Автоматизации основных операций оптовой торговли с помощью программных продуктов

В том случае, если документ отгрузки выписывается на основании заказа покупателя, по которому производится резервирование товаров, то автоматически снимается резерв товаров по данному документу.

Табличная часть документа "Реализация товаров и услуг" в этом случае заполняется неотгруженными товарами по заказу. При заполнении учитывается схема размещения по заказам, указанная в заказе покупателя и текущий остаток товаров на складе. В табличную часть документа реализации попадают только те товары, которые имеются в наличии на указанном в документе складе.

В том случае, если товар в заказе покупателя размещен на нескольких складах, то можно оформить несколько документов реализации на разные склады, в соответствии с указанной в заказе схемой размещения. Эта операция выполняется с помощью кнопки "Оформить реализацию" в документе "Заказ покупателя".

Предусмотрена также возможность оформления документа реализации на несколько складов, то есть склад указывается в табличной части документа. Эта возможность определяется той настройкой, которая указывается в настройках параметров учета - "Указание складов в табличной части документа".  

При отгрузке товаров можно указать серии номенклатуры (серийный номер, номер и дата выдача сертификата, срок хранения), а также характеристики номенклатуры (цвет, размер, полнота и т.д.) В сериях номенклатуры также хранятся номер ГТД и страна происхождения, которые заполняются в табличной части документа.

С помощью кнопки "Заполнить и провести" можно автоматически заполнить информацию о сериях номенклатуры в соответствии с текущими остатками товаров на складах. При этом серии товаров упорядочиваются по дате срока хранения. То есть в первую очередь будут заполнены те товары, которые имеют наименьший срок хранения. Эта кнопка доступна только в оперативном режиме работы.

Для каждой позиции табличной части документа можно указать способ списания. Товар может быть списан из текущего складского остатка ("Со склада") или из остатков зарезервированного товара ("Из резерва"). Этот реквизит должен быть заполнен обязательно. По умолчанию при вводе нового документа, устанавливается значение "Со склада". В том случае, если документ оформляется на основании заказа покупателя, по которому производится резервирование товаров, то способ списания устанавливается "Из резерва". Если товар отгружается не сразу со склада, а только после оформления расходного ордера на товары, то способ списания автоматически переносится в расходный ордер на товары.

Оплата документа может быть зафиксирована, как наличными средствами с помощью документа "Приходный кассовый ордер" или путем перечисления денег на расчетный счет путем оформления документа "Платежное поручение входящее" с последующим акцептом. Возможна также смешанная оплата одного документа.

Быструю продажу за наличный расчет можно оформить с помощью кнопки "Оформить документы". При этом оформляется и печатается весь пакет документов, необходимый при оформлении продажи за наличный расчет:Торг-12, счет-фактура, ПКО. Форма настройки данной обработки вызывается в документе "Реализация товаров и услуг" по кнопке Действия- Открыть форму настройки оформления пакета документов".

В том случае, если взаиморасчеты с клиентом контролируются до уровня расчетных документов (в договоре с клиентом установлен флаг "Вести по документам расчетов с контрагентами"), то в документе "Реализация товаров и услуг" появляется дополнительная закладка "Предоплата". На этой закладке заполняется информация о том платежном документе, которым было зафиксировано получение аванса от покупателя. Информация о платеже может быть заполнена вручную или автоматически с помощью кнопки "Заполнить". При автоматическом заполнении списание платежей производится по принципу ФИФО. Если в договоре установлен вариант ведения взаиморасчетов "По заказам", то заполнение платежа производится с учетом того заказа, по которому был зафиксирован авансовый платеж.  

Контроль оплаты и отгрузки производится в соответствии с теми условиями, которые установлены в договоре, по которому оформляется документ.

На основании документа "Реализация товаров" вводится документ "Счет-фактура выданный". Документ "Счет-фактура выданный" можно ввести на основании проведенного документа нажатием кнопки «Ввести счет-фактуру».

В появившемся диалоге указывается номер и дата счета-фактуры. В конфигурации предусмотрена автоматическая нумерация счетов-фактур. Документ счет-фактура оформляется в валюте документа.  
В случае операции передачи на реализацию на основании документа "Реализация товаров и услуг " можно выписать документ "Отчет комиссионера о продажах товаров", который фиксирует факт продажи товаров комиссионером.

