Автоматизация учёта материальных ценностей на складе или Машинная обработка информации

      Систематический контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации;

      Правильное  и своевременное отражение в  учете хозяйственных операций в  процессе производства;

      Получение точных сведений об остатках и движении материальных ценностей, в местах эксплуатации и в других местах хранения;

      Систематическое наблюдение за наличием материальных ценностей в местах хранения в  соответствии с установленными нормами  запаса;

      Определение фактического расхода материалов на производство.

      Автоматизированная  информационная система (АИС) обработки экономической информации по учету материальных ценностей включает следующие функциональные задачи:

1. Расчет стоимостной оценки хозяйственной операции поступления, отпуска и наличия материальных ценностей по данным оперативного учета.
2. Учет материальных ценностей в номенклатурном разрезе по местам хранения и эксплуатации.
3. Учет заготовления и приобретения материальных ценностей.
4. Подсчет сальдо и оборотов за отчетный месяц.
5. Определение излишек и недостач материальных ценностей.
6. Сводный учет материальных ценностей.
7. Контроль за достоверностью данных статистической отчетности по материально-техническому снабжению.

      В результате реализации задачи учета  материальных ценностей в номенклатурном разрезе по местам хранения и эксплуатации формируется информация, необходимая для  осуществления бухгалтерского  контроля за сохранностью материальных ценностей, а также   используемая для решения других задач.

      Сущность  и методы решения задачи соответствуют  нормативным документам по организации  бухгалтерского  учета материалов на предприятии. В задаче предусматривается обработка информации по материальным ценностям, отражаемым на счетах бухгалтерского учета.

      Основные  функциональное  назначение  задачи учета материальных ценностей по номенклатурным номерам, по местам хранения и эксплуатации это контроль за сохранностью материальных ценностей, получение  данных о наличии и движении в количественно-суммовом выражении, определение фактического расхода. Периодичность решения задачи может быть ежемесячной,  ежегодной, а также по запросу.

      Задача  расчета стоимостной оценки хозяйственных  операций поступления и отпуска  материальных ценностей обеспечивает оценку материальных ценностей в  суммарном выражении. Исходной информацией  для задачи является первичная учетная  информация, отражающая хозяйственные операции по движению материальных ценностей.

      Задача  учета заготовления и приобретения  материальных ценностей   обеспечивает  формирование  информации, используемой для контроля за полнотой и правильностью  оприходования материальных ценностей. Периодичность решения данной задачи ежемесячно.

      Основное  функциональное задачи учет наличия  и движения материальных ценностей  по предприятию в целом это  получение данных в стоимостном  выражении о наличии и движении материальных ценностей по субсчетам. Периодичность решения данной задачи ежемесячно.

       Задача  сводного учета  материальных ценностей предназначена  для формирования  информации  по движению и заготовлению материальных ценностей в суммовом выражении. Эта информация необходима  для отражения соответствующих  операций  на счетах  бухгалтерского учета.

      Для учета материалов применяется учетная  документация, отвечающая требованиям  основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливается в зависимости от  характера предприятия, особенностей организации производства, материально-технического  снабжения  и от системы организации учета.

        Учет прихода и расхода материалов представлен входной информацией: счет-фактура, фактура, счет, закупочный акт, требование, доверенность, приходный ордер, расходный ордер, акт о приемке материалов, накладная на внутреннее перемещение.

      Первичные данные вводятся и хранятся  в массиве   входной информации, отражающей движение материальных ценностей.

      Нормативно-справочная информация  хранится и корректируется в массивах: наименований материалов,  документов, наименований операций, единиц измерений, поставщиков,  материально  ответственных лиц, плана счетов.

      Выходная  информация  представлена в виде форм выходных  документов: группировочная ведомость по счету 10, оборотная  ведомость в разрезе субсчетов  по счету 10, ведомость движения материальных ценностей, оборотная ведомость  по счету 10, ведомость  наличия материалов, ведомость движения материалов в разрезе материально ответственных лиц.

      При решении  задачи учета движения товарно-материальных ценностей по каждому  номенклатурному  номеру за месяц  рассчитывается  количественно-суммовые данные о приходе  и расходе,  об остатках на конец месяца. Приход, расход  за день по каждому материалу в стоимостном выражении определяется по формулам:

       Приход = количество поступившего материала * цена материала 

      Расход = количество вымывших материалов * цена материала

      Приход  за каждый день и расход материальных ценностей определяется путем арифметического сложения  сумм прихода и расхода соответственно по всем номенклатурным номерам, т.е.

      Сумма прихода и расхода по всем номенклатурным  номерам за месяц определяются как результат сложения прихода или расхода за каждый день месяца

      Остаток отдельного материала на конец отчетного месяца  рассчитывается так:

Остаток на конец = Остаток на начало + Приход - Расход

      Остатки на конец  месяца по всем номенклатурным номерам материальных ценностей определяется по формуле:

      Остаток на конец = Остаток на начало + Приход за месяц – Расход за месяц

      Для функционирования автоматизированной системы учета материальных ценностей  компьютер должен отвечать следующим  системным требованиям (минимальным):

• процессор: 486 и выше;
• оперативная память: 8 МВ;
• ОС: Windows 95-98;

2.2. Обоснование выбора среды программирования

 

      Для программной реализации автоматизированной системы учета материалов на складе выбран  язык объектно-ориентрованного программирования Delphi.

