-    удобная иерархическая структура хранения данных

-    архивация данных

       Организация работы с документами - организация  документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия ООО «СпортХит»

       Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства данного предприятия, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

       Основой структуры любого документооборота является документ.

       Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления предприятия ООО «СпортХит», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов на предприятии. 
 
 
 

        

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 3 - Схема документооборота

       Различают внешний и внутренний контуры  документооборота.

       Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

       Если  документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения  документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

       Каждый  документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление  в дело. Во избежание путаницы с  документами каждая операция должна выполняться один раз

       Выделяют  три основных типа документов, составляющих документооборот.

       Входящие. Входящий документ - документ, поступивший  в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

       Исходящие. Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

       Внутренние. Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы предприятия ООО «СпортХит», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

       . 
 
 
 
 
 

     1.1.4. Исходящие документы – алгоритм обработки

       Проект  исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет  секретарь. Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации

       В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

       Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых он готовился.

       К проекту документа исполнитель  прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

       В ООО «СпортХит» право подписания документов имеют  руководитель и главный бухгалтер фирмы, в пределах их компетенции.

       При этом условии движение документов и  их исполнение является более оперативным.

       Руководитель  ООО «СпортХит» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

       После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

       Отправка  исходящих документов происходит в  тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр  факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

     Примеры исходящих документов:

     1. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.

     Для обеспечения юридической силы документа  приказ должен содержать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

     Дата  и номер присваиваются приказу  в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года.

     Издание приказа включает несколько этапов: изучение вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка и оформление проекта документа, согласование проекта, подписание руководителем, ознакомление исполнителей с содержанием.

     Текст приказа состоит из двух частей. В первой (вводной) части указываются основания издания приказа. Такими основаниями могут быть:

• нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства, налоговой инспекции и др.;
• решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний;
• производственная необходимость.

     Инициатива  издания приказа может исходить как «сверху» от руководителя, так  и «снизу» от руководителей структурных подразделений. Если приказ издается по инициативе «снизу», то под реквизитом «подпись» указывается должность, фамилия и инициалы сотрудника, который внес проект приказа. Это повышает ответственность исполнителей.

     Примеры вводной части приказа:

     На  основании постановления правительства  № 76 от 20.04.2000 г. «О работе в праздничные дни»... На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от 12.05.2000 г.... В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии...

     В некоторых случаях вводная часть  приказа может отсутствовать.

     Основная  часть приказа — распорядительная — начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», записанного на отдельной строке прописными буквами.

     Распорядительная  часть состоит из нумерованных арабскими  цифрами подпунктов, в которых указывается кому, что сделать и в какой срок. Каждое отдельное поручение оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте приказа указывается лицо, которому поручен контроль исполнения приказа.

     Если  приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то он должен сопровождаться приложением этих документов.

     Необходимо  следить за тем, чтобы приказы  не противоречили законам и различным нормативным документам государственной власти, а также ранее изданным приказам по предприятию. Если приказ отменяет ранее изданные документы, то в тексте обязательно надо перечислить эти документы.

     После составления проекта приказа  осуществляется его согласование с  должностными лицами: бухгалтером, юристом, специалистами... Согласование оформляется визами. Количество необходимых виз зависит от текста приказа и определяется руководителем.

     Приказ  подписывает руководитель или его  заместители, которым предоставлено это право.

     2. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

     Для составления акта приказом назначается комиссия. Акты имеют много разновидностей: акт приемки-передачи оборудования, акт обследования места происшествия, акт списания материальных ценностей и пр.

В заголовочной части документа указываются  следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения предприятия, в котором составлен акт, название документа («Акт»), краткий заголовок к тексту, дата, номер. Краткий заголовок поясняет, о чем сообщает данный акт, например, «Акт инвентаризации наличия денежных средств», «Акт на списание технических средств», «Акт о несчастном случае на производстве», «Акт по поводу опоздания на работу».

     Некоторые акты требуют утверждения руководителем  или другим уполномоченным лицом и заверения печатью, после чего они приобретают юридическую силу. В этом случае в правой стороне заголовочной части располагается гриф утверждения.

     По  определенным ситуациям, в основном, касающимся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработаны специальные формы актов. Следить за правильностью составления таких документов — обязанность бухгалтерии. Иногда форма акта может быть разработана комиссией. В тех случаях, когда надо оперативно зафиксировать какое-то событие (происшествие), акт может быть составлен группой инициативных лиц с привлечением свидетелей.

     Как и большинство документов, текст  акта содержит вводную и основную часть. Во вводной части указывается  основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий, например:

   Комиссия  в составе председателя Ю.И.Капранова и членов: П.В.Литвинова. И.Е.Потаповой, А.М.Плотникова составили акт приема-передачи принтера HP LaserJet 4L инв. № 415 из отдела рекламы в отдел ДОУ.

     Если  акт составлен инициативной группой, то вводная часть может быть составлена в такой форме: