Организация работ на предприятии

     Из  названия в целом ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем.

     Сопроводительное  письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

     Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого-либо вида работ, сроков выполнения и качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.

     Инструкционные (директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.

     Для составления письма используется специальный  бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты.

     Заголовочная часть письма содержит правую и левую части.

     В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается.

     В правой части указываются составные  части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресат» содержит:

• наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в дательном падеже).

     Не  все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый адрес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, естественно, не будут указаны названия предприятия, должность.

     Если  письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес  основного получателя, а затем  остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один получатель.

     Составные части реквизита «Адресат» располагаются  в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от левой границы документа. Отдельные смысловые части реквизита удобно отделить пустой строкой. В настоящее время широко используются для пересылки по почте конверты с прозрачным окошком, расположенным в том месте, где должен быть написан адрес получателя. Окошко позволяет написать адрес только в документе и вложить документ в конверт таким образом, чтобы адрес был виден через окошко. Чтобы использовать эти конверты, надо заранее на бумажном листе определить место расположения адреса.

     Даже  если письмо направляется в некоторую  организацию в первый раз, будет  хорошим тоном предварительно выяснить фамилию, имя, отчество адресата для  того, чтобы сделать обращение именным, личным. Для установления контактов это необходимо. Можно, например, предварительно позвонить по телефонному справочнику в организацию и узнать требуемую информацию у секретаря. Безличная форма адресации употребляется, в основном, в инструкционных письмах, рассылаемых во многие адреса.  

     Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным корректным, не содержать  эмоциональной окраски. Для большинства  писем характерны повторяющиеся  обороты речи, используемые в различных ситуациях

     Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

     Вступительная часть содержит обращение различной  степени официальности, до строго официального до личного:

• Господин Вешняков!
• Уважаемый господин Вешняков!
• Уважаемый Владислав Викторович!
• Владислав Викторович!
• Уважаемые господа! (употребляется в случае коллективного обращения, или когда неизвестны имена получателей письма)

     Если  письмо является ответом, то далее можно  привести слова благодарности за сотрудничество:

• Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...
• Большое спасибо за письмо...

     Вводная часть основного текста письма содержит причины, вызвавшие составление письма. Здесь приводятся ссылки на факты, даты и документы, например:

В связи  с тем, что при проведении ремонта кровли здания (договор №17 от 20.08.2000), было обнаружено нарушение технологии проведения работ (акт №2 от 08.09.2000)... 

Основные  обороты вводной части:

• В связи с...
• Согласно контракту (предварительной договоренности...) от ...
• В соответствии с... и т. д.

В зависимости  от темы письма используются следующие  обороты:

Отправка  груза, документа (сопроводительное письмо)

• Направляем Вам...
• Отправляем Вам...
• Высылаем Вам...

Напоминание, предупреждение

• Напоминаем Вам, что...
• По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу...
• Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...
• Задержка поставок может привести к...
• Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Извещение

• Сообщаем Вам, что...
• Ставим Вас в известность, что...
• Извещаем Вас. что...

Гарантия

• Оплату гарантируем.
• Фирма гарантирует качество продукции.

Предложения

• Мы рады предложить Вам...
• Предлагаем Вам...
• Мы можем рекомендовать...
• Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

• К сожалению. Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...
• К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за...
• К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Приглашение

• Просим Вас принять участие...
• Приглашаем Вас...
• Мы рады пригласить Вас...

Письма  обычно заканчивают фразами с  пожеланиями продолжения сотрудничества:

• Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей.
• Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.
• Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной.
• С уважением.
• С наилучшими пожеланиями.

     Письма  подписывает руководитель предприятия, его заместители, ответственные  за определенные направления работ. Письма, содержащие гарантии, имеющие  юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Документы деловой переписки делятся на две части:

• поступающие (входящие);
• отправляемые (исходящие).

     Для учета входящей и отправляемой корреспонденции  ведут два соответствующих журнала учета, в которых этой корреспонденции присваивается учетный номер.

     В настоящее время все более  широкое распространение получают такие оперативные средства связи, как факсимильная передача (факс) и электронная почта. Эти виды передачи информации при наличии соответствующих технических средств позволяют в считанные минуты передать сообщение (письмо) в любую точку земного шара.

     Письма, отправляемые по электронной почте, имеют некоторые различия по оформлению документа, но не по содержанию. О правилах отправки электронных писем вы узнаете на практических занятиях. 

     2. Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону.

     Телефонограммой считается любая информация, которую  получает или передает секретарь по телефону по поручению руководителя. Просит ли он договориться о встрече, сообщить о проведении совещания, узнать некоторую информацию; звонят ли к вам на предприятие с теми же вопросами — все переданные и поступившие звонки должны фиксироваться в некоторой форме.

     Текст телефонограмм оформляется на бланке формата А5.

Правила оформления и передачи телефонограммы:

• текст должен быть кратким, без труднопроизносимых слов;
• текст подписывает руководитель;
• при передаче текст произносится четко;
• после передачи в документ вносится дата, время передачи, должность и фамилия принявшего телефонограмму;
• если телефонограмма передается нескольким абонентам, то к документу прилагается список с указанием названий фирм, телефонов, а также даты, времени и получателя текста в каждой фирме. 

При приеме телефонограммы необходимо записать:

• название организации, номер телефона;
• текст;
• должность и инициалы лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, передавшего ее;
• дату и время приема.

Поскольку телефонограмма является внешним документом предприятия, то возможны и другие формы учета телефонных звонков. Например, можно вести учет входящих и исходящих телефонограмм в специальных журналах, где все поступившие звонки будут фиксироваться в порядке их поступления. При необходимости можно для руководителя сделать выписку из этого журнала по какой-то конкретной телефонограмме, с которой надо работать. О других же достаточно докладывать руководителю в порядке информирования.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.1.6. Номенклатура дел предприятия 

УТВЕРЖДАЮ

Директор  ООО «СпортХит»

__________________ А.С.Тронов

"______"_________________2009 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2009 год