Документы: счет-фактура, счет на оплату, товарно-транспортная накладная (покупка) являются сопроводительными документами и поступают от поставщиков, которые предоставляют материал. Акт о приемке материальных ценностей применяется для  оформления  поступивших материалов без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных  документов поставщика. Акт составляется комиссией с обязательным участием  представителя поставщика, заведующего складом и  представителя отдела снабжения в трех экземплярах. 

      Накладные  на внутреннее перемещение материалов выписываются материально ответственным лицом, сдающим эти материалы. Требование на материалы, необходимые в процессе выполнения работ выписываются  бригадами, которые используют данные материальные ценности при выполнении работ. 
 
 
 

1.3.2. Характеристика результатной информации

      На  основе данных входных документов оформляются  выходные документы, необходимые  для  бухгалтерского учета материалов предприятия.

      Основное  целевое назначение выходных документов по учёту движения материалов - отразить информацию, позволяющую контролировать сохранность материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации и получать точные данные о поступлении и отпуске этих материалов, а также об их остатках на складе.

      В ходе решения задачи формируются  следующие отчеты:

      Таблица 2

      

      Группировочная  ведомость формируется ежемесячно по данным  прихода и расхода материалов. Данная ведомость имеет три  промежуточных итога. В ведомости  итоги получают  по субсчету корреспондирующего счета,  по корреспондирующему счету,  по субсчету основного счета, а также  имеется итог по всей ведомости.

      Ведомость реализации материалов за месяц содержит информацию об остатках материалов на начало и конец месяца.

      В ведомости поступления материалов за текущий период содержится  следующая информация: наименование продукции, количество поступившей продукции, цена, стоимость, наименование поставщика.

      Все эти документы  распечатываются  бухгалтером в конце месяца. Затем  подшиваются в отдельную папку  за весь отчетный год. В дальнейшем данные из этих документов используются для формирования отчетов по всем счетам бухгалтерского учета, в том числе  и для составления бухгалтерского баланса.

 

1.3.3. Информационная  модель решения  задачи и ее  описание

      

      Решение задачи учёта движения материалов представлено в виде следующей информационной модели.

      

     УМ 0101 УМ 0104  УМ 0106  УМ 0105        УМ 0102 
 
 

     УМ 0103 

             УМ 0110 

            УМ 0111 УМ 0107  УМ 0108 
 
 

                                          УМ 0109

                                        

      Отпуск  материалов на сторону осуществляется по счет-фактуре (УМ 0102) и товарной накладной (продажа (УМ 0105), данные из которых в дальнейшем используются для формирования “Ведомости реализации материалов” (УМ 0110).

      При поступлении материалов от различных организаций используется документы:  “Счёт-фактура” (УМ 0101), “Товарно-транспортная накладная” (УМ 0104), “Акт о приемке материалов»” и “Расходная накладная” (УМ 0105), “Фактура” (УМ 0102), “Акт о приемке материалов” (УМ 0106), “Накладная на внутреннее перемещение” (УМ 0107), “Требование” (УМ 0108), по данным которых составляется “Группировочная ведомость по счету” (УМ 0109).

Ведомость «Поступления материалов за отчетный период» (УМ 0111) составляется на основании  следующих первичных документов: “Счёт-фактура” (УМ 0101), “Товарно-транспортная накладная ” (УМ 0104), “Счёт на оплату” (УМ 0103), “Счёт-фактура” (УМ 0101), “Акт о приемке материалов” (УМ 0106),

1.3.4. Технологический процесс решения задачи и ее описание 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                            УМ 0102              УМ 0105            УМ 0106 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
 
 
 
 
 

               УМ 0101     УМ 0103     УМ 0104 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

УМ 0111 
 
 

 

 
 
 
 
 
 
 

                              УМ 0108          УМ 0107 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                       УМ 0109 
 
 

 

 
 

      УМ 0110   
 
 
 
 
 

      Входная  информация по  учету материалов поступает в виде  форм первичных документов. Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая всем требованиям бухгалтерского учета.

      Учет  прихода и расхода материалов осуществляется с помощью следующих первичных документов: счет-фактура, фактура, счет на оплату, товарно-транспортная накладная, расходная накладная, акт о приемке материалов, накладная на внутреннее перемещение и требование на отпуск материалов для нужд производства.

