Структура и функции службы документационного обеспечения управления

 

2 ГЛАВА. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ 
 

     1 Штатное расписание предприятия 

     Штатное расписание – основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ даёт руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

     Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного  документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе, в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности, отсутствует констатирующая часть, и, так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется, приказ может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ». 

     Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме — форме № Т-3 «Штатное расписание». Форма № Т-3 предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом².  

     В штатном расписании указывается:

     1 наименование предприятия;

     2 его код по ОКПО;

     3 дата введения в действие штатного расписания;

     4 дата и номер документа;

     5 дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;

     6 численность штата в единицах;

     7 размер фонда заработной платы (в рублях);

     8 наименование структурного подразделения;

     9 наименование профессии (должности) работника;

     10 количество штатных единиц;

     11 размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии).  

     На  основе штатного расписания устанавливаются  наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в  трудовых договорах и иной кадровой документации

     На  предприятиях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание каждого структурного подразделения 
 

     2 Положение о службе ДОУ. 

     Положение о структурном  подразделении – локальный нормативный акт, в котором определяются:

1. порядок создания (образования) подразделения
2. правовое положение подразделения в структуре организации
3. структура подразделения
4. задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения
5. порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия

     Положение о структурном подразделении  изготавливается в одном подлинном  экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии  направляется в соответствующее  структурное подразделение, в отдел  кадров, в подразделение, разработавшее положение. Положения обо всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

     Положение о структурном подразделении  разрабатывается отделом организации  и оплаты труда, службой персонала  или кадровой службой. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел.

     Проект  Положения о структурном подразделении  подлежит обязательному согласованию с:

1. вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения)
2. заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками
3. руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом
4. начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации

     Иногда  каждое структурное подразделение  самостоятельно разрабатывает для  себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным  подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.

     Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и  правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. 

     Положение о структурном подразделении  может включать в себя следующие  разделы:

1. общие положения
2. структура и штатная численность подразделения
3. цели и задачи
4. функции
5. права и полномочия
6. руководство
7. взаимодействие (служебные связи)
8. ответственность
9. организация работы

 

      Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения  разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе 

     Положение разрабатывается ее руководителем и им подписывается. Подписанное руководителем Положение передается на согласование, которое внутри организации оформляется визой. 

 

      3 Инструкция по документационному обеспечению управления 

      Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. 

      Инструкции  издаются также для разъяснения  и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). 

      Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, дата ввода данной инструкции в действие, а так же возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения.

      По  стилю изложения инструкция носит  распорядительный характер. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и  т.п.

      Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция по контролю…", "Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации".

     При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управления рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы — например Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти³.

     При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления документационного обеспечения управления. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения). 

      Инструкция  подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и  утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. 
 

     4 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ 

     Особую  группу в составе организационно-распорядительной документации службы документационного обеспечения управления образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы документационного обеспечения управления предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы документационного обеспечения управления и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы документационного обеспечения управления. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.

     Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы документационного обеспечения управления должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости — во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия).  

     Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:

     1 разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам документационного обеспечения управления;

     2 изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

     3 обучения персонала службы документационного обеспечения управления и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

     4 обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия. 

      Таким образом можно сделать следующие выводы, в условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами. 

3 ГЛАВА. Структура и численный состав службы ДОУ 

     Важным  вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение  структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава. 

     Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями. 

Функции основных подразделений  службы документационного  обеспечения управления