СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

       Организация работы с документами предполагает организацию документооборота предприятия, хранение документов и их использование в текущей деятельности предприятия.

       Документооборот предприятия - это совокупность взаимосвязанных  процедур, обеспечивающих движение документов в предприятии с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

     Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1 - Структура современного коммерческого предприятия

     Как видно из рисунка, схема оперирует  такими понятиями, как Front Office и Back Office, поэтому следует пояснить их значение. Самая простая аналогия, которая позволяет легко запомнить значение данных слов, - это сравнение с военными терминами "фронт" и "тыл". Front office (фронт) занимается вопросами продаж и решением других задач, где приходится непосредственно работать с клиентами. Back office (тыл) обеспечивает функционирование самой организации. К задачам Back office относится разработка продукта, его производство, взаимодействие с поставщиками и партнерами, то есть все те операции и сервисы, где нет встречи с клиентами и заказчиками.

     Практически любая организация имеет производственные подразделения (производящие тот или  иной продукт или услугу), администрацию, службы управления, службы обеспечения  и сбыта.

     Производственными условно называют подразделения, выполняющие основную функцию предприятия, как в случае производства материальных продуктов, так и при оказании профильных услуг. На заводе это могут быть цеха и конструкторские бюро, в научных центрах - лаборатории и т.д.

     Предприятием  можно назвать как небольшую  фирму со штатом в несколько человек, так и огромный завод. На большом предприятии каждое подразделение (администрация, бухгалтерия, отдел кадров) обычно состоит из десятков сотрудников со своей иерархией. Напротив, на небольшом предприятии некоторые отделы (или даже несколько отделов) могут быть представлены одним человеком. Например, возможна ситуация, когда руководитель небольшой молодой фирмы лично занимается вопросами приема сотрудников на работу, совмещая роль директора и начальника отдела кадров.

     Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. На предприятии существует целый ряд специализированных служб, занимающихся работой с документами.

     Рассмотрим  подробнее функции некоторых  из этих отделов.

     Канцелярия - это отдел организации, ведающий служебной перепиской и оформлением текущей документации.

     Отдел кадров решает вопросы, связанные с  подбором сотрудников, приемом их на работу, увольнением, обучением, выходом  на пенсию. Отдел кадров ведет документацию дел по личному составу (личные дела, трудовые книжки, должностные инструкции и т.п.).

     Бухгалтерия осуществляет сбор и обработку финансовой информации о предприятии, а также  предоставление отчетности о деятельности организации в государственные  органы. В частности, бухгалтерия занимается расчетом заработной платы сотрудников, уплатой налогов и т.п.

     Архив - отдел, где хранятся документы, образовавшиеся в результате деятельности предприятия. Архивные работники обеспечивают учет, сохранность документов в течение  определенного законом периода, а также их уничтожение по истечении срока хранения.

     Службы  обеспечения занимаются вопросами  снабжения предприятия оборудованием  и комплектующими.

     Отдел маркетинга занимается подготовкой  маркетинговых планов, которые используются при подготовке общего бизнес-плана предприятия, разработкой маркетинговых программ.

     Предприятие имеет внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями) и внешние информационные связи (взаимодействие с контролирующими  смежными предприятиями, потребителями, клиентами и т.п.). От вышестоящих органов на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. В вышестоящие органы поступают отчеты и планы.

     В роли контролирующих органов для  предприятия могут выступать такие организации, как налоговая служба или пожарная инспекция, предоставляющие инструкции и контролирующие их исполнение. Сотрудничать с предприятием могут предприятия-партнеры, заказчики продукции и т.п. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

     1.1.1. Схема организационной структуры предприятия ООО “СпортХит”

  
 

Рис. 2 - Схема организационной структуры предприятия ООО “СпортХит”

     1.1.2. Описание назначений структурных подразделений ООО “СпортХит”

      1) Администрация - Практически любая  организация имеет производственные  подразделения (производящие тот  или иной продукт или услугу), администрацию, службы управления, службы обеспечения и сбыта.

