Автоматизации основных операций оптовой торговли с помощью программных продуктов

Поступление позиций товаров по оформленному заказу оформляется с помощью документа «Поступление товаров и услуг». В конфигурации существует возможность указать для заказов, сделанных поставщикам, для выполнения каких заказов покупателей, внутренних заказов. Этот механизм называется размещением заказов в заказах поставщикам. Размещение производится только в фактически оформленных заказах поставщикам, а не в планируемых.

Для того чтобы при оформлении заказа поставщику разместить в нем заказ (покупателя, внутренний) необходимо выбрать этот заказ в табличной части в колонке «Заказ».

Для снятия заказов поставщикам с учета предусмотрен документ «Закрытие заказов поставщикам». 

Оповещение о предстоящих операциях по заказу

В документе «Заказ поставщику» предусмотрена возможность подключения системы оповещения о предстоящих операциях по заказу (поступлению или оплате заказа), для чего предусмотрено быстрое создание связанной задачи с напоминанием. В системной панели кнопок формы заказа доступна кнопка с изображением будильника, нажатие которой приводит к открытию диалога, в котором требуется указать время напоминания (в поле "Дата и время оповещения"), по необходимости - внести детальное описание того, по какому поводу создается напоминание, и сохранить задачу-напоминание.

 

 

 

 

 

(Рис10)

Управление оптовыми продажами.

Подсистема  реализована с учетом тенденций и запросов современной оптовой торговали. Механизмы подсистемы, в числе прочего позволяют оперативно оформить оптовую  продажу за наличный расчет, с контролем предоплаты, в кредит (с отслеживанием кредитных линий контрагентов). Средства работы с заказами позволяют пользователям аргументировано принимать управленческие решения по работе с клиентами.

Управление взаимоотношениями с поставщиками и покупателями.

Эта подсистема предназначена для оперативного и аналитического учета отношений с клиентами предприятия. Программа хранит всю историю отношений с клиентами: планируемые  и состоявшиеся сделки, планируемой  поставке или дне  рождении важного клиента. Подсистема позволяет оперативно отследить этапы выполнения заказов покупателей и поступления по заказам  поставщиков (срок  оплаты заказа, срок поступления и отгрузки товаров). Предусмотрена возможность классификации покупателей по степени важности (АВС - анализ), по стадиям взаимоотношений (потенциальный, разовый, постоянный), по степени стабильности, надежности клиента (XZY-анализ). В эту подсистему входит документы Событие, Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений, АВС классификация покупателей и обработки Менеджер контактов и Текущие сделки.

Документ Событие  предназначен для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совершившихся событий.

Это могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени.

Для возможности отбора событий все события делятся по своему назначению на группы:

• телефонный звонок

• личная встреча

• электронное письмо

• почтовое письмо

• прочее

Событие каждой группы дополнительно рассматривается как входящее или как исходящее.

Исходящие события – это события, определяющие действия менеджера, которые он сам должен провести, например, написать письмо, позвонить, организовать встречу.

Входящие события – это события, которые со стороны менеджера требуют простого контроля, например, проверить, что пришло письмо по электронной почте, проверить что клиент, обещавший перезвонить, действительно перезвонил.

В событии следует указать, с каким видом объектов оно будет связано – с контрагентами и их контактными лицами, либо с прочими контактными лицами. Поля "Контрагент" и "Контактное лицо" при этом не обязательны для заполнения.

Для каждого события можно указать тему, содержание события, интервал времени, отведенный на его проведение и ответственного пользователя за проведение события.

Событие можно классифицировать на три категории:

• событие запланировано

• событие завершено

• событие отменено

Такая классификация ведется пользователем вручную.

Событию можно назначить уровень важности: высокий, средний, низкий.

В зависимости от выбранного вида объекта, изменяются элементы управления на форме, в которых должны быть выбраны сами объекты.