      Первичные документы поступают  от поставщиков, материально ответственных лиц. После приемки и контроля первичных документов работник бухгалтерии  осуществляет проверку полученных документов и если при визуальном контроле обнаружена ошибка, то она должна быть исправлена.

      При решении задачи по учету  движения материалов создаются три выходных документа: Группировочная ведомость по счету, ведомость реализации материалов  за месяц,  ведомость поступления материалов за текущий период.

      Для их формирования используются исходные данные из первичных документов, отражающих движение материалов.

      Для формирования ведомости реализации материалов  за месяц необходимы следующие документы:  фактура,  расходная накладная.

       Счет-фактура,  счет на оплату, товарно-транспортная накладная, акт о приемке материалов используются для  создания  ведомости реализации материалов указанным покупателям за текущий период.

      Для создания группировочной ведомости по счету используются  данные документов: счет-фактура,  фактура, товарно-транспортная накладная, акт о приемке материалов, накладная на внутреннее перемещение материалов и требование на отпуск материалов для нужд предприятия.

      Все результатные документы после проверки остаются в бухгалтерии для  дальнейшего  хранения и составления других видов  бухгалтерской отчетности. 
 

1.3.5. Объемно-временные  параметры существующего

способа решения задачи 

      Ручной  способ решения задачи сопровождается значительными временными затратами  по составлению, оформлению и переносу данных на бумажные носители.

      Только  для обработки первичных документов потребуется несколько дней, т.к. все первичные документы заполняется вручную

      Наибольшую  продолжительность времени для  получения и обработки занимает составление итогового отчета за полугодие и за весь год.

      На  заполнение одного отчета уходит около 5 часов, а иногда намного больше. А так как отчетов бывает 3 и более, при этом для точного заполнения необходимо поднимать всю документацию, накопившуюся за отчетный период, времени на это уходит почти в 6 раз больше.

      Для решения задачи ручным способом требуются  внимательность при вычислении и  не мало времени для заполнения документов. Важное значение имеет правильность заполнения, т.к. занесенные данные влияют на последующее вычисление стоимости движущейся на складе материалов, а значит и анализ деятельности организации.

       При поступлении  товара поставщиком составляется документ «Счет-фактура» в трех экземплярах с различной периодичностью поступления. Объем обрабатываемой информации в количестве составляет шесть.

      При отпуске алкогольной продукции  на сторону бухгалтером составляется документ «Фактура». Документ выписывается в трех экземплярах с ежемесячной периодичностью. Объем обрабатываемой информации в количестве составляет примерно шесть.

      Такие документы как «Акт о приемке  продукции» и «Товарные накладные» заполняются кладовщиком в двух экземплярах для каждого документа. Периодичность составления документов ежемесячно. Объем обрабатываемой информации для документа «Акт о приемке продукции» в количестве составляет 40, для документа «Товарная накладная» - в неограниченном количестве.  

                        

1.4. Анализ существующей организации обработки информации, обоснования  необходимости и цели использования ЭВМ

при решении задачи

 

    Вся поступающая  в бухгалтерию информация о движении материалов обрабатывается на данный  момент сотрудниками вручную.

    Аналитический учёт в бухгалтерии ведут по местам хранения в разрезе видов материалов с отражением количества и стоимости по каждому виду. Для этого на каждый инвентарный счёт 40,41, в бухгалтерии открывают в обязательном порядке Оборотные ведомости, которые одновременно являются реестрами карточек складского учёта. Учитывая, что такие ведомости открываются на целый год к каждому наименованию нужно выделить по несколько (6 листов) страниц, чтобы разместить обороты и сальдо за 12 месяцев.

     Кроме прочего, при ручном решении задачи учёта продажи материалов бухгалтером, возникают следующие сложности:

    - Сам процесс учёта трудоёмок и требует больших затрат времени;

    - Существует риск появления ошибок;

    - При ведении учёта продажи  материалов возникает необходимость в большом количестве бумажных носителей и месте для их хранения, что, в свою очередь, ведёт к большим финансовым затратам;

    Цель  автоматизации состоит в создании автоматизированной системы учета  продажи алкогольной продукции.

 

2. Проектная часть

2.1. Постановка задачи

 

      Материальные ценности занимают большой удельный вес  в составе оборотных средств предприятия. Затраты на их приобретение значительны в общих затратах на изготовлении продукции.

      Организация учета материальных ценностей призвана обеспечить: