Аудит расчетов с подотчетными лицами

Таблица 2.2. Заполнение расходного кассового ордера

 

    Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

    Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации.

    Помещение кассы должно быть изолировано, а  двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ  в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

    Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и  кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.⁹

    Денежные  средства, выданные под отчет отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса», а возврат подотчетных сумм отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные  сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.

    В случае, если не вся сумма подотчетных  средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.

    Если  сотрудник в установленные сроки  не представил Авансовый отчет, подотчетная  сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению  суда отнесена на возмещение материального ущерба.

    Из  подотчетных сумм могут быть оплачены:

    1. Хозяйственные расходы 

• приобретение материальных ценностей;
• канцелярские, почтовые расходы;
• денежные документы и т.д.

    2. Расходы на командировки

    Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются¹⁰.

    В соответствии с трудовым законодательством  при направлении сотрудника в  служебную командировку ему гарантируются  сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также  возмещение командировочных расходов.

    К возмещаемым командировочным расходам относятся:

• расходы по проезду до места командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации.

    Оформление  командировки осуществляется путем  составления Служебного задания по форме № Т-10а, которое служит основанием для подготовки Приказа о направлении сотрудника с командировку (приказ оформляют по форме № Т-9 или Т-9а).

    После подписания Приказа сотруднику выдается Командировочное удостоверение (форма  № Т-10).

    В течение 3х дней с момента возвращения из командировки, сотрудник предоставляет в бухгалтерию Авансовый отчет (по форме АО-1).

    При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению  НДФЛ, не включаются:

• суточные,
• расходы на проезд до места назначения и обратно,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

    При непредставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов, суммы освобождаются от налогообложения в пределах установленных норм.

    3. Представительские расходы.

    Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на одноименном счете 71 «Расчеты  с подотчетными лицами». Типовые  бухгалтерские записи представлены в таблице 2.3 

Таблица 2.3. Типовые проводки по учету подотчетных сумм

2.2. Методика аудита расчетов по подотчетным суммам

 

    Расчёты с подотчётными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы и услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Цель  аудита расчетов с подотчетными лицами - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой  организации и пояснениях к ней.

    Выполняя  процедуру проверки расчетов с подотчетными лицами, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:¹¹

    Порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории РФ соответствуют положениям нормативных  актов?

    Порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки соответствуют положениям нормативных  актов?

    Налогообложение расходов на командировку соответствует  положениям нормативных актов?

    Порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды соответствуют положениям нормативных актов?

    Порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы соответствуют  положениям нормативных актов?

    Порядок проведения проверки расчетов с подотчетными лицами включает ряд последовательных этапов:

    Проверка  расходов на командировки, их документальное оформление

    При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных  актов о порядке расчетов с  командированными лицами:

    1. В служебную командировку работник  отправляется по распоряжению руководителя организации, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы (Требование статьи 166 Трудового кодекса РФ).

    2. Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после  возвращения составляет авансовый отчет (форма № АО-1) и предоставляет его в бухгалтерию.

    3. К авансовому отчету прилагаются  все документы, подтверждающие  расходы работника во время  командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и  т.д.).