Информация в управление

Федеральное государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

СЕВЕРО-ЗАПАДНАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ФИЛИАЛ  В г. ВЕЛИКИЙ НОВГОРОД 

кафедра Государственное и муниципальное управление 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

ПО КУРСУ: «Государственного управления» 

НА ТЕМУ: «Информация в управлении» 
 
 
 
 
 

РАБОТУ  ВЫПОЛНИЛ

СТУДЕНТ ГРУППЫ:

4-07 нвг

Носова  Е.В. 
 

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: 
 
 
 
 
 

Великий Новгород

2010 
 
 

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Развитые  страны в настоящее время переживают информационно-компьютерную революцию. Социальный прогресс связан с интенсивным  накоплением интеллектуального  потенциала – информации. Обеспечение информацией столь же необходимо для различных видов человеческой деятельности, как и обеспечение энергетическими, материальными и кадровыми ресурсами. Более того, информация становится приоритетным ресурсом развития и в сфере производства, и в сфере обращения, обмена.

      Информационная  деятельность и информационная индустрия  выступают доминирующими факторами  общественного прогресса и становления  информационной цивилизации.

      Проблема информации является общенаучной, а категория информации плодотворно используется при исследовании информационного аспекта природы, общества и познания. Понятие «информация» из обыденного представления как «сведения», характерного первоначально для социально-гуманитарных наук, получило существенное развитие в сфере технических, естественных и социально-экономических наук, вышло за рамки специальных областей знания, в том числе и информатики, превратилось в общенаучную категорию и становится одним из фундаментальных понятий науки, компьютерной индустрии информации, информационной картины мира.

      Коммерческий  мир – сложное явление, которое  носит вероятностный, многомерный  характер.

      Как бы ни был велик опыт человеческой деятельности, в частности предпринимательской, какой бы оригинальной ни была индустрия  предпринимателя, коммерсанта, сколь бы удачливы они ни были, в любом случае им необходима полная и объективная информация о динамично развивающемся рынке товаров и услуг.

      Огромная  социальная значимость и масштабы предпринимательской  деятельности требуют от ее участников серьезной подготовки, умения грамотно вести дело в соответствии с мировыми стандартами.

      Объектом  исследования данной работы выступает информационное обеспечение в системе управления.

      Предметом исследования данной работы являются вопросы организации и механизмы информационного обеспечения в деятельности органов управления и их структурных подразделений.

      Целью данной работы является анализ системы информационного обеспечения деятельности органов управления и определения основных проблем и перспектив развития информационно-аналитического обеспечения организации.

      Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

      1. Изучить содержание и основные  особенности системы информационного  обеспечения органов управления.

      2. Рассмотреть основные организационные формы управленческих контактов.

      3. Дать характеристику конкретного  предприятия – объекта исследования.

      4. Проанализировать существующую  систему информационного обеспечения  функционирования ОАО «Контур».

      5. Обозначить проблемы и перспективы  совершенствования процесса коммуникаций в ОАО «Контур». 
 
 
 
 
 

      1. Теоретическое  исследование информации как  стратегического ресурса для  компании

      1.1 Информация и  ее роль для эффективного функционирования  организации 

      Информация – это совокупность каких-либо сведений, характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму. Она составляет основу управления. Управленческая информация – это часть социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию государственно-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий.

      Можно выделить следующие источники, объективно порождающие управленческую информацию:

      1. Нормы законодательных и иных  актов, уполномочивающие организации  и служащих на принятие определенных  решений или совершенствование управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);

       2. Обязательные указания вышестоящих  организаций, подлежащих исполнению  нижестоящими и обеспечивающие  реальность управления (директивная управленческая информация);

      3. Факты, отношения, выявляемые  в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах управления);

      4. Проблемные, конфликтные, экстремальные  и иные сложные ситуации, нуждающиеся  в оперативном и активном сильном вмешательстве должностных лиц (управленческая информация о кризисных состояниях общественных процессов).¹

      О последних источниках надо сказать  подробнее, поскольку они предполагают выработку заранее соответствующих  алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы модели быстрого и энергичного поведения конкретных организаций и должностных лиц.

      Проблемная  ситуация возникает тогда, когда  обнаруживаются серьезные отклонения от заданных параметров деятельности управленческих объектов или подчиненных управляющих компонентов, появляются сомнения в возможностях достижения поставленных целей, особенно если речь идет о взаимосвязанной, кооперированной деятельности множества людей, становится явной необходимость в изменении заданных целей и параметров деятельности. Эта ситуация порождается диалектикой жизни, извечной несогласованностью между стабильностью и изменчивостью, старым и новым. В информационном отношении проблемная ситуация опирается (должна опираться) на первичные, фактологические сведения и данные, ибо каждый уровень обработки (передачи) ее преломляет, изменяет, интерпретирует, в результате чего в момент принятия необходимого решения она во многих случаях воспринимается иначе, чем есть на самом деле.

      Конфликтная ситуация, состоящая в возникновении  противоречий, неразрешимых самостоятельно участниками управленческих и иных отношений, предполагает поиск специальной  информации и использование в  этих целях специальных форм и методов. Такая информация призвана обеспечивать объективный подход к выявлению, анализу и оценке причин конфликта, независимые экспертные заключения, достоверное знание позиций и мнений конфликтующих сторон, обоснованное привлечение действующих правовых норм. Самыми важными при разрешении конфликтных ситуаций являются устранение причин противоречий, разногласий, столкновений и введение их в русло позитивных, компромиссных взаимоотношений, а также создание гарантий преодоления конфликта и недопущения его в будущем.

      В экстремальной ситуации, которая  возникает при стихийных бедствиях, авариях, массовых беспорядках, провоцируется  организованной преступностью, организации, должностные лица должны действовать в условиях обрывочной, частичной информации и высокой динамики происходящих процессов. Но и здесь следует стремиться к получению возможно большего объема достоверной первичной информации, собранной, так сказать, по «горячим» следам, тогда и решения, и действия будут более точными и адекватными ситуации.

      Все источники управленческой информации имеют важное значение для надлежащего управления. В каждой организации и по каждой должности информацию, идущую сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали (координирующую) целесообразно связывать в «тугой» узел, обеспечивающий реализацию соответствующих полномочий.

      В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла, и кто бы на выступал ее носителем, непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности.

      Актуальность  означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует  задачам сегодняшнего дня и может  способствовать их решению. Часто именно актуальность обуславливает возможности информации.

      Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события  и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой  очень сложный познавательный и  аналитический процессы и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур.

      Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных  вопросов, глубоко и всесторонне  раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.

      Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок.

      Аутентичность обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами и иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации.

      В массиве управленческой информации, обеспечивающей управление, первостепенное место принадлежит той ее части, которая содержится в управленческих решениях. Именно в них, с одной  стороны, фиксируются выявленные потребности, интересы и цели в управлении, описываются обстоятельства, факторы и причины, вызывающие необходимость формирования и реализации определенных управляющих воздействий, указываются конкретные ресурсы, возможности для изменения управленческой ситуации, а с другой – выдвигаются требования и положения, нормы и правила, определенные действия, которые необходимо соблюдать и осуществлять в целях улучшения состояния какого-либо управляемого процесса, явления, отношения. Поэтому сила и результативность управленческих решений всецело зависят от того, какова управленческая информация и как она в них изложена.

      Информационные  качества управленческих решений представляют собой сгусток информации, заключенный  в решении, отражающий определенную управленческую ситуацию, задачу, проблему и содержащий «заряд» (потенциал) управляющих воздействий, призванный перевести их на новый уровень. Здесь вполне проявляется возможная и реальная обусловленность, обоснованность и эффективность управленческих решений.

      С точки зрения информации, заложенной в управленческих решениях, к ним предъявляются следующие требования.

      Прежде  всего, необходимо, чтобы управленческое решение и в констатирующей, и  в резолютивной части отличалось полнотой информации, относящейся как к анализу и оценке, так и к последующему изменению, развитию рассматриваемого вопроса. Учитывая сложность управленческих проблем, на практике стремятся отразить в одном решении лишь их отдельные аспекты, стороны, взаимосвязи. Так легче готовить и принимать решения. Но при этом упускают из виду, что главный смысл информации в управленческом решении связан с будущим, с его влиянием на управленческие процессы. Для их преобразования как раз и нужна полная информация, выраженная в управленческом решении.

      В органической связи с полнотой информации выступает требование плотности и чистоты записи информации. Имеется в виду количество записанной информации на единицу площади письменно выраженного управленческого решения. Плотность записи информации предполагает, что в тексте решения содержаться лишь те сведения, данные, нормы и требования, которые имеют непосредственно управленческий смысл и прямо относятся к соответствующему вопросу. Все, что косвенно касается данного решения, должно оставаться за его рамками.²