Структура и функции службы документационного обеспечения управления

 

     В крупной организации с большим  объемом документооборота могут  существовать все вышеперечисленные  подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

     В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций  в одном подразделении или  вместо структурных подразделений  выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. 

      Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом  аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами). 

     Все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

1-я категория  – учреждения с объектом документооборота  свыше 100 тыс. документов в год;

2-я категория  – учреждения с объемом документооборота  от 25 тыс. до 100 тыс. документов  в год;

3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

4-я категория  – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

      Так согласно выше представленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения. 

Развитие  организационной  структуры службы ДОУ в зависимости  от объема документооборота 
 

 

      Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду:

      Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;

      Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;

      Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые  в объединенных архивах, хранящих документы  по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57. 
 

 

      

     Заключение 

     Исследуя  научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие  выводы:

     Документационное  обеспечение управления – очень  важный фактор, напрямую влияющий на организацию. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации, любая компания распадется, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность сотрудников и самой компании в целом.

     Одной из важнейших функций служб документационного  обеспечения управления является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения. 

     Основными задачами службы являются:

      1 внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

      2 осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

      3 обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

      4 совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами. 

      Управление  любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.д

     Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений  существенно влияющей на оперативность  и качество управления. 

     Процесс принятия управленческого решения состоит из:

1) Получения информации

2) Ее переработки

3) Анализа, подготовки и принятия решения

      Все эти этапы самым тесным образом  связаны с документационным обеспечением управления. 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ: 

      Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с. 

      Т.В Кузнецова. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с. 

      http://revolution.allbest.ru/audit/d00203596.html 

      Янковская В.Ф. Функции службы документационного  обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера  – 2005. -№1 – с. 16-19 

      http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012 

      Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера  – 2009. - №11 – 24-36 с. 

      Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб. Пособие. – М.: РГГУ, 2006.  

      http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php