Аудит учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

       В ходе работы аудитор проверяет:

       ¾  оформление авансовых отчетов;

       ¾  оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);

       ¾  порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;

       ¾  своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

       ¾  существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

       Документальная  проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

       Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется Постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»».

       При проверке авансовых отчетов по форме  следует протестировать следующее:

       ¾  соответствие типовой форме № АО-1 «Авансовый отчет»;

       ¾  наличие номера и даты составления;

       ¾  указание подотчетного лица;

       ¾  указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;

       ¾  указание назначения аванса;

       ¾  наличие подписей;

       ¾  заполнение обратной стороны авансового отчета.

       Методика  документальной проверки авансовых  отчетов по существу заключается  в проверке законности отраженных в  учете операций с подотчетными лицами.

       При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц (ранее было отмечено, что он составляет не более трех дней) аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

       Вместе  с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в нем.

       Особое  внимание должно быть обращено на такие  операции, как расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных  материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается.

       Обоснованность  произведенных через подотчетное  лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи.

       Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои рабочие документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными, делает выводы и при необходимости корректирует план проверки.

       На  основании приказа руководителя работник администрации (должность–водитель автомобиля) Селезнев Евгений Николаевич был отправлен в командировку в г. Москву за покупкой расходных материалов на основании командировочного удостоверения №17 от 05.07. 2009 г.. Перед началом командировки ему были выданы средства в подотчет в размере 12 100 руб. По окончании командировки он предоставил авансовый отчет (Приложение Щ) приложенными оправдательными документами на сумму в размере 8 632,11 руб. Отразим полученные результаты проверки в таблице 3.

       В процессе контроля аудитор проверяет  также законность и целесообразность возмещения командировочных расходов на предприятии при этом проверяется правильность ведения журнала регистрации работников направленных в командировки.

       Таблица 3 – Сверка достоверности отражения данных по командировке работника ООО ТД «Владис» Селезнева Евгения Николаевича за 05.07. 2009г. 

 

       Особое  внимание уделялось проверке предоставленных командированными лицами авансовых отчетов.

       Устанавливалось наличие отметок в командировочных  удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения нет ли подчисток, помарок в командировочном  удостоверении всели реквизиты  заполнены.

       На  основании данных Таблицы 10 была установлена  достоверность отражения данных бухгалтерского учета по командировке Ахтямова Р.Р.в г. Саратов (срок командировки пять дней).

       Суточные  были рассчитаны по решению руководства 300 руб. за сутки, в командировке он был пятеро суток (300 руб. х 5 суток= 1500 руб.)

       Таблица 4 - Проверка достоверности отражения информации в авансовом отчете и приложенных к нему оправдательных документов в ООО ТД «Владис» по командировке Ахтямова Р.Р. за 11.08.2009 г.

       В процессе контроля аудитор проверял законность и целесообразность возмещения командировочных расходов на предприятии ООО ТД «Владис» при этом проверялось правильность ведения журнала регистрации работников направленных в командировки.

       Особое  внимание уделялось проверке предоставленных  командированными лицами авансовых  отчетов. Устанавливалось наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении всели реквизиты заполнены.

       В результате проведенного аудита операций с подотчетными лицами в ООО ТД «Владис» установилено, что:

       ¾  отсутствуют случаи выдачи наличных денег из кассы посторонним лицам;

       ¾  подписи в расходных кассовых ордерах присутствуют и главного бухгалтера и руководителя предприятия;

       ¾  не выдается повторная денежная сумма в подотчет тем работникам, которые не отчитались о невозвращенных предыдущих подотчетных суммах;

       2.3 Аудит синтетического и аналитического учёта расчётов с подотчётными лицами

       Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета зависит от формы ведения учета на предприятии.

       При журнально-ордерной форме учета  сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

       При проведении аудита необходимо сверить  тождество данных аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами оборотам и остаткам по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

       В ООО ТД «Владис» мы проверили Анализ счета по счету 71 "Расчеты с  подотчетными лицами", Обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", Оборотно-сальдовая ведомость  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (1С - "Бухгалтерия-7.7.").

       В процессе данной проверки мы установили соответствие данных по подотчетным  суммам показателям синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

       Для этого мы общий итог остатков (в  суммарном выражении) по сальдовой  ведомости сверили с остатками на конец месяца, приведенными в оборотной ведомости.

       Проверка  полноты проверенных данных по перечисленным  регистрам бухгалтерского учета  представлена в таблице 5.

       Произведем  сверку конечного сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО ТД «Владис» за 7 июля 2009:

       475 563 – 42руб. + 66 905-30 руб.- 42 831-50 руб. = 499 615-22

       В результате мы выявили, что расхождения  в данном случае отсутствуют, что  является положительным моментом учета  расчетов с подотчетными лицами в ООО ТД «Владис».

       Таблица 5 - Проверка полноты отражения данных в регистрах бухгалтерского учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО ТД «Владис» за 7 июля 2009 г.

 

       Далее производится сверка взаимосвязи данных синтетического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО  ТД «Владис» со счетом 50 «Касса». При  этом использую анализ счета 50 «Касса», карточку счета 50 «Касса», оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 «Касса». Метод сбора аудиторских доказательств включает проверку документов, предъявляемых клиентом, с использованием приема прослеживания. Аудитор прослеживает данные первичных документов и их отражение на счетах бухгалтерского учета (Таблица 6). По проверке правильности отражения на счетах бухгалтерского учета операции по расчетам с подотчетными лицами, замечаний не выявлено.