      2) Два заведующих:

      - заведующий отделом продаж и отделом поставок

      - заведующий АХД и складом

      3) Заведующим подчиняются:

      а) АХД

      б) Отдел продаж

      в) Бухгалтерия

      г) Отдел кадров

      д) Отдел поставок

         а) В АХД (административно  хозяйственная деятельность)

входят:

          Уборщица – следит за чистотой в помещении организации

         б) В отдел продаж входят:

          Продавцы – ответственные за продажу товара

         в) Бухгалтерия осуществляет сбор и обработку финансовой информации о предприятии, а также предоставление отчетности о деятельности организации  в государственные органы. В частности, бухгалтерия занимается расчетом заработной платы сотрудников, уплатой налогов и т.п.

В бухгалтерию  входит

          - бухгалтер - лицо, ответственное  за финансовый учет и отчетность.

       г) Отдел кадров решает вопросы, связанные  с подбором сотрудников, приемом  их на работу, увольнением, обучением, выходом на пенсию. Отдел кадров ведет документацию дел по личному составу (личные дела, трудовые книжки, должностные инструкции и т.п.).

В отдел  кадров входит:

          - Архив - отдел, где  хранятся документы, образовавшиеся  в результате деятельности предприятия. Архивные работники обеспечивают учет, сохранность документов в течение определенного законом периода, а также их уничтожение по истечении срока хранения.

          - Склад – помещение, в котором хранятся товары

          - Кладовщик – лицо ответственное за склад

         д) Отдел поставок включает:

          - Водитель -

          -Транспорт- 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.1.3. Схема документооборота ООО «СпортХит»

       Информационные  технологии применяются не только для  заключения (оформления) сделок, но и  для контроля за их исполнением, составления соответствующей отчетности, перенаправления транспортных потоков и т.д. При этом значительная часть указанных процессов может быть описана алгоритмом и выполняется без непосредственного участия человека, обеспечивая тем самым максимальное удобство, оперативность и экономию накладных расходов.

     Согласно данным различных исследований, около 70% всех документов сегодня размещается на бумажных носителях, 15% - структурированные базы данных и еще 15% - электронные, неструктурированные носители. Для России это соотношение выглядит как 85, 5 и 10.

Для решения  проблемы автоматизации офисного документооборота мы предлагаем Вам использовать один из вариантов наших программных  продуктов «Офисный документооборот» 

Все рабочие  места настраиваются под стандарты работы Вашего учреждения

    Общая структура работы электронного документооборота для организации. Основным объектом структуры является ТОВАР. Сама структура содержит маршрут его прохождения по системе электронного документооборота. Причиной формирования заказа является предшествующее событие, связанное с клиентом (телефонный звонок, приход клиента в офис). В системе заказа описывается вся информация о заказанных товарах, а так же отображается весь маршрут прохождения товара (выписка счетов, договоров, прибытие товара на склад, отпуск его). Менеджер имеет возможность сформировать заказ к поставщику на приобретение оборудования для клиента. Так же он может перепоручить работу с заказом другому менеджеру. Эта информация так же отображается в системе заказа клиента. Полную информацию о прохождении товара в системе может оперативно просмотреть и проконтролировать руководство. Электронная система содержит  рабочие места Руководства, Администратора, Менеджера, Транспортного отдела, Бухгалтерии, Склада.

Основные параметры системы:

-     простота в обучении и эксплуатации

-    возможность гибкой настройки  системы по желанию клиента

-    конвертация любых данных в  (из) другие системы

-    простота внедрения в работающую  систему

-    оперативный доступ к информации о статусе товара

-    возможность формирования любых  отчетов

-    оперативный поиск любой информации  в системе

-    быстрый доступ к событиям, относящихся  клиенту или заказу

-    возможность оперативного назначения  поручений сотрудникам

-    гибкое разграничение прав доступа

-    возможность удаленного доступа  к системе посредством сети  итернет