Мы, нижеподписавшиеся. В.В.Григорьев. О.С.Ким. З.И.Филимонова, составили акт о факте получения травмы И.М.Соколовой в результате падения на обледеневшем участке улицы.

     3. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами.

     Совещание коллегиального органа проводится по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарь во время совещания ведет протокол: конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Председатель и секретарь по Уставу могут быть постоянными или избираться на каждое совещание.

     Обсуждение  вопросов проводится в соответствии с заранее составленной повесткой дня. По каждому вопросу выступает основной докладчик, а затем сделанный доклад обсуждается присутствующими в форме выступлений, а также в форме вопросов и ответов.

     Как и всякий управленческий документ, протокол имеет установленный порядок  оформления. Форма протокола может быть полной и краткой. Для доведения решений совещания до исполнителей издается отдельный документ, называемый «Решение». В учреждениях, действующих на основании единоначалия, решения коллегиальных органов проводятся приказами. В некоторых случаях может потребоваться документ, называемый «Выписка из протокола».

     Протокол  оформляется на бланке предприятия. В заголовочной части документа указываются реквизиты: название организации, название документа, дата и номер. Датой документа считается дата проведения совещания. Нумерация протоколов ведется по возрастанию порядковых номеров с начала года. Вместо заголовка текста после даты и номера записывается название коллегиального органа в родительном падеже.

     Текст протокола содержит вводную и основную части. Во вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника.

     Если  на совещании предстоит обсуждать  вопросы, для решения которых  необходимо наличие кворума, то перед записью о количестве присутствующих необходимо указать общее количество полномочных членов совещательного органа, например:

     Общее количество членов Ученого совета - 32 человека.

     Присутствует - 26 человек (регистрационный лист прилагается).

     Завершает вводную часть повестка дня. В  ней в виде пунктов записываются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и должность основного выступающего, время, требуемое для выступления. Повестка дня формируется по степени важности обсуждаемых вопросов. Пункт «Разное» в повестке дня недопустим.

     Если  ход совещания стенографируется или записывается на диктофон, после  вводной части необходимо сделать соответствующую запись, например:

Заседание совещания директоров школ записывается на диктофон. Запись прилагается.

     В этом случае при оформлении протокола можно обойтись краткой формой. Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме:

• СЛУШАЛИ:
• ВЫСТУПИЛИ:
• ГОЛОСОВАЛИ:
• ПОСТАНОВИЛИ:

     В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются  фамилия и инициалы основного докладчика (или докладчиков), и через тире приводится краткое изложение текста выступления. Если к протоколу прилагается текст или тезисы доклада, то вместо содержания пишут: «Доклад прилагается».

     В подразделе «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все выступления, вопросы и ответы с указанием фамилий выступавших.

     В ходе обсуждения каждого вопроса  участники совещания высказывают  предложения по принятию решений. Председатель обязан проголосовать каждое предложение. Решение принимается в соответствии с итогами голосования. Голосование по высказанным предложениям проводится либо сразу после внесения, либо в конце обсуждения. Итоги голосования оформляются в подразделе «ГОЛОСОВАЛИ» в следующей форме:

ГОЛОСОВАЛИ:

Предложение Иванова И.И. - «ЗА» - количество голосов

                   «ПРОТИВ» - количество голосов

                   «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - количество голосов 

Предложение Смирнова Е.В. - «ЗА» - количество голосов

                   «ПРОТИВ» - количество голосов

                   «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - количество голосов

     При выборах указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

     В подразделе «Постановили» записываются принятые решения. Принятое решение должно быть сформулировано по схеме: что нужно сделать — исполнитель — срок исполнения.

     Если  протокол содержит решение об утверждении  какого-либо документа, то делается запись «Документ прилагается».

     Протокол  подписывают председатель и секретарь.

     На  основании протокола могут быть изданы документы: выписка из протокола и решение.

     Выписка из протокола оформляется так же, как и выписка из приказа. Решение — это распорядительный документ коллегиального органа.

     В отличие от протокола, который является документом, фиксирующим деятельность этого органа, решение является документом, который доводится до сведения исполнителей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме:

   3 связи (на основании)<причины  издания документа> <название  распорядительного органа> =ЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО):

      Распорядительная  часть содержит текст решения, который  оформляется в виде

      пунктов.

     4. Справка —  это документ, подтверждающий какие-либо факты и события.

     «В  делопроизводстве предприятия справки  бывают двух видов:

     1) подтверждающие события производственной  деятельности, ход выполнения работы;

     2) подтверждающие юридические сведения  о сотруднике (место работы, должность, оклад и пр.).

     В первом случае справка составляется по просьбе руководителя и подписывается составителем. Если справка составляется по запросу внешних организаций, то она подписывается руководителем.

     Во  втором случае справка составляется по просьбе сотрудника предприятия  и подписывается руководителем. Заголовка такая справка не содержит. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества сотрудника в именительном падеже. Далее приводятся требуемые факты.

     Если  в справке содержатся финансовые сведения, то ее подписывает также и главный бухгалтер.

     5. Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу.

     Докладная записка может составляться по инициативе составителя или по указанию руководства.

     Докладные записки могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренние записки  подписываются составителем, внешние — руководителем. Заголовочная часть документа содержит реквизиты: наименование предприятия (для внешних), наименование структурного подразделения (для внутренних), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту.

     Текст документа имеет две части. В  первой излагаются факты, послужившие  причиной составления документа, во второй приводятся мнение, выводы, предложения составителя по данному вопросу.

     Руководитель, которому адресована докладная записка, пишет на ней свою резолюцию по данному вопросу. Докладная записка может стать основанием для издания распорядительного или другого документа, согласно резолюции. 
 
 
 

 

      1.1.5. Входящие документы – алгоритм обработки

       Документы, поступившие, в ООО «СпортХит» начинают свой путь к исполнению с секретаря. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается  в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ООО «СпортХит» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

       Регистрируемые  документы делятся на два потока:

• Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
• Документы в адрес структурных подразделений.

       Документы первого потока остаются у делопроизводителя, документы второго потока передаются в структурные подразделения.

       Помощники руководителя или делопроизводитель  производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО «СпортХит» и в структурные подразделения фирмы. Руководству ООО «СпортХит» передаются документы

       вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию

       по  важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации или непосредственно исполнителям.

       Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в ООО «СпортХит».

          Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителю ООО «СпортХит» и заведующим структурными подразделениями.

      Примеры входящих документов:

     1. Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо.

     Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

     Письмо  должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор).

     Все многочисленные виды служебных писем  делятся на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа.

 Письма, требующие ответа:

• письмо-просьба
• письмо-обращение
• письмо-предложение
• письмо-запрос
• письмо-требование
• письмо-претензия
• письмо-приглашение

Письма, не требующие ответа:

• письмо-предупреждение
• письмо-напоминание
• письмо-отказ
• письмо-распоряжение
• сопроводительное письмо
• гарантийное письмо
• информационное письмо
• инструкционное письмо