Документ "Счет фактура выданный" в случае операции передачи на реализацию выписывается на основании документа "Отчет комиссионера о продажах товаров".

Перемещение товаров.

Документ "Перемещение товаров" предназначен для оформления передачи номенклатурных позиций между  различными складами: оптовыми, розничными, НТТ.

(Рис4)

В качестве склада "Отправитель" указывается склад, с которого производится отгрузка товара, а в качестве склада "Получатель" указывается тот склад, на который поступает товар.

При перемещении товаров на розничный склад необходимо зафиксировать те цены, по которым товар будет продаваться в розницу. Для фиксации розничных цен необходимо оформить документ «Переоценка товаров в рознице». Документ может быть оформлен в момент перемещения (кнопка "Переоценка" в документе "Перемещение товаров"). 

В том случае, если товар перемещается в НТТ, то необходимо в документе указать те розничные цены, по которым товар будет продаваться в НТТ.

Цены, зафиксированные в документе "Перемещение товаров", будут являться отпускными ценами, по которым будет производиться продажа и учет номенклатурных позиций в НТТ.

Перемещение товаров может быть оформлено в два этапа: отгрузка товаров со склада-отправителя и поступление товаров на склад-получатель. В этом случае в документе выбирается вид операции "товары по ордерам". Отгрузка товаров со склада-отправителя оформляется документом "Расходный ордер на товары", а поступление товаров на склад-получатель - документом "Приходный ордер на товары". В том случае, если товар перемещается в НТТ, то поступление товаров оформляется документом "Поступление товаров и услуг в НТТ" с видом операции "внутреннее перемещение".

С помощью кнопки "Заполнить и провести" можно автоматически заполнить информацию о сериях номенклатуры в соответствии с текущими остатками товаров на складах. При этом серии товаров упорядочиваются по дате срока хранения. То есть в первую очередь будут заполнены те товары, которые имеют наименьший срок хранения. Эта кнопка доступна только в оперативном режиме работы.

Если в документе выбран вид операции «товары» или «товары по ордерам», то в табличных частях «Товары» и «Тара» отображается колонка «Документ-резерва». Этот реквизит используется, если документом отражается перемещение товаров, возвратной тары, которые были зарезервированы на складе-отправителе под заказ или поступили по приходному ордеру без права продажи. Для товаров в реквизите «Документ-резерва» можно выбрать заказ покупателя, внутренний заказ или приходный ордер на товары. Для возвратной тары можно выбрать заказ покупателя, внутренний заказ или приходный ордер на товары.

Если реквизит «Документ-резерва» заполнен, то при перемещении будет снят резерв на складе-отправителе (под заказ или приходный ордер без права продажи) и установлен резерв на складе-получателе (под этот заказ или приходный ордер). Исключение составляет случай, когда в качестве документа резерва указан внутренний заказ на склад, который выбран в документе перемещения в качестве склада получателя. В этом случае при перемещении будет только снят резерв на складе-отправителе.

Если перемещение товаров и возвратной тары производится для выполнения определенного внутреннего заказа, то этот заказ необходимо указать в табличной части в колонке «Внутренний заказ». В одном документе перемещения можно указать несколько различных внутренних заказов, которые удовлетворяют определенным условиям - в качестве заказчика в документе должен быть выбран склад, указанный в перемещении в качестве склада-получателя. Реквизит «Внутренний заказ» в шапке документа выполняет сервисную функцию - указанный в этом реквизите внутренний заказ будет подставляться по умолчанию в колонку «Внутренний заказ» при вводе новых строк в табличные части «Товары» и «Тара».

Если товары и возвратная тара перемещаются для выполнения внутреннего заказа, то их можно перемещать из свободного остатка на складе-отправителе или из резерва на складе-отправителе под этот внутренний заказ. Способ списания товара (возвратной тары) под выполнение внутреннего заказа определяется заполнением колонки «Документ-резерва». Если документ резерва не указан, то это означает перемещение из свободного остатка. Если указан внутренний заказ, то это означает перемещение из резерва по внутреннему заказу, причем в колонке «Документ-резерва» может быть выбран только внутренний заказ, указанный в колонке «Внутренний заказ».  В связи с этим существует ограничение: для выполнения внутреннего заказа нельзя перемещать неотфактурованные товары или товары, зарезервированные под другие заказы.