При выбранных объектах события (Контрагент, прочие контактные лица) под соответствующими элементами управления показывается контактная информация объектов, ее состав зависит от указанных вида и типа события.

Источник информации при обращении можно указывать для объекта вида «Контрагент» и контакта типа «Входящий». Причем если у выбранного контрагента ранее был указан источник, и он записан в реквизит контрагента, то при оформлении последующих событий поле «источник» будет недоступно для изменения до тех пор, пока срок действия записанного источника не прекратится.Для напоминания о событии, предусмотрено быстрое создание связанной задачи с напоминанием. В системной панели кнопок формы события доступна кнопка с изображением будильника, нажатие которой приводит к открытию диалога, в котором требуется указать время напоминания (в поле "Дата и время оповещения"), по необходимости - внести детальное описание того, по какому поводу создается напоминание, и сохранить задачу-напоминание.На закладке «Дополнительно» можно указать  документ-основание для регистрации данного события, а также территорию, помещение, проект и важность события. Для вида события «Личная встреча» появляется третья закладка – «Участники», на которой можно указать несколько участников встречи. Состав участников встречи зависит от выбранного вида объекта. Если в качестве вида объекта выбран "Контрагент", то в списке участников будут контрагенты и их контактные лица. Если в качестве объекта выбран "Прочие контактные лица", то список участников может состоять из произвольного списка лиц, хранящегося в справочнике "Прочие контактные лица". 

Если при регистрации события выясняется, что контрагент не зарегистрирован в справочнике, то можно заполнить все данные о контрагенте без его регистрации в справочнике. Для этого необходимо в поле ввода контрагента набрать его наименование, при окончании редактирования программа сообщит о том, что не нашла контрагента с таким наименованием и предложит зарегистрировать нового. Откроется форма регистрации нового контрагента и контактного лица, далее эти данные будут использованы для создания новых элементов справочников. По кнопке "ОК" форма регистрации данных контрагента закрывается и данные сохраняются в данном документе "Событие". При принятии решения о регистрации нового контрагента в форме регистрации данных необходимо нажать на кнопку "Зарегистрировать", откроется форма выбора группы, в которой будет создаваться новый контрагент и далее откроется форма нового элемента справочника "Контрагенты" с заполненными значениями реквизитов.

В настройках учета (закладка "Общие", "Настройка шаблонов быстрого ввода контрагентов") можно задать значения всех полей формы регистрации данных контрагента по умолчанию.

На основании документа "Событие" можно отправить письмо по электронной почте.

При использовании основного почтового клиента операционной системы для вида события «Электронное письмо» и типа «Исходящее» пользователю становится доступна кнопка «Написать письмо». При этом адрес получателя автоматически проставляется из соответствующей контактной информации.

При использовании встроенного почтового клиента, электронное письмо вводится на основании события независимо от вида и типа события.

 

Менеджер контактов является консолью централизации работы по планированию и протоколированию различных аспектов взаимодействия с клиентами и контактными лицами.

 

 

 

 

 

Календарь пользователя отображает информацию о сути предстоящих запланированных событий, предоставляет данные о совершенных событиях и предоставляет инструменты для планирования и фиксирования событий.

Информация о событиях может быть выведена списком или представлена в виде календаря, осуществляющего вывод информации в следующих основных режимах:

• События дня

• События недели

• События месяца

В режиме отображения событий дня, календарь предоставляет также дополнительную информацию о занятости помещений и выписанных документах заказов.

Документ АВС-классификация покупателей предназначен для перераспределения важностей покупателей на основании данных о продажах с использованием механизма АВС–распределения.

 

 

 

 

 

 

 

(Рис11)

Документ  Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений предназначен для перераспределения стадий взаимоотношений компании с покупателями, на основании данных о продажах с использованием механизма XYZ –распределения. Стадии взаимоотношений определяются исходя из постоянства параметра с течением времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Рис12)

Обработка Текущие сделки предназначена для отображения незавершенных сделок контрагентов менеджера с торговым предприятием. В списке показываются те сделки (заказы клиентов, заказы поставщиков) по которым есть остаток по расчетам с клиентами (поставщиками или покупателями).

Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами.

Подсистема позволяет автоматизировать операции по работе  с подотчетными лицами: выдача денежных средств, оформление авансовых отчетов. Это можно сделать с помощью документа Авансовый отчет.

(Рис13)

Документ "Авансовый отчет" оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче ему денежных средств (документами "Расходный кассовый ордер", "Платежное поручение исходящее", "Платежный ордер на списание денежных средств") , как валюта подотчетного лица.

Документ имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках. 
Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отображается на закладке "Авансы".

Денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на:

• Закупку товаров и тары (закладки "Товары" и "Тара")

• Оплату поставщикам (закладка "Оплата")

• Прочие (дополнительные) расходы (закладка "Прочее").

Данные о расходе денежных средств заполняются в документе "Авансовый отчет" на соответствующих закладках табличной части.

Закупка товаров

Информация о закупленных подотчетным лицом товаров фиксируется на закладке "Товары ", информация о закупке возвратной тары фиксируется на закладке "Тара".

Информация об израсходованных подотчетным лицом суммах заполняются в соответствии с предоставленными подотчетным лицом печатными формами документов. 
При заполнении информации о приобретенных подотчетным лицом товаров сумма, которую истратило подотчетное лицо, отображается в двух валютах: валюте, указанной в печатной форме документа, на основании которого оформляется запись о закупке товаров, и в валюте взаиморасчетов подотчетного лица.

Существует возможность оформить поступление товаров на склад и осуществление их продажи до оформления авансового отчета с подотчетным лицом. Эта операция оформляется с помощью документа "Приходный ордер на товары" с установленным видом операции "от подотчетника".

В том случае, если товары , закупленные подотчетником, ранее были оформлены приходным ордером на товары, то в документе «Авансовый отчет» выбирается вид поступления «По ордеру» и указывается тот приходный ордер , которым было оформлено поступление товаров от подотчетника. Причем по одному авансовому отчету можно зафиксировать поступление товаров по нескольким приходным ордерам, указав их в табличной части документа. По кнопке "Заполнить" можно произвести автоматическое заполнение табличной части документа товарами, поступившими по приходным ордерам.   

Если закупленный подотчетником товар сразу поступает на склад, то в документе указывается вид поступления «На склад» и указывается склад, на который поступил товар.

По товарам, поступившим по ордеру, пользователь должен проставить стоимость, согласно печатной форме поступившего позже документа поступления.

Оплата поставщику

Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются на закладке "Оплата".  
Сумма фиксируются в двух валютах: валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатился с поставщиком и в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре поставщика.

При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности перед поставщиком.

Дополнительные расходы

К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на  бензин и т.д. Эта информация заполняется на закладке "Прочее". В качестве дополнительной информации может быть указана та статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетника.

В конфигурации предусмотрена печать авансового отчета по регламентированной печатной форме.

Ввод данных о счетах-фактурах в авансовом отчете

При заполнении данных авансового отчет по строкам, по которым есть счет-фактура поставщика, необходимо взвести флаг "СФ предъявлен" и указать дату и номер предъявленного счета-фактуры. После окончания заполнения табличной части необходимо выполнить регистрацию счетов-фактур в информационной базе. Для этого следует использовать сервис "Заполнить" - "Зарегистрировать предъявленные счета-фактуры". При регистрации предъявленных счетов-фактур проверяется соответствие реквизитов счетов-фактур, указанных в строках документа и реквизитов (дата и номер) счета-фактуры, выбранного в строке. Если реквизиты не совпадают или счет-фактура по строке не выбран - производится выписка нового счета-фактуры с указанными в строке реквизитами, ссылка на новый документ подставляется в строку.