Организация работ на предприятии

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Февраля 2012 в 11:42, курсовая работа

Описание работы

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 6
1.1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ 10
1.1.1. Схема организационной структуры предприятия ООО “СпортХит” 10
1.1.2. Описание назначений структурных подразделений ООО “СпортХит” 11
1.1.3. Схема документооборота ООО «СпортХит 13
1.1.4. Исходящие документы – алгоритм обработки 17
1.1.5. Входящие документы – алгоритм обработки 25
1.1.6. Номенклатура дел предприятия 33
1.2. ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 37
1.2.1 Конкретные примеры дел предприятия 37
1.2.1 Реквизитный состав документов 40
1.2.3. Описание структуры и назначения следующих документов: 43
ЛИТЕРАТУРА 48

Скачать архив (102.50 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Файлы: 1 файл

Общая часть.doc

— 410.00 Кб (Скачать файл)

Из названия в целом ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем.

Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого-либо вида работ, сроков выполнения и качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.

Инструкционные (директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.

Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты.

Заголовочная часть письма содержит правую и левую части.

В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается.

В правой части указываются составные части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресат» содержит:

наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в дательном падеже).

Не все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый адрес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, естественно, не будут указаны названия предприятия, должность.

Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один получатель.

Составные части реквизита «Адресат» располагаются в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от левой границы документа. Отдельные смысловые части реквизита удобно отделить пустой строкой. В настоящее время широко используются для пересылки по почте конверты с прозрачным окошком, расположенным в том месте, где должен быть написан адрес получателя. Окошко позволяет написать адрес только в документе и вложить документ в конверт таким образом, чтобы адрес был виден через окошко. Чтобы использовать эти конверты, надо заранее на бумажном листе определить место расположения адреса.

Даже если письмо направляется в некоторую организацию в первый раз, будет хорошим тоном предварительно выяснить фамилию, имя, отчество адресата для того, чтобы сделать обращение именным, личным. Для установления контактов это необходимо. Можно, например, предварительно позвонить по телефонному справочнику в организацию и узнать требуемую информацию у секретаря. Безличная форма адресации употребляется, в основном, в инструкционных письмах, рассылаемых во многие адреса.

Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях

Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

Вступительная часть содержит обращение различной степени официальности, до строго официального до личного:

Господин Вешняков!
Уважаемый господин Вешняков!
Уважаемый Владислав Викторович!
Владислав Викторович!
Уважаемые господа! (употребляется в случае коллективного обращения, или когда неизвестны имена получателей письма)

Если письмо является ответом, то далее можно привести слова благодарности за сотрудничество:

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...
Большое спасибо за письмо...

Вводная часть основного текста письма содержит причины, вызвавшие составление письма. Здесь приводятся ссылки на факты, даты и документы, например:

В связи с тем, что при проведении ремонта кровли здания (договор №17 от 20.08.2000), было обнаружено нарушение технологии проведения работ (акт №2 от 08.09.2000)...

Основные обороты вводной части:

В связи с...
Согласно контракту (предварительной договоренности...) от ...
В соответствии с... и т. д.

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Отправка груза, документа (сопроводительное письмо)

Направляем Вам...
Отправляем Вам...
Высылаем Вам...

Напоминание, предупреждение

Напоминаем Вам, что...
По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу...
Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...
Задержка поставок может привести к...
Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Извещение

Сообщаем Вам, что...
Ставим Вас в известность, что...
Извещаем Вас. что...

Гарантия

Оплату гарантируем.
Фирма гарантирует качество продукции.

Предложения

Мы рады предложить Вам...
Предлагаем Вам...
Мы можем рекомендовать...
Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

К сожалению. Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за...
К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Приглашение

Просим Вас принять участие...
Приглашаем Вас...
Мы рады пригласить Вас...

Письма обычно заканчивают фразами с пожеланиями продолжения сотрудничества:

Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей.
Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.
Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной.
С уважением.
С наилучшими пожеланиями.

Письма подписывает руководитель предприятия, его заместители, ответственные за определенные направления работ. Письма, содержащие гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Документы деловой переписки делятся на две части:

поступающие (входящие);
отправляемые (исходящие).

Для учета входящей и отправляемой корреспонденции ведут два соответствующих журнала учета, в которых этой корреспонденции присваивается учетный номер.

В настоящее время все более широкое распространение получают такие оперативные средства связи, как факсимильная передача (факс) и электронная почта. Эти виды передачи информации при наличии соответствующих технических средств позволяют в считанные минуты передать сообщение (письмо) в любую точку земного шара.

