принадлежит свыше 50% рынка.

Программы позволяют вести оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю, вести складской учет и учет персонала.

При автоматизации бухгалтерского учета возникают некоторые проблемы. Мало просто выбрать хорошую программу. Автоматизация – достаточно длительный и сложный процесс.

Создать программу, которая была бы одинаково пригодна всем пользователям, практически невозможно. Условия, в которых работают программы, и требования к ним непрерывно меняются. Например, изменилось законодательство, и программа, которая устраивала, уже не в полной мере отвечает предъявляемым к ней требованиям. Приходится обращаться к разработчикам с просьбой об изменениях.

Следующая по степени сложности проблема это выбор техники. У разработчика программного продукта есть свои минимальные требования к той технике, на которой будет работать его программа. Покупая технику нужно смотреть вперед. При современных темпах развития программных продуктов быстро растут и требования к компьютеру, на котором предполагается работать. Поэтому выбирать технику надо с запасом. При повышении квалификации сотрудников бухгалтерии появится желание поставить на компьютер программные средства, помогающие в работе: различные текстовые редакторы и пр., что тоже требует машин высокого класса. Одним словом, чтобы техника работала долго и отвечала всем требованиям, нужно приобретать компьютеры, имеющие резерв мощности.

Иногда, в силу объективных причин, бывает, что компьютеры ставят не на каждом рабочем столе, а в каком – то определенном месте. Сотрудники бухгалтерии ими пользуются по очереди. Если для ведения самой бухгалтерии такой вариант приемлем, то для расчета зарплаты совсем неудобен. Приходится вести на бумаге лицевые счета, клеить талончики.

Для больших бухгалтерий требуется объединение всех баз данных, которые ведутся на различных рабочих местах, в единое поле для того, чтобы в любой момент можно было видеть общую картину финансового состояния предприятия, получать итоговые отчеты. Одна из форм этого объединения – сбор данных на дискеты и объединение их в главном компьютере. В этих случаях по разным причинам возможны искажения информации. Сетевой же вариант системы позволяет работать в одном информационном поле всем сотрудникам одновременно. Вся информация сразу собирается в одном месте, что позволяет в любое время получать отчеты всех видов.

Для того чтобы правильно выбрать систему автоматизации бухгалтерского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно изучить рынок предлагаемых программных продуктов.

Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности.

Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.

Что касается совершенствования учета операций на счетах в банке и переводов в пути, то, по моему мнению, он организован не совсем правильно. В организации установлена программа 1С:Бухгалтерия, но она используется не в полной мере, что замедляет процесс формирования документов и сдачи их в сроки вышестоящему руководству.

Организация имеет систему «Клиент-Банк», что является положительным моментом в деятельности, так как через эту систему осуществляется быстрый обмен информацией персонала организации с банком без отрыва от своих прямых обязанностей.

ОАО «Белхозторг - М1» имеет доступ к аналитической правовой системе «Бизнес-Инфо», что позволяет работникам по необходимости найти ответ на интересующий их вопрос.

В целом учет операций на счетах в банке и денежных средств в пути ведется достоверно, а чтобы выработать правильные направления совершенствования учета нужно, чтобы был обеспечен доступ всех заинтересованных пользователей к сопоставимой и объективной информации о финансовом положении и результатах деятельности субъектов хозяйствования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3  Организация  и методика проведения ревизии  операций с денежными средствами  на счетах в банках

 

3.1 Планирование и организация  проведения ревизии операций  с денежными средствами на счетах в банках

В соответствии с Порядком организации и проведения ревизий финансово–хозяйственной деятельности и применения экономических санкций ревизия – это основной способ контроля, предусматривающий наиболее глубокое и полное изучение финансово-хозяйственной деятельности, в процессе которого устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность совершаемых операций, а также ведения бухгалтерского учета в нескольких или во всех направлениях деятельности субъекта хозяйствования.

В отличие от других форм контроля ревизия имеет четкий правовой статус, определяющий границы ее распространения, права и обязанности лиц, проводящих ревизию, и должностных лиц, деятельность которых проверяется, порядок оформления и рассмотрения результатов ревизии, сроки ее проведения и ряд других аспектов организации контрольно–ревизионной работы.

Основными принципами планирования ревизии должны быть:

– обеспечение своевременности проведения ревизии;

– рациональная расстановка специалистов, участвующих в проверке, с целью исключения дублирования выполняемых ими функций, с учетом уровня квалификации и компетентности каждого специалиста в определенных вопросах;

– знание финансово-хозяйственной деятельности проверяемой организации.

