Выставка и ярмарка в туристической индустрии

      После официального открытия выставки наступает  самый ответственный и напряженный  этап – непосредственно работа в  ходе функционирования выставки. Исключительная роль в обеспечении успеха в выставочной  деятельности принадлежит стендистам – сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.  
 
 
 

Оформление  выставочного стенда 

      Выставка  должна обеспечить уютную атмосферу, которая  бы способствовала беседе между коммерческими  представителями фирмы и потенциальными покупателями. Сооружение выставочных стендов стало одним из основных факторов в планах по стимулированию сбыта для многих производителей.

      Выставочный стенд – это лицо фирмы, презентационное  место экспонента, наиболее полно  отражающее его рекламную и имиджевую политику на ближайшее время. Красивый и удобный выставочный стенд играет огромную роль в эффективной работе фирмы на выставке.

      По  тому, как организовано выставочное  пространство, можно судить о навыках  самой фирмы, динамике ее развития, перспективах, качестве поставляемых услуг и т.д. Помимо информации о компании, стенд является своеобразным «стоппером» внимания, повышающим ее популярность и презентабельность. В случае грамотного и профессионального оформления он будет интересен любому самому требовательному клиенту, проинформирует о ее профессионализме и готовности идти в ногу со временем.

      Вся экспозиция выставочного стенда условно  разбивается на несколько зон:

- публичная – самая большая по площади зона, где находятся экспонаты, работают стендисты, устанавливаются контакты с посетителями;

- рабочая – место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами;

- служебная – вспомогательные помещения для хранения экспонатов, рекламных материалов, одежды, для отдыха сотрудников и приготовления напитков.

      Наиболее выигрышными являются места справа от входа и в центре зала, а также ближе к выходам и центральным проходам, т.к. естественное направление движения посетителей происходит к центру против часовой стрелки.

      При выборе расположения необходимо учитывать  места расположения конкурентов  и фирм, устраивающих многолюдные  презентации. Соседство с предприятиями  питания имеет свои недостатки: очереди  возле буфетов могут заслонить  выставочный стенд. Однако, как свидетельствует практика, иногда близость к кафе и барам позволяет добиться поразительных результатов, позволяя привлечь к своей экспозиции большое количество посетителей.

      Профессионалы выставочного бизнеса разделяют  застройку стенда на две категории: стационарная застройка и мобильная.

      К стационарным формам относятся:

- настенные информационные стенды;

- монтируемые выставочные стенды и павильоны;

- столы reception – для работы стендиста;

- световые, текстовые, электронные панно.

      Второй  же вид застройки, мобильный, представляет собой довольно новое и динамично развивающееся явление на рынке, к тому же она имеет некоторые преимущества в использовании – это менее громоздкие конструкции, легко монтируемые и транспортабельные. Кроме того, мобильные стенды позволяют:

- экономить деньги за счет многократного использования: если постоянно покупать на выставке незастроенную площадь и пользоваться мобильным стендом, то уже на третьей выставке окупаются все затраты;

- экономить деньги на транспортировке за счет небольшого веса и достаточно компактной упаковки;

- экономить время: средней площади стенд собирается двумя монтажниками в течение 40 минут

- добиться полной автономности;

- быть готовым к выставке в любой момент;

- привлечь внимание за счет нестандартного внешнего вида;

        Кроме внешнего вида выставочного стенда также очень важным моментом является и его наполнение сопутствующей рекламной продукцией. На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде.

      Реклама для раздачи посетителям может  состоять из рекламных туристических буклетов, каталогов, сувенирных изделий. Ее цель – оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это также является наиболее удачным вариантом для передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

      Помимо  общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или  информационные материалы для постоянных и солидных клиентов, для руководителей других фирм. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

      Стенд оформляется с помощью отдельных  рекламных элементов, таких как:

- надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак, возможно - телефон);

- плакаты для оформления стен стенда;

- экраны с бегущей строкой или изображением, которые размещают непосредственно над стендом или около него;

- мониторы для демонстрации рекламных роликов и др.

        

      При проведении оформительских работ используются различные современные технологии: аппликация самоклеящейся пленкой, печать полноцветных изображений, изготовление объемных букв, световых коробов и других видов рекламного оборудования.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Работа  персонала туристской фирмы во время  выставки 

      Особая  роль в обеспечении успеха в выставочной  деятельности принадлежит стендистам - сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.

      На  стенде должно работать как минимум  два специалиста. Экономия здесь  обходится слишком дорого: если на стенде всего один человек, стоит  ему отлучиться, и потенциальные  клиенты проходят мимо – к конкурентам. При этом важно не впадать и в другую крайность – если от фирмы на выставку приезжают несколько человек, их деятельность должна быть детально спланирована и организована заранее.

      Помимо  основного состава стендистов, намечают и запасной, предусматривая возможность  взаимозаменяемости работников.

      Один  из основных вопросов, которые следует  решить на предвыставочной стадии, — разделение полномочий и ответственности. Следует сразу же назначить менеджера, ответственного за работу стенда. Это  позволит, во-первых, не заниматься «не своим делом» высшему руководству предприятия; во-вторых, более четко координировать работу представителей различных подразделений компании.

      Ответственный руководитель подбирает персонал, составляет инструкции для каждого из его  членов, подбирает внештатных сотрудников и контролирует их работу, решает все текущие вопросы с организаторами выставки и т. д. Его функции обширны и разнообразны — начинаясь на стадии планирования, они завершаются подписью на аналитическом отчете, посвященном итогам участия в экспозиции.

      Стоит подчеркнуть, подбором персонала для  работы на экспозиции должен заниматься именно менеджер стенда. В нашей  же практике решение этой задачи часто  берет на себя руководство организации. Его главная ошибка — формирование команды по остаточному принципу, т. е. привлечение тех сотрудников предприятия, которые на данный момент не очень загружены основными обязанностями. В данном случае персонал фирмы будет воспринимать свою работу на стенде как «дежурство», «отбывание номера», что может полностью перечеркнуть всю проделанную работу и навредить имиджу фирмы.

      Далеко  не каждый, даже опытный работник может  адекватно и эффективно представлять компанию на выставке. При отборе кандидатов на работу на стенде компании, помимо высоких  требований к индивидуальным качествам стендиста (коммуникабельности, уравновешенности, выносливости, стрессоустойчивости, привлекательной внешности) необходимо уделить самое серьезное внимание их профессиональной компетентности, психологическим навыкам, а также знанию иностранных языков (если выставка зарубежная, то обязательно знание языка страны проведения).

      Подготовка  персонала начинается с общего информирования с акцентом на следующих вопросах:

- тематика и значение выставки (ярмарки) и цели участия в ней фирмы;

- качественный состав ее потенциальных посетителей;

- анализ предлагаемых услуг;

- сведения о конкурентах, участвующих в выставке (ярмарке).

      Далее персонал знакомят со специальной информацией, разъясняют конкретные задачи каждого  и вырабатывают технику контакта с посетителями, рассмотрев такие вопросы, как:

- задачи, стоящие перед стендистами (это могут быть: ознакомление с новинками, заключение договоров и т.п.);

- закрепление рабочих мест на стенде за каждым специалистом;

- основные категории посетителей;

- модели поведения с каждой категорией посетителей.

          Работа руководителя фирмы на выставке (ярмарке) не заканчивается принятием решения. На него ложится основная нагрузка и ответственность за успешное выполнение поставленных задач. Поэтому желательно, чтобы во время выставки руководитель присутствовал на стенде фирмы. Если это невозможно в течение всего рабочего дня, рекомендуется поместить на стенде расписание дней и часов работы руководителей.

      Особенно  важно присутствие руководителя на выставке во время посещения ее высокопоставленными гостями, иностранными делегациями, представителями СМИ, когда возможно заключение выгодных контрактов, освещение деятельности фирмы в прессе и на телевидении.

      Посещение руководством туристического предприятия  стендов других компаний поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.

      Во  время работы выставки руководитель должен регулярно проверять предпринятые действия, давая реальную оценку происходящим событиям и планируя дальнейшую работу экспозиции. Для этого в конце рабочего дня он должен проводить групповые совещания и обсуждать на них следующие вопросы:

      1) сбор и оценка данных о поведении  конкурентов; 

      2) установление степени функциональности стенда;

      3) изучение реакции посетителей; 

      4) определение недостатков в отношении  внешнего вида стенда;

      5) определение степени согласованности  действий персонала; 

      6) контакты со средствами массовой  информации.

      Оценка  ежедневно собираемой информации является основой для составления плана на следующий день, которая нередко предполагает внесение изменений в организацию работы стенда, корректировку методов реализации целей участия, разработку дополнительных или даже новых рекламных мероприятий, некоторое изменение условий коммерческих контактов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Особенности работы с посетителями на выставке 

      Участие в выставках и ярмарках по своей  природе ставит во главу угла посетителя этого мероприятия – потенциального партнера или клиента.

      Планируя  программу работы на выставке, в  первую очередь следует отталкиваться  от целевой аудитории выставочного мероприятия. Состав и специфика  аудиторий будут, в основном определяться двумя факторами:

- темой и направленностью выставки;