Организация корпоративного выезда на природу по случаю Дня рождения в кругу сотрудников на 30 человек

Виды кейтеринга различают по месту, способу оказания услуг и их стоимости: событийный кейтеринг, питание на транспорте (в т.ч. авиационный кейтеринг или бортовое питание), социальное питание (образовательные и медицинские учреждения, корпоративное питание, в исправительных заведениях, армии и т.д.[12]

Событийный кейтеринг – составление регламента мероприятия и правил работы; разработка меню мероприятия и составление графика подачи блюд; планирование рабочего пространства и траектории движения потоков персонала; доставка оборудования; организация фуршетной зоны; организация банкетной зоны; организация технического помещения для сервировки блюд; расстановка и драпировка мебели; сервировка блюд; инструктаж персонала (общий индивидуальный);

Питание на транспорте – составление и согласование графика подачи блюд и структуры меню; производство обедов и сухих завтраков в цехах бортового питания; проверка качества, комплектности и соответствия гигиеническим стандартам; транспортировка боксов на места питания (авиаборты, железнодорожные составы, борты судна); проверка боксов с продуктами питания службой безопасности на транспорте; разогрев блюд; транспортировка кейтеренговых тележек на конвейеры комбинатов питания с последующей автоматической мойкой и селарированием мусора;

Существуют следующие  методики и технологии организации  питания на выездных мероприятиях: тестинг – предварительная дегустация блюд для оценки их вкусовых качеств и документального утверждения меню. Проводится в течение 2-х часов, как в офисе заказчика, так и на территории кейтеринг-компаний несколькими представителями с обеих сторон для совместной корректировки и утверждения меню.   Расчеты объёмов блюд-суммарный вес всех блюд в расчете на одного человека на мероприятии любого формата (банкет/фуршет/пикник) продолжительностью в 3-4 часа составляет в среднем 1,1–1,3 кг (без учета канапе для встречи гостей, соусов, хлеба и напитков). Основная доля выхода приходится на горячие блюда – 250-400 грамм на гостя. На торт в среднем закладывается 70-100 грамм на гостя [12].

 
 3 Организация корпоративного выезда на природу по случаю Дня рождения в кругу сотрудников на 30 человек

3.1 Организация мероприятия

Организация юбилея и собственно проведение юбилея, становится одним из важнейших и ответственных событий года. Юбилей – это замечательный праздник, отличный повод собрать всех друзей, коллег, родственников, партнеров по бизнесу и главных клиентов для того, чтобы сказать им слова благодарности за постоянную помощь и поддержку во всех начинаниях. Поэтому профессиональная организация юбилея оставит в памяти множество приятных впечатлений, и позволит не омрачить праздничное настроение хлопотами и подготовкой. То есть все должно пройти ярко, эмоционально, без накладок, соответственно сценарию.

Организация мероприятия – это, прежде всего, интересная актуальная идея, под которую подбирается место проведения, определяется формат и пишется сценарий мероприятия, в котором шоу-программа является лишь одной из составляющих частей и должна надлежащим образом интегрироваться в центральную идею.

Организуя данный праздник, решено придерживаться определенной последовательности работ. Особенности каждого из этапов мы рассмотрим далее, сейчас перечислим их.

1. Постановка цели, формулировка задач проведения праздника

2. Определение главных условий проведения корпоративного мероприятия – день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения и программной части.

3. Планирование бюджета праздника.

4. Выбор лица, ответственного за организацию праздника.

5. Распределение работ. На этом этапе решается, что для организации праздника сделает самостоятельно заказчик, что целесообразно выполнить силами компании, а что доверить сторонним подрядчикам.

6. Составление и обработка брифа с описанием всех требований, задач и условий мероприятия.

7.  Разработка идеи и сценария праздника, а также поиск исполнителей.

8. Отталкиваясь от идеи, продумывается сюжет программной части праздника и общая схема развития событий, и только затем начинаем реализовывать идею через конкретные детали – выбор и приглашение ведущего, подбор конкурсов, выбор площадки, продумывание и изготовление декораций.

