Связи с общественностью

Специалист по связям с общественностью назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя администрации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Специалист по связям с общественностью непосредственно подчиняется руководителю структурного подразделения.

Выполняет работу по реализации политики организации в области связей с общественностью и отдельных ее этапов. Участвует в разработке конкретных планов внутренней и внешней политики организации в области связей с общественностью. Осуществляет постоянное взаимодействие и поддерживает контакты с представителями средств массовой информации и общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства организации, подготавливает ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов о деятельности организации. Участвует в подготовке и проведении брифингов, пресс-конференций, других мероприятий и акций информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение. Готовит пресс-релизы и другие информационные материалы для представителей средств массовой информации, проводит мониторинг электронных и печатных средств массовой информации, участвует в подготовке информационно-аналитических материалов для внутреннего пользования. Разрабатывает информационно-рекламные материалы, готовит тексты для корпоративного издания, официального WEB-ресурса организации. Участвует в подготовке заданий для социологических исследований и составлении итоговых отчетов по результатам проведения мероприятий информационно-рекламного характера. Выполняет работу по сбору, хранению, использованию и распространению информационных материалов, подготовке документов для сдачи в архив. Обеспечивает исполнение решений руководства, своевременно информирует его о текущем ходе работ и их результатах.

Специалист по связям с общественностью имеет право:

1. вносить предложения  руководству по вопросам организации  и условий труда;

2. пользоваться информационными  материалами и нормативно-правовыми  документами, необходимыми для исполнения  своих должностных обязанностей;

3. проходить в установленном  порядке аттестацию с правом  на получение соответствующего  квалификационного разряда;

4. повышать свою квалификацию.

Специалист по связям с общественностью пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Специалист по связям с общественностью несет ответственность за:

1. осуществление возложенных  на него должностных обязанностей;

2. организацию своей работы, своевременное и квалифицированное  выполнение приказов, распоряжений  и поручений руководства, нормативно-правовых  актов по своей деятельности;

3. соблюдение правил внутреннего  распорядка, противопожарной безопасности  и техники безопасности;

4. ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями;

5. соблюдение трудовой  и исполнительской дисциплины  подчиненными ему работниками (при  их наличии), качественное и своевременное  выполнение ими своих функциональных  обязанностей;

6. оперативное принятие  мер, включая своевременное информирование  руководства, по пресечению выявленных  нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности  администрации, его работникам и  иным лицам.

За нарушение нормативно-правовых актов специалист по связям с общественностью может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

 

2. Связь с общественностью  в государственных организациях  и местных органах власти

2.1 Западный опыт работы  отделов связи с общественностью

Связь с общественностью – искусство и наука анализа тенденций развития общественных отношений

- Информационные службы  при правительственных организациях  призваны решать две задачи  – просвещать граждан относительно  деятельности государственных институтов  и информировать лиц, принимающих  решения, о реакции общественности  на проводимую или намеченную  политику

- Главная цель информационных  служб местных органов власти  – развивать гражданское самосознание  и пробуждать у населения активный  интерес к проблемам местного  самоуправления

Установление эффективных связей с общественностью («public relations» - PR) – неотъемлемая часть современного стиля управления в государственных организациях и местных органах власти в странах Запада. Основная задача «public relations» - формирование общественного мнения по широкому спектру проблем, касающихся деятельности правительства и местных органов власти, развития экономики, изменения межгосударственных отношений, а также проведение соответствующих исследований и сбор статистических данных. Специалисты насчитывают сегодня свыше 500 определений понятия «public relations». По мнению многих экспертов, самое удачное из них содержится в Мексиканском заявлении, с которым выступили представители более 30 национальных PR-ассоциаций в августе 1989 г. в Мехико: «public relations» - это искусство и наука анализа тенденций развития общественных отношений, а также выдача рекомендаций руководству организаций и осуществление программ действий в интересах и организаций, и общественности.

При всем разнообразии интерпретаций большинство авторов сходятся в следующем:

- «public relations» - одна из функций управления, способствующая установлению и поддержанию взаимопонимания и сотрудничества между организациями и общественностью;

- важнейшее направление  деятельности PR-служб – обеспечение  руководства организации необходимой  информацией о состоянии общественного  мнения;

- основными формами деятельности PR-служб являются открытое общение  путем личных контактов и с  помощью СМИ, а также организация  научных исследований;

- PR-специалисты выступают  в роли советников руководителей  организации, помогающих им представить  свои программы в качестве  приемлемой для общества политики  и получить его поддержку;

- в конечном счете связь с общественностью призвана обеспечить гармонизацию частных, общественных и государственных интересов.

Основные направления деятельности государственных служб по связям с общественностью

В государственных организациях работа PR-специалистов имеет свою специфику. Если в частном секторе они адресуются к достаточно узким группам, выступающим в роли потребителей определенной продукции или услуг, то в государственных организациях поле их профессиональной деятельности резко расширяется – в идеале необходимо охватить вниманием все группы общества. Столь широкая социальная база требует очень высокой квалификации и предполагает особую постановку профессиональных целей. На первый план выходит несколько основных направлений:

- изучение сложного спектра  общественного мнения всех социальных  групп, дифференциация их ожиданий  от государственных институтов  и определение лидирующих тенденций  в развитии общественного мнения;

- выработка рекомендаций  для руководства государственных  организаций и проведение мероприятий, направленных на удовлетворение  наиболее значимых ожиданий со  стороны общественных кругов  с целью оказания влияния на  динамику общественных настроений;

- предотвращение возможных  конфликтов и недопонимания в  работе с общественностью;

- установление и поддержание  двусторонних контактов с разными  общественными группами и их  лидерами;

