Автоматизация учёта материальных ценностей на складе или Машинная обработка информации

 

      Код документов, отражающих движение материальных ценностей строится по  серийно-порядковой системе кодирования и имеет  следующий вид:

      01-50 «Приходные документы»;

      51-99 «Расходные  документы».

      Таблица 4

 

      Код операций  движения материальных ценностей  создается на основе серийно-порядковой системы  кодирования:

      01-50 «Операции, связанные с приходом  материальных ценностей»;

       51-99 «Операции,  связанные с расходом материальных  ценностей».

      Таблица 5

 

      Код единиц измерения строится по порядковой системе кодирования.

      Таблица 6

 

      Четыре  кодовых обозначений: материальных ценностей, документов, операций, единиц измерения  оставлены такими же как  и в предыдущей версии программы. Остальные коды разработаны автором.

      Код поставщиков товарно-материальных ценностей строится  по порядковой системе кодирования.

      Таблица 7

 

      Порядковая  система кодирования также используется для разработки кода  материально  ответственных лиц. 

       Таблица 8

 

      При кодировании  балансовых счетов  и субсчетов используются  кодовые  обозначения, соответствующие плану  счетов бухгалтерского учета. При этом используется  система повторения, при которой   код повторяет  номер синтетического счета и субсчета по плану бухгалтерского учета.

      Таблица 9

 
 

2.3.2. Характеристика входной информации 

      Носителями  входной информации по автоматизированному  учету материалов на складе являются следующие первичные документы:

      Таблица 10

 
 

Продолжение таблицы 10

 

      Материалы поступают на предприятие в основном  от сторонних организаций (поставщиков), согласно заключенным договорам. Эти материалы поступают вместе с сопроводительными документами.

      Счет  на оплату – документ, выписываемый поставщиком материалы и является  уведомлением  за что и в какой сумме должна быть произведена оплата.

      Счет-фактура  является  разновидностью счета, объединяющего в себе  и счет, как уведомление об оплате, и фактуру как сопроводительный документ для перемещения товарно-материальных ценностей. Счет–фактура выписывается поставщиком для документального сопровождения  партий товара и является  для получателя  приходным товарным документом, одновременно выступая основанием для оплаты за поступившие материалы.

      Различием  между счетом и счетом-фактурой состоит  в следующем: при использовании  счета материалы передаются заказчику после оплаты;

      Если  при приеме обнаружено расхождение  между количеством и качеством, указанных в сопроводительном документе  составляется акт о приемке материалов комиссионно. На основании данного  документа впоследствии можно предъявить иск  поставщику.

       Информация из первичных документов представлена в   виде входного массива движения материальных ценностей: 

      Таблица 11

      Данный  входной массив обеспечивает  следующие  функциональные задачи: расчет стоимостной оценки операций  поступления и наличия материальных ценностей по данным оперативного учета; учет материалов в номенклатурном разрезе по  местам хранения; учет заготовления и приобретения материалов; учет наличия и движения материалов; по каждому номенклатурному номеру за месяц рассчитываются  количественно-суммовые данные об остатках материалов на конец месяца; получение данных в стоимостном выражении о наличии и движении материалов по группам и субсчетам.

      Таблица 12

 

2.3.3. Характеристика нормативно-справочной информации  

      В результате разработки нового программного продукта для учета материальных ценностей созданы  следующие  массивы с нормативно-справочной информацией: массив наименований материальных ценностей, массив  наименований документов, массив наименований операций, массив наименований единиц измерения, массив поставщиков, массив материально ответственных лиц, массив плана счетов (см. табл.12). Последние три массива разработаны в ходе создания нового программного обеспечения. 

      Таблица 13

 

      Вышеперечисленные массивы  с нормативно-справочной информацией заполняются и корректируются по мере необходимости. В дальнейшем они необходимы пользователю для облегчения ввода информации (заполнения рабочего массива) и для формирования выходных форм. 
 

2.3.4. Характеристика промежуточной информации  

      Для правильного  учета материальных ценностей и корректного формирования выходных документов обязательно нужна информация об остатках материалов на начало периода. Поэтому  необходимо создать два массива, в которых  хранится информация об остатках и  рассчитывается входящее сальдо.

      Таблица 14