Связи с общественностью

Смысл статьи в том, что связи с общественностью в особенности настраиваются на центр и цели ИМК и они вносят большой вклад, как и извлекают пользу из концепции ИМК. Так как ИМК направлена на всеобщий корпоративный или brand-имидж, важно обращаться к связям с общественностью за более широким пониманием того, как создаются впечатления. К факторам организационной коммуникации, таким как взаимодействие, мотивация и вовлеченность, часто обращаются в PR-программах и PR-практики могут быть теми людьми в организации, которые наиболее компетентны для работы в качестве инициаторов изменений — решающей задачи в создании и управлении ИМК программами.

Другими словами, программа ИМК в Колорадо говорит о необходимости полной широты связей с общественностью для программ интегрированной коммуникации. Связи с общественностью имеют множество возможностей для вклада – многое в ИМК, фактически, основано на теориях PR и практическом опыте PR – но многое также нужно позаимствовать из ИМК концепций в отношении способов расширения ее сферы влияния и разработки более эффективного стратегического планирования, также как и более эффективного выполнения этих планов.

Изучив организацию работы Отдела, можно выделить следующие проблемы:

1. Основная PR–деятельность  сводится лишь к взаимодействию  со СМИ, а также выпуску новостного  бюллетеня, вследствие чего отдел  осуществляет взаимодействие только  с некоторыми целевыми аудиториями.

2. При изучении должностных  обязанностей сотрудников отдела  были выявлены одинаковые направления  и функции деятельности, поэтому  очень трудно составить оценку  эффективности деятельности отдела  по связям с общественностью.

Для решения этих проблем можно предложить следующие пути оптимизации работы отдела по связям с общественностью:

Для осуществления деятельности отдела по связям с общественностью необходимо усовершенствовать нормативный документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения «Отдел по связям с общественностью», в котором могут быть отражены направления, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности отдела по связям с общественностью.

Отдел по связям с общественностью может функционировать в следующих направлениях:

·  Формировать, корректировать и изменять общественное мнение с помощью средств убеждения с целью усиления влияния администрации;

·  Первично информировать население о деятельности администрации (цели, задачи, направления, социальная политика, традиции, культурные особенности и др.), а также поддерживать с ним доброжелательные отношения;

·  Формировать чувство сопричастности у населения к деятельности администрации;

·  Формировать и поддерживать положительный имидж в глазах внутренней и внешней общественности.

В положении отдела по связям с общественностью можно включить следующие задачи:

·  Постоянно формировать и поддерживать имидж, в том числе деловую репутацию администрации через проведение PR-кампаний.

·  Подготавливать и представлять руководству администрации информационно-аналитические материалы о состоянии и перспективах развития связей организации с общественностью.

·  Внедрять новые методы и формы для усовершенствования организации работы отдела по связям с общественностью.

·  Принимать участие в пределах своей компетенции в подготовке и оглашении управленческих решений руководства администрации.

·  Повышать квалификацию сотрудников организации в области PR.

Также отдел по связям с общественностью может выполнять следующие функции:

·  Исследование. Подразумевает сбор, обработку и анализ экономической, общественной, политической и социальной информации, выявление факторов, которые могут повлиять на деятельность администрации и ее восприятие в общественном мнении; проведение контент-анализа, а также изучение возможности сотрудничества со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области PR

·  Информирование. Включает в себя подготовку информационно-аналитических материалов по вопросам деятельности администрации в области связей с общественностью, распространение информационно-рекламных материалов о деятельности администрации.

·  Планирование. Включает в себя разработку концепции внешней и внутренней политики администрации в области связей с общественностью, разработку и реализацию перспективных и текущих программ, направленных на эффективное осуществление связей администрации с общественностью, разработку официального интернет-сайта администрации и других информационных материалов, а также бюджетирование.

·  Организация и реализация. Обеспечивает постоянную и эффективную двустороннюю связь руководства организации с различными группами общественности, средствами массовой информации, юридическими лицами, формирует благоприятного социально-психологического климата внутри организации.

·  Экспертная. Взаимодействие со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области Public Relations, координация и контроль их деятельности в соответствии с условиями договора.

·  Координирующая. Подразумевает координацию действий PR-отдела с другими структурными подразделениями. Может включать: разработку и планирование рекламной стратегии организации, проведении отдельных мероприятий, направленных на ее реализацию; с отделом маркетинга решать задачи сбыта и обеспечения информационно-рекламной поддержки при разработке и реализации концепции продвижения на рынок товаров и услуг.

Для каждого сотрудника необходимо разработать должностные инструкции. В инструкции необходимо определить общие функции деятельности специалиста (которые помогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников), а также специализированные, в соответствии с областью PR-деятельности специалиста.

Должностные обязанности начальника отдела по связям с общественностью могут быть следующими:

Цель работы: Разработка и координация комплекса мероприятий по формированию и поддержанию связей с общественностью, обеспечивающих необходимую доходность и прибыльность деятельности администрации, интеграция усилий всех субъектов, заинтересованных в достижении поставленных целей, формирование и поддержание благоприятного имиджа компании в глазах общественности.

Основные направления:

1. Разработка и воплощение  стратегических и детальных планов  по всем направлениям PR-деятельности  в рамках задач, поставленных  руководством администрации. Определение  роли всех заинтересованных субъектов  в достижении поставленных целей, механизмов их интеграции в  общую концепцию PR- деятельности.

2. Разработка PR-идеи администрации, отражающей суть задач, а также  разработка оригинальных идей  новостного фона администрации  и массовых акции.

3. Контроль над выполнением  планов мероприятий сотрудниками  отдела.

4. Наблюдение за внешней  средой и анализ общественной  реакции на деятельность администрации  для разработки мероприятий, способствующих  достижению основных целей работы.