      Delphi - это комбинация нескольких важнейших  технологий:

      - Высокопроизводительный компилятор  в машинный код;

      - Объектно-ориентированная модель  компонент;

      - Визуальное (а, следовательно, и  скоростное) построение приложений из программных прототипов;

      - Масштабируемые средства для  построения баз данных.

      Компилятор, встроенный в Delphi, обеспечивает высокую  производительность, необходимую для  построения приложений в архитектуре "клиент-сервер". Этот компилятор в настоящее время является самым быстрым в мире, его скорость компиляции составляет свыше 120 тысяч строк в минуту на компьютере 486DX33. Он предлагает легкость разработки и быстрое время проверки готового программного блока, характерного для языков четвертого поколения (4GL) и в то же время обеспечивает качество кода, характерного для компилятора 3GL. Кроме того, Delphi обеспечивает быструю разработку без необходимости писать вставки на Си или ручного написания кода (хотя это возможно).

      В процессе построения приложения разработчик  выбирает из палитры компонент готовые  компоненты как художник, делающий крупные мазки кистью. Еще до компиляции он видит результаты своей работы - после подключения к источнику данных их можно видеть отображенными на форме, можно перемещаться по данным, представлять их в том или ином виде. В этом смысле проектирование в Delphi мало чем отличается от проектирования в интерпретирующей среде, однако после выполнения компиляции мы получаем код, который исполняется в 10-20 раз быстрее, чем то же самое, сделанное при помощи интерпретатора. Кроме того, компилятор компилятору рознь, в Delphi компиляция производится непосредственно в родной машинный код, в то время как существуют компиляторы, превращающие программу в так называемый p-код, который затем интерпретируется виртуальной p-машиной. Это не может не сказаться на фактическом быстродействии готового приложения.

       Основной упор этой модели в Delphi делается на максимальном использовании кода. Это позволяет разработчикам строить приложения весьма быстро из заранее подготовленных объектов, а также дает им возможность создавать свои собственные объекты для среды Delphi. Никаких ограничений по типам объектов, которые могут создавать разработчики, не существует. Действительно, все в Delphi написано на нем же, поэтому разработчики имеют доступ к тем же объектам и инструментам, которые использовались для создания среды разработки. В результате нет никакой разницы между объектами, поставляемыми Borland или третьими фирмами, и объектами, которые вы можете создать.

      В стандартную поставку Delphi входят основные объекты, которые образуют удачно подобранную иерархию из 270 базовых классов. Для начала - неплохо. Но если возникнет необходимость в решении какой-то специфической проблемы на Delphi, советуем, прежде чем попытаться начинать решать проблему "с нуля", просмотреть список свободно распространяемых или коммерческих компонент, разработанных третьими фирмами, количество этих фирм в настоящее время превышает число 250, хотя, возможно, я не обо всех знаю. Скептики, возможно, не поверят мне, когда я скажу, что на Delphi можно одинаково хорошо писать как приложения к корпоративным базам данных, так и, к примеру, игровые программы. Тем не менее, это так. Во многом это объясняется тем, что традиционно в среде Windows было достаточно сложно реализовывать пользовательский интерфейс. Событийная модель в Windows всегда была сложна для понимания и отладки. Но именно разработка интерфейса в Delphi является самой простой задачей для программиста.

       Объекты БД в Delphi основаны на SQL и включают в себя полную мощь Borland Database Engine. В состав Delphi также включен Borland SQL Link, поэтому  доступ к СУБД Oracle, Sybase, Informix и InterBase происходит с высокой эффективностью. Кроме того, Delphi включает в себя локальный сервер Interbase для того, чтобы можно было разработать расширяемые на любые внешние SQL-сервера приложения в офлайновом режиме. Разработчик в среде Delphi, проектирующий информационную систему для локальной машины (к примеру, небольшую систему учета медицинских карточек для одного компьютера), может использовать для хранения информации файлы формата .dbf (как в dBase или Clipper) или .db (Paradox). Если же он будет использовать локальный InterBase for Windows 5.0 (это локальный SQL-сервер, входящий в поставку), то его приложение безо всяких изменений будет работать и в составе большой системы с архитектурой клиент-сервер.

      Все эти преимущества данной среды объектно–ориентированного программирования Delphi 5 фирмы Borland предопределило мой выбор.  

2.3 Информационное обеспечение  задачи

 

2.3.1. Классификация и кодирование инфомрации 

      При автоматизации учета материальных ценностей на складе появляется необходимость кодирования следующей информации: материальных ценностей, документов, операций, единиц измерения, поставщиков материалов, материально ответственных лиц, плана счетов.

       Код материальных ценностей –  это номенклатурный номер, который имеет  четыре разряда.

       Х ХХХ

      номер по порядку

      номер субсчета счета 10 

      Код материалов строится по комбинированной системе кодирования.

      Таблица 3