Структура и функции службы документационного обеспечения управления

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение…………………………………………………………………………………...3 

1ГЛАВА. Документационное обеспечение управления…………….…..…….……….5 

       1 Понятие службы документационного  обеспечения управления…………....5

       2 Цели и задачи………………………………………….……….……………….7

       3 Функции службы ДОУ…………………………….………….…………...…...8 

2 ГЛАВА. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ……….9 

      1 Штатное расписание предприятия……………………………………..………..9

      2 Положение о службе ДОУ……….……………..……………………………....12

      3 Инструкция по документационному обеспечению управления……..………14

      4 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……………15 

3 ГЛАВА. Структура и численный состав службы…….………...……………………17 

Заключение……………………………………………….….…………………………...26 

Список  литературы………………………………………..…………………………......28 

 

Введение 

     В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

     Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффектность работы организации в целом.

     Актуальность  темы курсовой работы заключается в  том что делопроизводство- одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационное обеспечение управленческой принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

     Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией  в организации, описание структуры  и раскрытие основных функций  службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации. 

     Исходя  из цели были поставлены следующие задачи: 

     Изучите периодические издания, раскрывающие тему курсовой работы;

     Рассказать  о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;

     Рассмотреть структуру служб документационного  обеспечения управления и описать  их основные функции 

     Для написания работы изучены следующие  источники:

      1 Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.

      2 Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера – 2005. -№1 – с. 16-19

      3 Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. - №11 – 24-36 с.

      4 http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php

      5 Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007.-224 с.

      6 http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012

     7 http://revolution.allbest.ru/audit/d00203596.html

      8 Кузнецова Т.В. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с. 
 

1 ГЛАВА Документационное обеспечение управление. 

1 Понятие службы  документационного  обеспечение управления. 

     Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ.¹ Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство.

     Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141 – 98 синонимичен термину «документационное обеспечение управление»

     Термин  «документационное обеспечение  управление» подчеркивает информационно - технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами как «программное обеспечение», «информационное обеспечение» и т.д. Этот термин вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

     Делопроизводство (документационное обеспечение управление) предполагает, прежде всего создание документов или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам, организация работы с документами, их хранение и использование в текущей деятельности.

     Документационное  обеспечение управление выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

     В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управлению выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

     Документационное  обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

     Выбор организационной формы службы документационное обеспечение управления зависит от решения руководства организации и самой службы. Регламентации выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

     Документационное  обеспечение управление присутствует в каждой организации независимо от формы и собственности характера и направления деятельности.

 

     

2 Цели и задачи 

     Служба  документационного обеспечения  управления принимает непосредственное участие в постановке задач при  разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

      Основной  целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

      Исходя  из целей, служба ДОУ  решает следующие  задачи:

      1 совершенствование форм и методов работы с документами;

      2 обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

      3 контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

      4 сокращение документооборота, количества форм документов;

      5 разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

      6 участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров

     Назначение  службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами.

     3 Функции службы  ДОУ 

     В современных условиях, когда работы с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. 

     Функции службы документационного  обеспечения управления организации:

     1 Организационно-методические. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.

     2 Технологические. Прием и первичная обработка документов; Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов (поступающих, отправляемых, внутренних)организация рассмотрения документов и передача их исполнителям; отправка документов; Изготовление документов; копирование и тиражирование документов; Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.

     3 Конструкторские. Разработка бланков документов; разработка унифицированных форм документов; совершенствование форм и методов работы с документами и др.

     4 Информационно-аналитические. Подготовка проектов резолюций по документам, требующим рассмотрения руководства; подготовка проектов служебных писем, распорядительных и др. документов; участие в согласовании документов; анализ и обобщение данных о результатах контроля исполнения документов; подготовка сводок (отчетов) об объемах документооборота; поиск документов в архиве организации по заданию руководства и др.

     5 Контрольные. Контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в филиалах, отделениях, представительствах; контроль за соблюдением норм и правил в работе с документами; контроль за обеспечением сохранности документов и дел и др.