5. Прогнозирование социально-политических  процессов в аспектах, так или  иначе касающихся деятельности  администрации.

6. Коммуникации с лидерами, создающими общественное мнение - политики, деятели культуры и  др.

7. Подготовка к согласованию  с руководством бюджетов по  проведению работ.

8. Экономическое распределение  и контроль над использованием  финансовых средств.

9. Утверждение выбора  сторонних организаций для проведения  необходимых работ.

10. Анализ результатов, полученных  в ходе реализации комплекса PR- мероприятий и эффективности PR-кампаний  в целом.

11. Разработка стандартов  отчетов по проведению PR-кампании.

12. Оперативный контроль  над ежедневной работой PR-отдела.

13. Оказание помощи и  обеспечение консультаций по  запросам внутренних структурных  подразделений компании.

14. Разработка раздела PR при  подготовке бизнес-плана компании.

15. Разработка и поддержание  имиджа руководителя администрации.

Общие должностные обязанности специалиста по связям с общественностью.

1. Выполняет работу по  реализации информационной политики  администрации в целом и отдельных  ее этапов, выносит предложения  по ее корректировке.

2. Участвует в разработке  конкретных планов по реализации  внутренней и внешней информационной  политики администрации.

3. Обеспечивает постоянную  работу и поддерживает контакты  с журналистами и представителями  общественности, знакомит их с  официальными решениями и приказами  руководства администрации/организации, готовит ответы на официальные  запросы, следит за своевременным  распространением информационных  материалов.

4. Осуществляет разработку  содержания и организует проведение  брифингов, пресс-конференций и других  мероприятий и акций информационно-рекламного  характера, проводимых с участием  журналистов и представителей  общественности, обеспечивает их  комплексное информационное и  организационное сопровождение.

5. Готовит пресс-релизы  и другие информационные материалы  для журналистов, тексты публикаций  и сообщений в средствах массовой  информации, проводит мониторинг  электронных и печатных СМИ, участвует  в подготовке информационно-аналитических  материалов для внутреннего пользования.

6. Участвует в разработке  формы и содержания информационно-рекламных  материалов, готовит тексты для  корпоративного издания.

7. Участвует в подготовке  заданий для социологических  исследований, составлении итоговых  отчетов.

8. Выполнят работу по  сбору, хранению, использованию и  распространению информационных  материалов и составлением базы  данных администрации.

9. Содействует эффективной  работе внутренних каналов коммуникаций  между подразделениями администрации.

10. Вносит предложения  по массовым мероприятиям, специальным  проектам, спонсорству и другим  общественным акциям, обеспечивающим  репутацию администрации.

11. Обеспечивает исполнение  решений начальника отдела по  связям с общественностью, своевременно  информирует его о текущем  ходе работ и результатах.

Должностные обязанности специалиста в области связей с государственными органами (GR)могут содержать следующее:

·  Определение и анализ потребностей администрации в сфере взаимодействия с органами государственной власти.

·  Координация выстраивания отношений администрации с органами государственной власти.

Должностные обязанности специалиста по внутрикорпоративному PR могут содержать следующее:

·  Поддержание духа единой и сплоченной команды профессионалов, объединенных корпоративной идеей или философией;

·  укрепление кадрового состава, поиск и выявление талантливых сотрудников;

·  предотвращение утечки кадров и нейтрализация конфликтных ситуаций в коллективе;

·  реализация функции "предохранительного клапана" — в ходе неформального общения выявляются назревающие проблемы или кризис;

·  участвовать в дальнейшем развитии у сотрудников чувства корпоративной гордости;

·  дальнейшее развитие корпоративной культуры;

·  повышение качественных и количественных показателей работы персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

Помимо должностных инструкций деятельность сотрудников по связям с общественностью также может регламентироваться следующими нормативными документами:

закон о печати и СМИ, авторское право; приказы и распоряжения высшего руководства администрации в пределах своей компетенции; Нормативно-методические документы администрации по документационному обеспечению управления; состав информации, являющейся служебной и коммерческой тайной, порядок ее использования и защиты; инструкции по безопасности труда; «Правила внутреннего трудового распорядка для персонала.

Для привлечения талантливых и активных потенциальных кадров можно использовать студенческие конкурсы среди ВУЗов, а также специальные мероприятия внутри администрации.

Прибегнуть к помощи PR-агентства можно в следующих случаях: проведение более глубокой аналитической работы, помощь в проведении масштабных специальных мероприятий.

Местное самоуправление – форма осуществления народом своей власти, обеспечивающая самостоятельное и под свою ответственность решение населением непосредственно и (или) через органы местного самоуправления вопросов местного значения исходя из интересов населения.

Учитывая социальный характер деятельности органов местного самоуправления, связи с общественностью призваны осуществляться с учетом социальной ответственности, что также раскрывает морально-нравственную компоненту связей с общественностью в органах местного самоуправления.

Приоритетным направление в работе с населением является деятельность, направленная на вовлечение этой группы в реализацию государственных и местных программ. Население в своих поступках руководствуется личностными предпочтениями и обстоятельствами.

Проект «Развивающий отдых для наших детей»

Проект «Развивающий отдых для наших детей» подразумевает проведение акции «Полезное дело – хороший отдых» и игры «Зарница».

Продолжительность проекта – 5 месяцев.

Начало проекта 01.04.2011 г.

Конец проекта 01.09.2011 г.

В первую очередь, будет проведена акция «Полезное дело – хороший отдых», чтобы привлечь внимание общественности. Суть данной акции заключается в том, что в школе дети делают общественно полезное дело (посадить дерево, помочь ветеранам и т.д.), все это оформляется в специальном альбоме, который передается как эстафета от школы к школе.