Аудит расчетов с подотчетными лицами

      Также данный нормативный документ  определяет требования к помещению  кассы, так в статье 29 Порядка ведения кассовых операций указано, что помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

    Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и  кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

      Документы внутрихозяйственного уровня (см. табл. 1.2) разрабатываются хозяйствующим субъектом при формировании учётной политики и определяют способы ведения учёта исходя из  особенностей хозяйственной деятельности организации.   

      Рабочий план счетов организации – это систематизированный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

      В графике документооборота определяется круг лиц ответственных за оформление документов и указывается порядок, место и время прохождения  документа с момента составления до сдачи в архив.

      Таким образом, все указанные нормативные  документы прямо или косвенно регулируют порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

1.2. Цель и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

    Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции.

    В процессе  своей деятельности предприятия  постоянно ведут расчеты с  поставщиками за  приобретенные у них материалы и другие товарно-материальные ценности. Данные хозяйственные связи могут осуществляться через подотчетных лиц, для чего подотчетному лицу дается задание (например, приобрести канцелярские товары) и подотчетная сумма на его выполнение.

    Четкая  организация расчетов с подотчетными лицами оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости  оборотных активов.³

    Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

    Главная цель бухгалтерского учёта расчета с подотчетными лицами – это формирование полной и достоверной информации о расчетах с подотчетными лицами, обеспечение ею внутренних и внешних пользователей, а также анализ, интерпретация и использование информации для выявления тенденций развития организации, выбора различных альтернатив, принятие управленческих решений.

    Основными задачами учета расчетов с подотчетными лицами является:

• точный, полный и своевременный учет средств в расчетах и операций по их движению;
• контроль за целевым использованием денежных средств и денежных документов, их сохранностью при расчетах с подотчетными лицами;
• контроль за соблюдением кассовой дисциплины и порядка выдачи подотчетных  сумм, который утверждается на предприятии, а именно утверждаются лица, которым выдаются подотчетные суммы, утверждаются сроки предоставления отчетов об их использовании и др.;
• выявление возможностей более рационального использования денежных средств и проведения расчетов с подотчетными лицами;
• контроль за объемами и перемещением денежной массы;
• своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;
• контроль за  правильностью договорных расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей;
• контроль за своевременными  и  правильными  расчетами  с  работниками по подотчетным суммам;
• контроль за расчетными операциями с целью предупреждения образования кредиторской и дебиторской задолженности.

    Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель. Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

    Под отчет денежные средства могут выдаваться по трем направлениям⁴:

• на хозяйственные нужды;
• на командировочные расходы;
• на представительские расходы.

    К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС и т.п.

    Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Согласно ст. 166 ТК РФ командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

    К расходам на командировки, в частности  относится:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

    В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

    Определение представительских расходов содержится в ст. 264 НК РФ, к   ним относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

    К представительским расходам относятся  расходы на проведение официального приема для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    В целях обеспечения контроля за сохранностью подотчетных сумм и наличных денежных средств в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

    Для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, в частности в части учета расчетов с подотчетными лицами, организация проводит инвентаризацию учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Поэтому все организации независимо от форм собственности и отраслевой принадлежности перед составлением годового отчета должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

    Как уже отмечалось, Методическими указаниями № 49 определен порядок её осуществления и оформления результатов. Количество инвентаризаций в год, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме исключений, определенных законодательством.

    Инвентаризация  – это установление фактического наличия средств и их источников, производственных затрат и т.п. путем пересчета остатков в натуре или путем проверки учетных записей.

    Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества с данными аналитического и синтетического учета;
• проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств.

    С помощью инвентаризации проверяют  правильность данных текущего учета  и выявляют допущенные ошибки: отражают неучтенные хозяйственные операции, контролируют сохранность хозяйственных  средств, числящихся у материально  ответственных лиц.

    В целях осуществления инвентаризации расчетов с подотчетными лицами на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В обязанности инвентаризационной комиссии входит обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках денежных средств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

    Руководитель  предприятия должен создавать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Фактическое наличие денежных средств при проведении инвентаризации определяется путем обязательного подсчета и сравнения с учетными данными. Проверка фактического наличия денежных средств производится при обязательном участии материально ответственного лица (кассира, при приеме на работу с ним заключается договор о полной материальной ответственности с целью обеспечения сохранности наличных денежных средств).

    Количество  инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества  и обязательств, проверяемых при  каждой из них, устанавливается приказом руководителя предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

    Проведение  инвентаризации обязательно⁵:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации, ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

    Перед инвентаризацией расчетов с подотчетными лицами осуществляются подготовительные мероприятия, в частности все документы по приходу и расходу ценностей обрабатываются и записываются в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц берется расписка в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

    По результатам инвентаризации расчетов с подотчетными лицами составляется акт инвентаризации. По результатам инвентаризации, оформленные инвентаризационные описи и акты передают в бухгалтерию, где сотрудники бухгалтерии их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.

    В обязанности инвентаризационной комиссии входит выявление причин возникновения недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

    По  результатам инвентаризации может  быть выявлена недостача или излишек. Денежные средства оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачисляются на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом делаются проводки: