Информация в управление

      Очень важно соблюдать требования о внутренней согласованности информации в каждом конкретном управленческом решении.

      Поскольку решения являются основной формой выражения  и закрепления управленческой деятельности и постоянно принимаются, дополняя, развивая или отменяя друг друга, то необходимо, чтобы информация, заложенная в каждом решении, имела системный характер, была содержательно и концептуально связана с предыдущими, ранее изданными и действующими актами, и с теми, которые предполагается или планируется принять. Соблюдение требований системности информации способствует выработке единого, типового и наиболее эффективного подхода к разрешению определенных проблем, позволяет на практике, причем в разных условиях, проверять рациональность различных элементов управленческой деятельности и отбирать из них лучшие. Системность информации, заключенной в управленческих решениях, служит также одной из необходимых предпосылок для формирования информационных систем на базе современной техники. Системность информации, наконец, экономит усилия, средства и время в управлении.

      Рассматривая  информационные требования к управленческим решениям, нельзя не выделить требование представления содержания решения  в четкой логической форме, в модели действительного разрешения поставленного вопроса или проблемы. Плохо, когда в управленческих решениях много отсылочной информации к прошлому, к другим актам либо к будущему, когда вместо рассмотрения и выводов по существу даются поручения изучить вопрос, внести в перспективе предложения, разработать необходимые документы, положения и т.д.

      Проблема  информационных качеств управленческих решений не ограничивается принятием  информационно насыщенных актов, она  проходит и в этап их реализации, поскольку именно в нем проявляется  действенность информационного  содержания управленческих решений. Здесь тоже существуют условия, соблюдение которых способствует сохранению информационных импульсов и доведению их до места назначения:

      А) передача информации, заключенной в  управленческом решении. Важное значение имеют как быстрота передачи, так и сохранение аутентичности информации при ее передаче. Быстрота передачи информации прямо связана с рациональностью и эффективностью управления, поскольку замедление, тем более существенное, ведет к потере информации, ее устареванию, снижению ее организующее-регулирующих возможностей. Необходимо управленческие решения как можно быстрее направлять непосредственно исполнителям.

      Б) понимание, комментирование информации, выраженной в соответствующем управленческом решении. На первый взгляд все кажется просто: взять решение, прочитать и исполнить. Но в реальности возникает немало трудностей из-за того, что исполнители порой не понимают или неадекватно понимают смысл соответствующих решений, по-своему интерпретируют предъявляемые к ним управленческие требования.

      В) организация обратных информационных связей, оперативного информационного  контроля, позволяющих своевременно и достоверно знать о том, как  прошла передача информации, как она  сохранилась и понята, как воспринята, усвоена и принята к исполнению. Такое знание создает возможности для повторного разъяснения, дополнительного комментирования, гарантирующего правильное начало реализации решения. Попутно следует отметить, что этап исполнения управленческих решений имеет и множество других аспектов, кроме информационного.

      Известно, что в управлении циркулирует  огромная по объему, разнообразию и  динамике информация. Одна ее часть  носит непосредственно управленческий характер, связана с формированием  и реализацией управляющих воздействий, другая – по масштабам, очевидно, значительно большая – выражает взаимосвязи государства с обществом, его многочисленными проявлениями, с потребностями и интересами миллионов граждан. В данном случае речь идет об организации управленческой информации, хотя сказанное может быть соотнесено и с информацией вообще.

      Сейчас  признано не только у нас, но и за рубежом, практически во всех развитых государствах, что существует очень  сложная проблема упорядочения управленческой информации, которая для своего решения  требует общенациональных усилий. В нескольких странах уже приняты законы о «борьбе с бумажной работой», но до недавнего времени не было почти никаких сдвигов к лучшему. Следует назвать несколько направлений совершенствования организации управленческой информации, не требующих особых капиталовложений или сверхусилий и находящихся в пределах сегодняшних возможностей управляющей системы.

      Прежде  всего, речь идет о движении управленческой информации и ее параметрах. Как  можно полагать, самым насущным вопросом движения управленческой информации является сжатие ее объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной. Конечно, непросто сказать, что информации достаточно и она адекватно отражает определенные явления, отношения и процессы.

      Как уже отмечалось, необходимо исходить из одного принципа: характер и объем управленческой информации должны соответствовать компетенции организаций, функциям и полномочиям должностей.

      Важная  роль в организации движения управленческой информации принадлежит обогащению содержания единицы информационных материалов: введению в них лишь тех данных, сведений и показателей, которые обладают информационными признаками, актуальными для управленческих решений и действий. В принципе для управления нужны данные, сведения, показатели, которые, во-первых, отражают качественные характеристики явлений, процессов, отношений, причем связанные главным образом с их сущностью, социальной ценностью, и, во-вторых, непосредственно раскрывают конкретные явления, процессы, отношения. Это, бесспорно, не понижает роли статистики и статистических закономерностей, но еще раз подчеркивает, что и для статистики качественные данные гораздо надежнее и приемлемее, чем количественные. В настоящее время особое значение приобретает обработка показателей, признаков, характеризующих уровень и темпы научно-технического прогресса, рост производительности труда, снижение издержек, затрат, повышение качества продукции, социальное развитие. Россия открылась миру, и, следовательно, все критерии и показатели, применяемые в развитых странах, должны использоваться и у нас.