Письма, отправляемые по электронной почте, имеют некоторые различия по оформлению документа, но не по содержанию. О правилах отправки электронных писем вы узнаете на практических занятиях.

2. Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону.

Телефонограммой считается любая информация, которую получает или передает секретарь по телефону по поручению руководителя. Просит ли он договориться о встрече, сообщить о проведении совещания, узнать некоторую информацию; звонят ли к вам на предприятие с теми же вопросами — все переданные и поступившие звонки должны фиксироваться в некоторой форме.

Текст телефонограмм оформляется на бланке формата А5.

Правила оформления и передачи телефонограммы:

текст должен быть кратким, без труднопроизносимых слов;
текст подписывает руководитель;
при передаче текст произносится четко;
после передачи в документ вносится дата, время передачи, должность и фамилия принявшего телефонограмму;
если телефонограмма передается нескольким абонентам, то к документу прилагается список с указанием названий фирм, телефонов, а также даты, времени и получателя текста в каждой фирме.

При приеме телефонограммы необходимо записать:

название организации, номер телефона;
текст;
должность и инициалы лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, передавшего ее;
дату и время приема.

Поскольку телефонограмма является внешним документом предприятия, то возможны и другие формы учета телефонных звонков. Например, можно вести учет входящих и исходящих телефонограмм в специальных журналах, где все поступившие звонки будут фиксироваться в порядке их поступления. При необходимости можно для руководителя сделать выписку из этого журнала по какой-то конкретной телефонограмме, с которой надо работать. О других же достаточно докладывать руководителю в порядке информирования.

1.1.6. Номенклатура дел предприятия

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «СпортХит»

__________________ А.С.Тронов

"______"_________________2009 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2009 год

