Офис современного туристического предприятия

     Одним из основных направлений применения информационных технологий в туризме является внедрение мультимедийных технологий, в частности справочников и каталогов. В настоящее время туристские справочники и каталоги выпускаются в книжном исполнении, на видеокассетах, на лазерных дисках CD-ROM, в сети  Интернет. Электронные каталоги позволяют виртуально путешествовать по предлагаемым маршрутам, просмотреть эти маршруты в активном режиме, получить информацию о стране, объектах по трассе маршрута, данные о гостиницах, кемпингах, мотелях и других средствах размещения, ознакомиться с системой льгот и скидок, а также законодательством в сфере туризма.

     Использование мультимедийных технологий оперативно предоставляет потенциальному клиенту  информацию о любом интересующем его туре и тем самым позволяет  быстро и безошибочно выбрать подходящий турпродукт. При этом туроператор (турагент) имеет возможность при необходимости внести изменения в данный тур или сформировать новый эксклюзивный тур, произвести бронирование мест и продать туристу созданную в оперативном режиме туристскую услугу⁴.

     В области менеджмента в туристском бизнесе произошли также кардинальные изменения. Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристских агентств. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц; рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, перевод экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирование документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета), выбрав оптимальный по цене вариант доставки клиентов, размещения и т. п. Заказ на разработку уникальной информационной системы автоматизации туристского офиса стоит достаточно дорого, да и в настоящее время в этом нет особой необходимости, так как существует ряд хорошо зарекомендовавших себя программных продуктов. Разработки специализированных программных продуктов для туристского бизнеса в настоящее время ведут несколько российских фирм: «Мегатек» (программа «Мастер-Тур»), «Арим-Софт» (программы TurWin, «Чартер», «Овир»), «Само-Софт» (программа «(Само-Тур»), «Туристские технологии» (программа комплексной автоматизации «Туристский офис»), «Интур-Софт» (программа «Ин-тур-Софт»), ANT-Group (система ANT-Group), «Рек-Софт>[ (комплекс «Эдельвейс», «Барсум», «Реконлайн») и др.

     Наряду  с автоматизацией туристских фирм ведется  аналогичная разработка программ автоматизации  деятельности гостиниц, ресторанов и других предприятий туристского бизнеса. Применение информационных систем в этой области приводит к существенным изменениям в менеджменте, а также повышает качество обслуживания⁵. 

Глава 2. Офис современного туристического предприятия

1. Автоматизация деятельности туристических фирм

Необходимость автоматизации процессов управления в турфирме уже стала аксиомой, но проблемными по-прежнему остаются методика и обстоятельства перехода на новые технологии.

      Любая автоматизация турфирмы предполагает внедрение в ее деятельность автоматизированных рабочих мест, благодаря которым будет реализован комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, способствующих выполнению тех или иных задач управления. Целью автоматизации турфирмы является информационная поддержка формирования и принятия решений менеджментом.

      В большинстве случаев автоматизация  турфирмы касается лишь подготовки информации для изучения ситуации, на основе анализа  которой сотрудник может принять  решение. Таким образом, информационные технологии управления турфирмами предназначены для автоматизации деятельности туроператоров и турагентов по формированию и реализации турпродукта потребителю.

      В настоящее время на российском туристском рынке можно выделить следующие  этапы автоматизации типовой турфирмы.

     1. Применение стандартного программного  обеспечения, например, использование  программ Word, Excel, PowerPoint, Outlook, готовых  баз данных Access, программ-переводчиков, бухгалтерских, финансовых, систем управления документами, знаниями.

     2. Применение специальных типовых  информационных технологий управления  в туризме: «МАСТЕР-ТУР», «САМО-Тур»  и др.

     3. Использование глобальных компьютерных  систем бронирования: «AMADEUS», «GALILEO»,  «SABRE» и др.

     4. Сопряжение типовых информационных технологий управления с системами бронирования.

     5. Участие в электронной торговле  или электронном бизнесе. 

      Разнообразные информационные технологии управления, используемые в туризме (программные  комплексы, сопряженные с глобальными  компьютерными системами бронирования и локальными программами типа бухгалтерских или программ рассылки факсов) позволяют все бизнес-процессы в туризме превратить в электронные, для реализации безбумажных технологий, технологий обмена информацией по электронной почте и возможностей Интернета⁶.

      Выбор турфирмами программных продуктов  и специфика их использования  зависят от ряда факторов, в частности:

     • от направления деятельности турфирмы, совокупности решаемых задач, исходной технологии, принятой на турфирме, суммарного объема продаж, финансового состояния турфирмы;

     • от осведомленности руководства  турфирмы о программном обеспечении, существующем на рынке информационных технологий управления в туризме, о  его достоинствах и недостатках;

     • от режима работы компьютеров (автономный или сетевой).