- улучшение производственных  отношений и создание общей  атмосферы доброжелательности внутри  самих государственных организаций;

- реклама услуг, предоставляемых  государственными организациями;

- повышение эффективности  работы государственных служб;

- создание положительного  образа государственных институтов  в сознании общественности. [26 c. 19]

Анализ этих направлений позволяет сделать вывод, что в основе успешной деятельности PR-специалистов лежит умение наладить эффективные коммуникационные контакты с различными группами населения. Занимавший в течение многих лет пост Генерального секретаря Международной PR-ассоциации Сэм Блэк сформулировал девять правил эффективного общения: всегда настаивайте на правдивой и полной информации; добивайтесь, чтобы ваше сообщение было простым и понятным для всех; не преувеличивайте искусственно ценность информации; помните, что половина вашей аудитории – женщины; делайте процесс общения увлекательным, не допуская скуки; следите за формой общения, которая не должна быть вычурной или экстравагантной; не жалейте времени на выяснение всех нюансов общественного мнения; помните, что общение должно быть непрерывным; старайтесь быть убедительным и конструктивным на каждом этапе общения.

При организации текущей работы PR-служб эксперты выделяют четыре основных этапа: анализ обстановки, необходимые исследования и постановка основной задачи; разработка программы и сметы планируемых мероприятий; осуществление намеченных программ, расширение круга общения; исследование результатов, оценка и возможная доработка.

Организация информационных служб при правительственных организациях

В последние десятилетия при правительствах большинства стран Запада созданы эффективные PR-службы, перед которыми поставлены две основные задачи:

1) просвещать общественность  относительно деятельности государственных  институтов, создавая благоприятный  климат для осуществления государственных  программ;

2) информировать министров  и других лиц, принимающих решения, о существующей и возможной  реакции общественности на проводимую  и намеченную политику.

В Великобритании, Франции и Германии в каждом министерстве есть информационный отдел, а министры пользуются услугами особых пресс-секретарей для связей с общественностью. В других странах такие информационные службы носят названия информационных центров, служб информации и пр. В большинстве министерств руководители подобных отделов, центров или служб располагают правом высказывать свое мнение в ходе обсуждения любых вопросов на всех уровнях. Считается, что они не могут эффективно выполнять возложенные на них функции, если не имеют доступа к необходимой им информации внутри учреждения. Их мнение должно также учитываться при разработке всех планов организации.

В Великобритании каждый министр несет персональную ответственность за проведение политики в области PR. Помимо ведомственных PR-служб существует Центральное управление информации (Central Office of Information) – специализированное координирующее учреждение по связям с общественностью всех государственных организаций. Оно имеет широкий круг экспертов по разным направлениям организации PR, предоставляя возможность каждому из государственных институтов в случае необходимости пользоваться их услугами. Помимо этого Центральное управление информации снабжает все государственные PR-подразделения информацией по вопросам технической рекламы, а также занимается подготовкой и выпуском фильмов, фотоматериалов и публикаций, проведением выставок.

В США аналогичную роль в госсекторе выполняет Информационное агентство (USIA), целью которого является, в частности, распространение по всему миру позитивной информации о стране, американском народе, культуре и политической жизни. В его задачу входит также предоставление информации президенту страны по вопросам изменения мирового общественного мнения. В 1990 г. госсектор предоставил около 15 тыс. рабочих мест для PR-специалистов.

Наряду с Интернетом USIA успешно использует в своей практике и традиционные коммуникационные средства, поддерживает библиотеки более 90 государств, содействует американским писателям в распространении их произведений за рубежом, спонсирует образовательные программы в разных странах.

Структура правительственных PR-служб

Типичная правительственная PR-служба в странах Запада, как правило, состоит из четырех основных отделов: прессы, телевидения и радио, рекламы, брифингов. Каждый из этих отделов имеет свою область компетенции.

Основная задача пресс-отдела – служить источником информации о государственной политике для отечественных газет и журналов, а также зарубежных СМИ. Его персонал должен иметь профессиональные навыки работы с отчетами о дебатах в парламенте и совещаниях кабинета министров, чтобы быстро интерпретировать их в популярной форме для всех видов СМИ. Этот отдел организует также визиты корреспондентов в правительственные учреждения и на пресс-конференции.

В последние десятилетия необычайно возросла роль теле- и радиовещания, что нашло отражение в создании такой автономной службы, как отдел телевидения и радио. Его специфика связана с техническим обеспечением работы теле- и радиопрограмм.

Деятельность правительств в странах Запада сегодня немыслима без широкой рекламы в СМИ. Отдел рекламы ежедневно работает над созданием кинороликов, рекламных брошюр, афиш, плакатов и кинофильмов, посвященных деятельности государственных организаций. Эта служба пользуется услугами рекламных агентов, работает в тесном контакте с местными властями, центральным управлением информации. В тех случаях, когда разового сообщения по каналам СМИ недостаточно, она берет на себя расходы по более широкому распространению информации по стране в течение необходимого времени.[29 c. 88]

Специалисты отдела брифингов заняты сбором информации о деятельности правительства и государственных организаций и передачей ее в распоряжение пресс-отдела и отдела рекламы, а также для распространения за рубежом. PR-технологи работают с запросами, адресуемыми в парламент, с письмами граждан и общественных организаций в газеты и журналы по поводу политики правительства с целью учета общественного мнения при трансляции информации в СМИ. Брифинги для прессы организуются таким образом, чтобы как можно шире учитывать весь разброс точек зрения на политику правительства со стороны общественности и в популярной форме ответов на вопросы удовлетворять основные ожидания разных кругов.