Документ «Перемещение товаров» можно ввести на основании документа  «Внутренний заказ». При этом будет предложено выбрать склад, с которого необходимо переместить товары (возвратную тару). Табличные части «Товары» и «Тара» будут заполнены неисполненной частью внутреннего заказа с учетом остатков этих товаров (возвратной тары) на выбранном складе-отправителе (в свободном остатке и в резерве под выбранный внутренний заказ).

При автоматическом заполнении табличных частей «Товары» и «Тара» в документе «Перемещение товаров» по кнопке «Заполнить по внутреннему заказу» или «Добавить по внутреннему заказу» также учитываются остатки товаров (возвратной тары) на складе-отправителе.

В документе «Перемещение товаров» можно управлять включением/исключением НДС в стоимость товаров при перемещении. Необходимость такой операции устанавливается на закладке «НДС». 

Инвентаризация.

Документ «Инвентаризация товаров на складе» предназначен для проведения инвентаризации на оптовых, розничных складах и в неавтоматизированных торговых точках.

 

 

 

 

(Рис5)

Инвентаризация в неавтоматизированной торговой точке ведется в отпускных (розничных) ценах.

Документ «Инвентаризация товаров на складе» предназначен для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на складах организации, а также выписки актов списания и оприходования излишков на основании данного документа при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций.

Данные в инвентаризационной ведомости можно автоматически заполнить информацией об остатках позиций номенклатуры на указанном в документе  складе с помощью кнопки «Заполнить».

Данные об остатках позиций номенклатуры отображаются в графе «Количество по данным учета» и не редактируются. В графу «Количество» заносятся реальные остатки на складах, полученные в результате проведенной инвентаризации.

В графе «Отклонение» фиксируется отклонение между реальным остатком, зафиксированном в результате поведения инвентаризации и остатком по  данным учета.

В графу «Учет. сумма» выводится информация о суммарной себестоимости, рассчитанной на основании введенных в информационную базу документов.

В графу «Сумма» заносится реальная суммарная себестоимость, по которой номенклатурная позиция учитывается на складе. На основании этого параметра и фактического количества рассчитывается поле «Цена». Возможен и другой способ заполнения, когда вводится фактическая цена и на основании ее и введенного фактического количества рассчитывается суммарная фактическая себестоимость. Данные о суммарной фактической себестоимости отражаются в печатной форме инвентаризационной ведомости в графе «Фактическое наличие».

Проведение документа не производит никакого движения в регистрах, однако, по результатам инвентаризации можно выписать подчиненные документы: «Списание товаров» и «Оприходование товаров». Состав этих документов будет заполнен согласно результатам проведения инвентаризации, то есть в табличную часть документа «Оприходование товаров» будет занесен излишек номенклатурных позиций, выявленный в результате инвентаризации, а в табличную часть документа «Списание товаров» будут занесены те номенклатурные позиции, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации. После проведения этих документов, количество номенклатурных позиций на складе установится равным реальному количеству, зафиксированных в инвентаризационной ведомости.

По результатам инвентаризации на основании документа «Инвентаризация товаров на складе» может быть выписан документ «Отчет ККМ о продажах», который зафиксирует количество проданного товара. Такой вариант проведения инвентаризации удобно применять в том случае, если на оптовом или розничном складе, а также в неавтоматизированной торговой точке розничные продажи ведутся с помощью неавтоматизированной ККМ, а результаты продажи фиксируются после проведения инвентаризации.

Сверка, сличительная ведомость и инвентаризационная опись формируются в соответствии с заполненной формой документа. Выбор печатной формы осуществляется в меню печатных форм документа, которое появляется при нажатии на кнопку «Печать».

 

Склады места хранения

Справочник "Склады (места хранения)" предназначен для ведения списка мест хранения товаров.

(Рис6)

Каждый элемент справочника описывает некоторое физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.). Формально товары, хранящиеся на одном складе, могут быть собственностью различных организаций, но для целей управленческого учета разделение остатков на складах происходит только по номенклатурным признакам.