      Необходимо  далее четко структурировать  управленческую информацию. Ведь информация должна двигаться таким образом  и иметь такие параметры, чтобы удовлетворять информационные потребности организаций, должностных лиц и других участников управленческих процессов. Словом, управленческая информация должна иметь ту же структуру, что и организационная структура управления, и обслуживать ее.

      Совершенствование работы с информацией в указанном  направлении в том, чтобы сосредоточить ее поток (входящий и исходящий) в руках руководящего звена и подчинить его исключительно реализации компетенции организаций. Тогда и руководители будут подходить к ней более избирательно, критически и ответственно.

      Заслуживают внимания информационные аспекты принципов двойного подчинения и линейно-функционального. Достоинства названных принципов зависят от того, как они уравновешены в соответствующих направлениях. Отсюда актуальность анализа содержания, объема и целесообразности управленческой информации, идущей по указанным каналам. Каждый из них должен нести свою информацию, отражающую, с одной стороны, проблемы кооперации, горизонтальной концентрации, а с другой – специализацию, дифференциацию управления.

      В структуризации управленческой информации в последнее время заслуженное значение отводится независимой и объективной экспертизе. Именно она призвана определять качество и актуальность информации.

      Обоснованной  формализации работы с управленческой информацией благоприятствует использованием научных процедур и правил отбора, анализа и оценки информации. Особо актуальна методология системного подхода, обеспечивающая согласованное познание многих явлений и процессов, их классификацию и субординацию, выявление в них определенных объективных закономерностей и отношений.

      Состояние информационного обеспечения управления во многом зависит от распределения  информации внутри организации и  ее качества. На первом месте здесь  стоит информационное обслуживание руководителей или руководящего звена. Эта категория должна очень хорошо владеть информацией, входящей и исходящей. На второе место можно поставить вопрос о распределении информации между должностными лицами, в частности о том, должен ли кто-либо еще, кроме непосредственного исполнителя, знакомиться с соответствующей информацией. Руководитель может и должен маневрировать движением информации в возглавляемой организации, не допускать, чтобы кто-либо монопольно владел какой-либо информацией, так распределять информацию, чтобы она всегда рассматривалась объективно. Необходимо также добиваться доступности информации для всех должностных лиц этого органа, что способствует  лучшему исполнению служебных функций.

      В информационной работе весомое место  принадлежит контролю за информацией, точнее, контролю за воплощением в  жизнь тех интересов, требований и т.д., которые выражены и закреплены в информации. Можно назвать такие направления контроля информации: контроль за аутентичностью понимания содержания информации; контроль за соответствующим движением информации; контроль за превращением содержания информации в социальную практику; контроль за соответствием отчетной информации директивной. Руководители организаций, специальные контрольные подразделения последних должны придавать контролю информации непрерывный характер. Особенно важно, чтобы в центре контроля находились обратные связи в информационных потоках.

      В обществе в целом и в управлении в частности всегда существовала и в каждый данный момент существует определенная информационная система, охватывающая саму информацию, формы, методы и средства ее обработки и людей, включенных в информационные процессы. Поэтому когда говориться о создании и совершенствовании информационной системы управления, то имеется в виду не просто система, функционирование которой связано с формированием, регистрацией, сбором, обработкой и хранением информации, отражающей состояние определенных объектов и субъектов в их динамике, а качественно и принципиально новое явление.

      Во  всем мире за последние 10-15 лет произошел  буквально прорыв, характеризующийся в общем двумя моментами:

      А) необычайным увеличением объемов, разнообразия и динамики информации, введенной в человеческую жизнедеятельность  и используемой в целях ее качественного преобразования и

      Б) созданием таких информационных средств и технологий поиска, фиксации, систематизации и передачи информации, которые в корне изменили все информационные процессы и интеллектуальное представление о них.

      Возникла  довольно густая и все уплотняющаяся  мировая сеть информационных коммуникаций, позволяющая людям состоять в постоянном и оперативном взаимодействии, находясь за тысячи километров друг от друга. На повестку дня поставлен вопрос становления информационного общества, единого информационного пространства изменения источников и ресурсов развития, формирования новой геополитической ситуации на планете.

      В контексте поставленного вопроса  – информационная система управления – речь идет не столько о технической  стороне (компьютеры, средства связи) информационного  обеспечения управления, чем порой  теоретически и практически ограничивается этот вопрос, сколько о построении качественно новой системы управления. Механизация, автоматизация, компьютеризация управленческой деятельности улучшают, конечно, обработку информации, но не влияют Лии слабо влияют на актуальность и действенность управленческих решений и организационно-управленческих  мероприятий.

      Здесь необходим давно назревающий  интеллектуальный перелом, состоящий  в понимании современной ситуации и овладении ее возможностями. До сих пор в мышлении, в том  числе и в области управления, сказывается механистическо-количественный подход, при котором основой всего считается количество и мощность механизмов, агрегатов. Машин, технических средств и созданных ими технологий.

      Между тем переход к информационному  обществу требует совершенно иного мышления, радикальной смены парадигм. Все упирается в уровень, содержание и ценностные ориентиры совокупного российского интеллекта. Гениальность и порядочность отдельных лиц и единичные прорывы к высотам человеческой мысли не меняет общего положения. Компьютеры при всей многогранности их функций не заменяют человека, ибо только он мыслит и чувствует. И сколько бы погружаться в виртуальный мир, все равно человек живет в реальном мире и крепко стоит ногами на земле.