      При выборе программного обеспечения целесообразно  обратить внимание на следующие моменты:

     • на известность и надежность —  зарекомендовавшие себя информационные технологии управления, опыт внедрения  которых накоплен в разных турфирмах, как правило, гарантируют отсутствие узких мест;

     • дружелюбность, простота, стандартность  интерфейса. Интерфейс — способ общения человека и программы, поэтому к нему предъявляется ряд требований, в частности, простота, понятность, дружелюбность (реагирование на ошибки подсказками), стандартность (обеспечение одинаковых для всех частей программного комплекса методов и правил управления);

     • приемлемая стоимость информационной технологии управления турфирмой и  ее обслуживания. Полная стоимость  автоматизации турфирмы складывается из стоимости программного обеспечения, техники, обучения, услуг обслуживания и т.д. В этой стоимости можно выделить сумму, которая сразу будет израсходована на приобретение техники и программного продукта, и сумму постоянных расходов на обслуживание техники и программного продукта. Сравнивать разные информационные технологии следует только по их полной стоимости или стоимости владения.

      Существующие  в настоящее время программы  автоматизации работы турфирм можно  условно разбить на три класса:

     1) программы автоматизации работ,  которые обеспечивают внутреннюю  деятельность турфирмы, без автоматизации  поддержания внешних взаимосвязей. Предполагается создание локальной  вычислительной сети, баз данных, которые располагаются на центральной мощной машине-сервере, куда обеспечивается сетевой доступ пользователей с их автоматизированных рабочих мест;

     2) программы автоматизации включают  возможности программ 1-го класса, а также позволяют туроператору  осуществлять модемную связь  в пакетном режиме с другими турагентствами;

     3) программы автоматизации, базирующиеся  на использовании глобальных  телекоммуникационных сетей. В  этом случае базы данных о  турпродукте той или иной турфирмы  размещаются в информационных  узлах глобальной сети и для  всех пользователей сети обеспечивают удаленный доступ в режиме online. В настоящее время на российском туристском рынке для автоматизации турфирм активно продвигаются типовые информационные технологии управления, основной целью которых является обслуживание деятельности этих турфирм.

      Типовая информационная технология управления должна отвечать следующим требованиям:

• соответствовать  нормам российского законодательства;

    • охватывать все стороны производственно-хозяйственной и финансовой деятельности турфирмы, обеспечивая при этом:

функциональную  полноту — обеспечение отдельной программой (подсистемой или модулем) автоматизации наиболее полного набора функций любого подразделения турфирмы,

эффективность — высокую производительность автоматизированной системы при выполнении всех функций,

комплексность — обеспечение тесной взаимосвязи (интегрированности) отдельных модулей,

модульность — завершенность отдельной программы (модуля, подсистемы), возможность закупки и освоения программ, входящих в программный комплекс по частям,

гибкость  и открытость архитектуры  — возможность дополнения системы новыми модулями, вписывающимися в общую структуру уже установленной системы управления,

масштабируемость  — одинаково эффективное функционирование при любых объемах обрабатываемой информации и вне зависимости от числа участников процесса;

• быть современным и конкурентоспособным  информационным продуктом в своем  классе, используя:

1. современные передовые технологии туристского бизнеса,
2. передовые информационные технологии;

   • иметь возможность модернизации программ в связи с высокими темпами научно-технического прогресса, который обусловливает изменение оборудования и технологий;

   • обеспечивать надежность и безопасность хранения данных, иметь защиту от несанкционированного доступа как по отдельным технологическим операциям, так и по системе управления в целом, а в случае несанкционированного доступа уметь обнаруживать его;

   • иметь гибкую и быструю настройку  параметров на особенности конкретной турфирмы;

   • иметь фирменную техническую поддержку (проведение консультаций, семинаров, организация «горячей линии», выезд специалиста, доступность новых версий программного обеспечения, стоимость которых значительно ниже, чем первая покупка программного обеспечения);

   • обладать мощным статистическим и аналитическим блоками для оперативного анализа деятельности турфирмы и принятия стратегических решений, что особенно важно в условиях конкурентной борьбы;

   • применяться на базе архитектуры  «Клиент-сервер», обеспечивая обработку информации, находящейся в разных местах, без потерь производительности⁷.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Системы бронирования и резервирования

     В настоящее время сложно представить  себе бронирование авиа- или железнодорожных  билетов, резервирование мест в гостиницах, прокат автомобилей без использования компьютерных систем.

      Крупные компании в США с 60-х годов XX в. начали разрабатывать системы резервирования для бронирования мест на авиарейсы. Авиакомпании США рассматривали  данные автоматизированные системы  управления как средство для повышения объемов продаж.

      Возросшая популярность авиаперевозок привела  к необходимости создания авиакомпаниями громадных центров резервирования, задачей которых была ручная обработка  поступающих по почте, телефону и телеграфу заказов на бронирование от туристских агентов и конечных клиентов.