Аудит расчетов с подотчетными лицами

    Дт  50 «Касса» Кт  91.1 «Прочие доходы» – оприходованы излишки денежных средств, выявленные в результате инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

    Недостача подотчетных сумм относится на виновных лиц и делается следующая проводка:

    Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  - отражена недостача подотчетных сумм;

    Дт 73.2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – отнесена недостача на виновное лицо;

    Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – удержана недостача из заработной платы.

    Таким образом, инвентаризация и ревизия  выступают важнейшими инструментами определения соответствия фактического наличия денежных средств данным бухгалтерского учета, она выполняет функцию контроля расчетов.

1.3. Документальное оформление  и учет расчетов  с подотчетными  лицами

 

    Как уже отмечалось, подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.

    Рассмотрим  порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрим последовательность операций по расчетам с подотчетными лицами, а также их документальное оформление (Таблица 1.3). 
 
 
 
 
 
 

Таблица 1.3

Последовательность  операций по расчетам с подотчетным  лицом⁶

    Таким образом, для выдачи наличных денег под отчет на предприятии должна быть организована касса либо оформлены расчетные карты в банке. Также, для того, что бы выдавать денежные средства под отчет на предприятии должен быть утвержден список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.

    Поступление в кассу неиспользованных подотчетных  сумм и выдачу под отчет из кассы  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (форма КО-1, форма КО-2).

    После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные  сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в  бухгалтерию Авансовый отчет  по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.

    В случае, если не вся сумма подотчетных  средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен  перерасход подотчетных сумм - организация  компенсирует его.  Если сотрудник в установленные сроки не представил авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.

    Необходимо  отметить, что документальное оформление командировок более трудоемкий процесс, так как требует не только оформления приходных и расходных кассовых ордеров, авансового отчета с приложениями, но и следующих документов:

    - приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку по  формам N Т-9 и Т-9а;

    - командировочное удостоверение - форма N Т-10. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении;

    - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении по форме N Т-10а.

     Схематично  такая система документооборота изображена на рис.1.1.

       

     Рис. 1.1. Документооборот командировки⁷ 

    Одним из недостатков такого способа учета  командировочных расходов можно  назвать большой расход времени  на оформление всего пакета документов.

    Как уже отмечалось, из подотчетных сумм могут быть оплачены:

    1. Хозяйственные расходы 

    2. Расходы на командировки

    3. Представительские расходы.

    Как мы уже писали, в бухгалтерском учете для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

    Выданные  под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Израсходованные подотчетными лицами суммы отражаются по кредиту счета в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

    Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

    На  предприятии к счету 71 могут быть открыты субсчета:

    71.1 – Хозяйственные расходы;

    71.2 – Командировочные расходы;

    71.3 – Представительские расходы.

    Типовые бухгалтерские записи представлены в таблице 1.4.

Таблица 1.4

Типовые проводки по учету подотчетных сумм

 

      Обобщая все выше сказанное, можно сделать  вывод, что расчеты с подотчетными лицами в том или ином объеме присутствуют на каждом предприятии, а от того на сколько грамотно организован учет расчетов по подотчетным суммам зависит достоверность отчетности, а значит и эффективность принятия решений как внутренними, так и внешними пользователями.

2. Методологические особенности ведения учета расчетов с подотчетными лицами

2.1. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

 

    Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции.

    В процессе  своей деятельности предприятия  постоянно ведут расчеты с  поставщиками за  приобретенные  у них материалы и другие  товарно-материальные ценности. Данные хозяйственные связи могут осуществляться через подотчетных лиц, для чего подотчетному лицу дается задание (например, приобрести канцелярские товары) и подотчетная сумма на его выполнение.

    Четкая  организация расчетов с подотчетными лицами оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных активов.

    Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании. Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

    Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.

    Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с  приложением документов, подтверждающих расходы).

    Учет  подотчетных сумм ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому могут быть открыты субсчета:

    71.1 – Хозяйственные расходы

    71.2 – Командировочные расходы

    71.3 – Представительские расходы.

    К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

    Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. Командировка - это  поездка работника в другую местность  для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

    В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

    В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

    Представительские расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в  переговорах для установления и  поддержания сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.⁸

    В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных  командировках - подотчетные суммы  могут быть перечислены в валютного  счета организации на карточку сотрудника).

    Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.

    Как уже отмечалось, для осуществления  расчетов наличными деньгами, в том  числе и для выдачи под отчет, каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

    Поступление в кассу неиспользованных подотчетных  сумм и выдачу под отчет из кассы  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (форма КО-1, форма  КО-2). Порядок заполнения данных документов приведен в таблицах 2.1. и 2.2. 

Таблица 2.1 Заполнение приходного кассового ордера