9. После проведения мероприятия собрать мнения исполнителей о празднике, поблагодарить их за работу. Информацию о том, понравился ли праздник гостям, можно получить, наблюдая за ними во время мероприятия.

10. Обязательно следует разослать благодарность за участие в мероприятии приглашенным сторонним гостям (не сотрудникам вашей компании).

11. Кроме оформления официальных документов, завершающих сделку с подрядчиками, рекомендуется собрать и неофициальные документы, подтверждающие, что подрядчики не имеют к вам претензий.

12. После праздника можно напомнить коллективу о приятных моментах, с ним связанных. Например, подарить всем сотрудникам фотографии, выпустить спецномер корпоративной газеты, разыграть приз за лучшую непрофессиональную фотографию с праздника.

Сценарий мероприятия рассчитан для коллектива 15-30 человек, продолжительностью 5-8 ч. Формирование программы происходит согласно следующим исходным данным:

• возраст именинника;
• место проведения мероприятия;
• количество гостей;
• возраст гостей;
• соотношение мужчины/женщины;
• вкусовые предпочтения.

Развлекательная программа  может включать в себя:

• выступления артистов;
• музыкальный коллектив (жанр определяется, согласно вкусовым пристрастиям заказчика);
• фейерверк.

При работе над праздником, серьезное внимание уделяется подготовке специальных викторин, конкурсов, розыгрышей и тому подобных креативных разработок «под событие». Эти элементы программы позволяют максимально «индивидуализировать» праздник, сделать яркий акцент на предмете торжества, доставить особенно приятные минуты юбиляру.

Предлагается три варианта формирования программы, в самом  общем виде, их можно представить  так:

1. Программа «Минимум»:

• Установка звукового оборудования (фоновая музыка для застолья, музыкальные отбивки тостов и т. п., дискотека).
• Ведущий праздника.

2. Программа «Популярная»:

• Ведущий праздника.
• Развлекательная программа.
• Установка звукового оборудования (фоновая музыка для застолья, музыкальные отбивки тостов и т. п., дискотека).
• Оформление композиции из воздушных шаров или оформление цветами.
• Фейерверк.

3. Программа «Развернутая»:

• Ведущий праздника.
• Развлекательная программа с участием артистов.
• Установка звукового оборудования (фоновая музыка для застолья, музыкальные отбивки тостов и т. п., дискотека).
• Установка светового оборудования.
• Музыкальный коллектив («живая» музыка).
• Оформление композиции из воздушных шаров, оформление цветами.
• Фейерверк.

За несколько дней до мероприятия  необходимо решить, какую долю участия  в подготовке мероприятия примет герой праздника. При подготовке сценария необходимо узнать мнение именинника и его пожелания. Кроме того, некоторые  приготовления, тем более разделенные  с друзьями, доставляют только радость, которой нельзя лишать в этот день виновника торжества.

Вместе с тем некоторые  моменты праздника должны стать  приятными сюрпризами для виновника  торжества. Независимо от проводимых развлечений  необходимо сделать этот праздник таким, чтобы именинник почувствовал, что  это его праздник.

Приглашения – небольшой, но важный элемент праздника. Будущие гости ещё не знают, каким он будет, поэтому то, как их пригласить, и будет первым впечатлением от торжества

Для проведения мероприятия  понадобится:

• Подарок имениннику.
• Угощение.
• Снаряжение для шашлыков.
• Снаряжение для леса.
• Реквизит для игр и конкурсов.
• Призы.
• Музыкальное сопровождение.

Примерный план мероприятия:

1. Поздравления.
2. Поиск подарка и клада.
3. Шашлыки (банкет)
4. Поздравление, с пропущенными прилагательными.
5. Игры, конкурсы и розыгрыши.
6. Викторина забавных вопросов.
7. Шуточное гадание «Волшебный мешок».
8. Танцы.

Начать день рождения нужно  с поздравления. Имениннику будет  приятно, если специально для него сочинят  стихотворение или песню. Однако уместно будет обычное поздравление в прозе, главное, чтобы оно был  искренним.