Требует пристального внимания проблема профессиональной подготовки, переподготовки и аттестации проверяющих, что связано с комплексностью, сложностью выполнения большинства проверок, при которых охватываются различные вопросы финансово-хозяйственной деятельности и выявляются ошибки, которые носят системный характер. Исходя из этого проверяющие работники должны быть в наибольшей степени образованы, подготовлены и обладать организаторскими, творческими способностями, познаниями в области бухгалтерского учета, экономического анализа, гражданского, трудового, налогового и иных отраслей права, логистики, экономико–математических методов, психологии.

Существует также проблема информационного и коммуникационного обучения, обмена опытом среди работников контролирующих служб, которую призваны решать профессиональные объединения.

При формировании группы проверяющих необходимо учитывать проблему психологической совместимости группы индивидов, которая предполагает такой уровень психологической настроенности, такое сочетание характеров и темпераментов, при котором обеспечивается наиболее эффективное осуществление их совместной деятельности. Особая роль при проведении проверок должна отводиться координации деятельности группы проверяющих со стороны ее руководителя. В целях повышения эффективности он должен осуществлять рациональную организацию проверки, распределять задачи между отдельными исполнителями, контролировать качественное и своевременное их выполнение, обеспечивать поддержание нормального психологического климата внутри группы [7, с. 224].  

Для обеспечения наибольшей эффективности работы проверяющего необходимо сочетать ее с передовой методологией финансово-экономического контроля, которая основывается на применении новейших технических средств, программного обеспечения и преобразовании на ЭВМ учетно-экономической информации для ее контроля. Именно автоматизация ревизии предоставляет пользователем возможность в комплексе снижать трудоемкость аудиторской проверки, применять элементы управленческого учета и контроля хозяйственной и другой деятельности, работать в соответствии с разработанной методологией, соблюдать установленные правила проведения проверок. Дополнительным стимулом внедрения автоматизации финансово-хозяйственного контроля является также постоянное расширение и обновление нормативной базы, а также автоматизация учетных процессов на объектах контроля. Процессу внедрения в практику деятельности контрольных органов средств автоматизации в немалой степени также способствует активное развитие методологии их деятельности, что позволяет формализовать многие контрольные процессы, изложить их в виде программ и заданных алгоритмов [6, с. 37].

В современных условиях объективно назрела необходимость автоматизировать такие процессы ревизии, как планирование и составление отчетности. Несмотря на огромное число компьютерных программ по автоматизации бухгалтерского учета, до сих пор нет ни одного программного продукта, направленного на решение задач по автоматизации проведения аудиторских проверок. На сегодняшний день сфера применения компьютера в работе аудитора в лучшем случае ограничивается использованием информационно-справочных систем таких как «Консультант-Плюс», «Бизнес-инфо» и других. Эффект от использования подобных программ заключается в том, чтобы возможность пользования ими имелась в ходе ревизии, что возможно при использовании портативных компьютеров (ноутбуков), обеспеченность которыми в контролирующих органах минимальна.

К факторам, сдерживающим рост автоматизации контрольно-ревизионной деятельности, относятся отсутствие необходимого количества средств вычислительной техники нужной конфигурации; недостаточный уровень подготовки работников в области информационных технологий; отсутствие стандартов осуществления контрольно-ревизионной работы; разнородность отраслей и видов деятельности проверяемых субъектов хозяйствования.

Применение компьютеров имеет свои недостатки: актуализируется проблема информационной безопасности предприятия; возрастают требования к необходимому уровню квалификации работников, с чем связаны дополнительные затраты на обучение; может возникнуть проблема автоматической (без ведома людей) генерации проводок; вероятность возникновения непредвиденных программных ошибок, сбоев, наличие угрозы порчи и уничтожения информации, ограниченный доступ к определенным информационным ресурсам предприятия создает угрозу злоупотреблений со стороны должностных лиц.

В Республике Беларусь определенные направления развития в области информатизации деятельности контрольных органов предусмотрены в Государственной программе информатизации Республики Беларусь  на перспективу до 2012 г «Электронная Беларусь» [6, с. 39].

Одним из направлений совершенствования ревизии можно предложить внедрение внутреннего постоянно действующего  ревизии, что позволит систематически контролировать порядок, своевременность, законность операций по формированию конечного финансового результата.

Постоянно действующий внутренний контроль позволит организации своевременно устранять допущенные ошибки как в организации учета выручки, валового доходов торговой организации, так и в организации эффективности производственных процессов предприятия. Повысит аккуратность и внимательность в оформлении документов по учету операций по формированию прибыли (убытка) от основной и операционной деятельности, сольдо внереализационных доходов и расходов, повысит внимательность и ответственность персонала в работе, увеличит эффективность работы предприятия.