№ пп	Индекс дела	Название структурного подразделения и заголовок дела	Срок хранения и статьи по перечню	Примечание		Исполнитель
1	2	3	4	5	6
ОТДЕЛ КАДРОВ 01
1.	01-01	Инструктивные указания по вопросам заполнения и выдачи трудовых книжек	3 года Ст.10б		Зав. отделом кадров
2.	01-02	Приказы директора по личному составу	75 лет Ст. 6(Б)		Зав. отделом кадров
3.	01-03	Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам	5 лет Ст. 6в		Зав. отделом кадров
4.	01-04	Протоколы заседания Государственных квалификационных комиссий	15 лет ЭПК Ст.634 т.м		Зав. отделом кадров
5.	01-05	Личные дела работников	75 лет Ст. 337 б		Зав. отделом кадров
6.	01-06	Личные дела выбывших работников	75 лет ЭПК Ст.337 б		Зав. отделом кадров
7.	01-7	Трудовые книжки сотрудников	До востребования Ст342	Не востребованные не менее 50 лет	Зав. отделом кадров
8.	01-8	Книга регистрации трудовых книжек	50 лет Ст.358е		Зав. отделом кадров
1	2	3	4	5	6
БУХГАЛТЕРИЯ 02
9.	02-01	Инструкции, указания и распоряжения вышестоящей организации по финансовым вопросам	3 года Ст.10б	После замены новыми	Бухгалтер
10.	02-02	Приказы директора по финансовым вопросам	Пост. Ст.6а		Бухгалтер
11.	02-03	Утверждённое штатное расписание	Пост. Ст.32а		Бухгалтер
12.	02-04	Утверждённая смета расходов	Пост. Ст.112а		Бухгалтер
13.	02-05	Годовой отчёт по исполнению смет расходов	Пост. Ст.140в		Бухгалтер
14.	02-06	Квартальные отчёты и баланс по исполнению сметы расходов	5 лет Ст.140в	При отсутствии годовых -постоянно	Бухгалтер
15.	02-07	Паспорта зданий, оборудования и акты на передачу пользования зданиями и сооружениями	5 лет ЭПК ст.430	После ликвидации здания	Бухгалтер
16.	02-08	Главная книга	5 лет Ст.148	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
17.	02-09	Кассовая книга	5 лет Ст.148	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
18.	02-10	Лицевые счета сотрудников	75 лет Ст.153		Бухгалтер
19.	02-11	Ведомости выдачи заработной платы сотрудникам	5 лет Ст.155	При отсутствии лицевых счетов -75 лет	Бухгалтер
20.	02-12	Карточка учёта материальных ценностей	5 лет Ст.403	После списания материально-имущественных ценностей. При условии завершения ревизии	Бухгалтер
21.	02-13	Документы (протоколы, акты, расчёты, заключения) о переоценке основных средств	Пост. Ст.166		Бухгалтер
22.	02-14	Инвентарные карточки учёта основных средств	5 лет Ст.193 в	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
23.	02-15	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты) об инвентаризации основных средств	5 лет Ст.192	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
24.	02-16	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности	5 лет Ст.145	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
25.	02-17	Акты и переписка о списании и безвозмездных передачах материально-имущественных ценностей	5 лет Ст.192	При условии завершения проверки	Бухгалтер
26.	02-18	Оборотные ведомости	5 лет Ст.168	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
27.	02-19	Кассово - мемориальные документы с приложениями	5 лет Ст.150	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
28.	02-20	Картотека балансовых отчётов	5 лет Ст.319 т.п		Бухгалтер
29.	02-21	Исполнительные листы	ДМН Ст.162	Не менее 5 лет	Бухгалтер
30.	02-22	Книга учёта депонированной заработной платы	5 лет Ст.193 н	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
31.	02-23	Книга учёта подотчётных лиц	5 лет Ст.193 к		Бухгалтер
32.	02-24	Книга регистрации доверенностей, кассовых ордеров, поручений	5 лет Ст.193п	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
33.	02-25	Книга регистрации платёжных ведомостей	5 лет Ст 193д	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
34.	02-26	Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные)	5 лет ЭПК Ст.186	После истечения срока действия договора, соглашения	Бухгалтер
35.	02-27	Трудовые договоры, соглашения	75 лет Ст. 338	В составе личных дел	Бухгалтер
36.	02-28	Листки нетрудоспособности	5 лет Ст. 475		Бухгалтер
37.	02-29	Корешки чековых книжек	5 лет Ст.150	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
38.	02-30	Аннулированные доверенности на получение денежных сумм	5 лет Ст.155	При условии завершения ревизии	Бухгалтер
39.	02-31	Отчёты по налогам: а) годовые б) квартальные в) месячные	Пост. Ст.170 а 5 лет Ст.170Б 1 год Ст.170 в		Бухгалтер
40.	02-32	Документы (расчёты, справки, сведения, таблицы) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней	5 лет ЭПК Ст.171		Бухгалтер
41.	02-33	Статистические отчёты по всем основным направлениям и видам деятельности	Пост. Ст.199 б		Бухгалтер
1	2	3	4	5	6
АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ЧАСТЬ 03
42.	03-01	Паспорта зданий, оборудования и акты на передачу пользования зданий и сооружений	5 лет ЭПК Ст. 430	После ликвидации здания	Зав. АХД
43.	03-02	План здания и внутренних помещений	Пост. Ст.424		Зав. АХД
44.	03-03	Сметы на капитальный и текущий ремонт здания	5 лет Ст.229 т.п.		Зав. АХД
45.	03-04	Утверждённые годовые лимиты финансирования по видам деятельности	Пост. Ст.109		Зав. АХД
46.	03-05	Заявки на текущий ремонт	2 года Ст.1655		Зав. АХД
47.	03-06	Переписка о ходе ремонта	3 года Ст.1659 т.п		Зав. АХД
48.	03-07	Акты приёма ремонтных работ	5 лет Ст.1660	После окончания работ	Зав. АХД
49.	03-08	Отчёты и переписка по использованию автотранспорта	5 лет ЭПК ст.1110 т.п		Зав. АХД
1	2	3	4	5	6
ОТДЕЛ ПРОДАЖ 04
50.	04-01	Приходный кассовый ордер	5 лет Ст.193п	При условии завершения ревизии	Продавец
51.	04-02	Расходный кассовый ордер	5 лет Ст.193п	При условии завершения ревизии	Продавец
52.	04-03	Журнал продаж	5 лет		Продавец
53.	04-04	Кассовая книга	5 лет Ст.148	При условии завершения ревизии	Продавец
1	2	3	4	5	6
ОТДЕЛ ПОСТАВОК 05
54.	05-01	Приходный кассовый ордер	5 лет Ст.193п	При условии завершения ревизии	Менеджер по сбыту и снабжению
55.	05-02	Расходный кассовый ордер	5 лет Ст.193п	При условии завершения ревизии	Менеджер по сбыту и снабжению
56.	05-03	Книга покупок	5 лет	При условии завершения ревизии	Менеджер по сбыту и снабжению

Информация о работе Организация работ на предприятии