Именинника необходимо поздравить в самом начале – в том месте, где гости собираются для поездки  на пикник, чтобы он чувствовал, что  это его праздник. Если сбор проходит у именинника дома, можно вручить  ему наиболее хрупкие подарки  и поздравительные открытки. Вместе с тем должен быть один или несколько  подарков, которые гости возьмут  с собой на пикник и подарят  их там оригинальным способом, о  котором будет сказано ниже.

Можно подарить какую-нибудь вещь, которая пригодится имениннику для пикника, например, карманный  фонарик или набор шампуров.

В дороге, чтобы путь был  веселее, можно провести викторину. Примеры вопросов викторины предложены в Приложение А.

Необходимо заранее подготовить  загадки и смешные вопросы. Самому активному участнику, ответившему  на наибольшее число вопросов, вручается  приз.

Вручение подарка происходит на месте пикника вскоре после  прибытия на место. Подарок можно  вручить сразу после поздравления. Однако, если именинник молод душой  и имеет хорошеет чувство юмора, можно придумать более оригинальный способ дарения. Например, подарок можно обернуть бумагой и предложить имениннику угадать, что это такое.

Также можно предложить имениннику выполнить несколько шуточных заданий, чтобы проверить, можно ли подарить ему этот подарок. В этом случае подарок  действительно должен быть дорогим  и нужным имениннику.

Наиболее интересный вариант  – спрятать подарок. Подарок прячут недалеко от поляны. Оригинально зарыть его в землю, песок или спрятать прямо на поляне в вещах или  машине одного из гостей, подвесить  на дереве...

После этого рисуется схематичная  карта поляны с указанием места, где спрятан подарок. Рисовать карту  лучше всего на цветной картонке. Карта разрезается примерно на 12 кусочков. Все кусочки, кроме одного, раскладываются на поляне. Их не обязательно  прятать, можно прикрепить листки на стволах деревьев, на черенке топора, лежащего у костра, к одежде гостей. Один кусочков вручается имениннику (для образца) с заданием собрать  всю карту. Когда все (или почти  все) кусочки собраны, именинник  идет искать подарок.

Если для получения  подарка имениннику придется приложить  некоторые усилия, чтобы найти  его, необходимо, чтобы этот подарок  действительно доставил радость  и не разочаровал виновника торжества. Поэтому в таких случаях подарок  нужно подбирать наиболее тщательно, учитывая пожелания именинника, его увлечения. Добытый с таким трудом подарок обязательно принесет радость не только имениннику, но и всем зрителям «поиска клада».

Немаловажная составляющая всего мероприятия – развлекательная часть. Работа ведущего обычно составляет 4-6 часа. Все мероприятие разбито на 4 блока, между блоками паузы, в которые гости могут перекусить, пообщаться друг с другом и потанцевать.

Пока готовится праздничный  банкет, чтобы гости не скучали, можно  провести несколько игр или устроить конкурсы на звание лучшего гостя.

Можно провести конкурс на лучший лесной подарок имениннику. Подарками могут быть: Букет цветов, Горсть ягод, Гриб, Полено (как самый  нужный в настоящий момент предмет), Шишка (на память о празднике), Лист дерева с поздравительной надписью, Палка с развилкой на конце (чтобы  именинник сделал из нее рогатку, о которой мечтает с детства), Палка-посох (чтобы именинник уверенно шагал по жизни). Победителя конкурса определяет именинник.

После получения подарка  все присутствующие могут сесть  за праздничный стол. При этом необходимо помнить о поводе застолья и стараться, чтобы именинник все время  чувствовал, что он в центре внимания.

Обычное праздничное блюдо  на пикнике – шашлыки или барбекю. Однако можно приготовить запеченную в углях рыбу, мясо, кукурузу, картофель  или жареную на вертеле индейку.

Во время праздничного обеда можно предложить и такую  забаву. На большой открытке пишется  текст поздравления, при этом все  прилагательные в нем пропуск  каются. Один из организаторов праздника  просит именинника или всех присутствующих назвать несколько прилагательных. Называемые прилагательные вписываются  в открытку в места пропусков (вписывать слова нужно ручкой другого цвета). После этого открытка вручается имениннику, который зачитывает вслух получившееся поздравление.