Отчет по практике в местном самоуправлении

При создании кассовых документов в ПК «БАРС-Бюджет» предусмотрена возможность как ручного ввода документов, так и их автоматическое формирование на основании других документов.

Так, например, Расходный кассовый ордер можно создать на основании текущего Приходного кассового ордера.

После создания ордера запись о совершенной  операции автоматически добавляется  в Кассовую книгу в соответствии с требованиями Инструкции по ведению кассовых и банковских операций.

Для учета созданных документов при расчете оборотов, их необходимо зарегистрировать; для отражения  этих документов в Кассовой книге регистрация не требуется.

На основе данных ЖБО собираются Книга Журнал-Главная и Журнал операций по счету «Касса».

Автоматизированный учет в ПК «БАРС-Бюджет», как и ручной учет бухгалтерских  операций, цикличен. Следовательно, в  процессе работы необходимо регулярно  отражать все проведенные операции:

Ежедневно:

• Вводить, регистрировать первичные документы по мере их поступления
• В конце дня собирать Отчет кассира.

Ежемесячно:

• Печатать Кассовую книгу.
• Собирать Журнал операций и сверять его со смежными участками.

Приходный кассовый ордер.

Раздел предназначен для  оформления поступления наличных денежных средств в кассу учреждения приходным кассовым ордером и формирования соответствующих проводок. 

Для оформления Приходного кассового ордера следуйте нижеприведенным инструкциям:

1. Перейдите к Архиву приходных ордеров: Документы/Касса/Приходные кассовые ордера. В зависимости от локальных настроек. ПК «БАРС-Бюджет» архив ордеров отображается либо в виде таблицы, либо в виде архива карточек.
2. При создании нового документа в зависимости от Локальных настроек (Настройки/Локальные настройки) проводки в документе могут быть созданы или автоматически на основе выбранной типовой операции, или заполнены вручную.
3. После создания нового документа поле Номер документа будет присвоено автоматически, однако при необходимости можно изменить значения поля с клавиатуры.
4. В поле Дата составления указывается дата создания документа. По умолчанию полю присваивается значение текущей даты, но при необходимости значение данного поля возможно изменить.
5. Поле Дата проводки по умолчанию принимает значение поля Дата составления и не подлежит изменению без изменения значения поля Дата составления.
6. Заполните поле Учреждение, выбрав необходимое значение из Справочника учреждений который открывается по нажатию клавиши [Пробел]. По умолчанию в данном поле устанавливается значение текущего учреждения, выбранного пользователем в главном окне модуля.
7. Поле Сумма руб. коп. предназначено для ввода числового значения с клавиатуры.
8. Поле Принято от по нажатию клавиши [Пробел] принимает два значения: Поставщика/Мат. ответ. лица. Данное поле может оставаться пустым.
9. Заполните поле Основание, выбрав необходимое значение из Справочника оснований, который открывается по нажатию клавиши [Пробел], или введите данные с клавиатуры с помощью клавиши [Insert].
10. Поле В том числе носит справочный характер  и заполняется в случае необходимости самим пользователем с клавиатуры.
11. Значение поля Время создания устанавливается программой автоматически, но при необходимости его можно отредактировать. Значение данного поля имеет важное значение при заполнении Кассовой книги.
12. Заполните таблицу Проводок приходного ордера.
13. Чтобы данные по ордеру отразились в бухгалтерском учете, необходимо зарегистрировать документ нажатием клавиши [F3]. Для отмены регистрации документа используется клавиша [F7].
14. Для  просмотра проводок, сформированных по документу в ЖБО, необходимо нажать клавишу [F4]. В результате будет открыт журнал бухгалтерских операций, в котором отобразятся сформированные проводки.

Если  в разделе Локальные настройки для Приходных кассовых ордеров выбрано значение типовых операций Добавлять автоматически, то при создании нового документа пользователю будет предложен перечень типовых операций, в которых необходимо выбрать требуемую операцию. В этом случае в открывшемся окне приходного ордера следует заполнить недостающие поля. Указанные параметры будут автоматически отражены в соответствующих полях шапки документа и в проводках по документу.

Если же в разделе Локальные настройки для Приходных кассовых ордеров установлено значение типовых операций Выбирать вручную, то при создании новой записи не будет предложено окно выбора типовых операций. Следовательно, сразу после создания нового документа поля для указания счета в шапке документа останутся пустыми. Заполнение данных полей должно осуществляться самим пользователем выбором из соответствующих справочников.

В случае если было выбрано одно из двух первых значений, в нижней строке открывается справочник в соответствии с выбранным значением. Так, например, если в поле Принято от было выбрано значение Поставщика в нижнем поле откроется Справочник дебиторов и кредиторов. В открывшемся справочнике следует выбрать необходимое значение.

В архиве приходных документов предусмотрена  функция формирования Расходного кассового ордера на основе текущего Приходного кассового ордера. Для этого предназначено сочетание клавиш [Ctrl + F5]. При нажатии данной комбинации клавиш открывается окно выбора, в котором необходимо выбрать пункт Создание РКО на основе текущего ПКО. После этого откроется таблица счетов, по которым будет сформирован расходный кассовый ордер. В таблице следует проверить заполнение параметров документа. Выход из таблицы счетов осуществляется нажатием клавиши [Esc].

После выхода из таблицы счетов на экране появится запрос на подтверждение формирования документа по таблице счетов. При утвердительном ответе документ будет сформирован. На экране появится сообщение об окончании операции. По кнопке Зайти в архив РКО откроется Архив расходных документов с созданным расходным кассовым ордером. Для регистрации документа предназначена клавиша [F3].

По нажатию клавиши [F2] открывается перечень используемых в данном разделе печатных форм. Для печати текущего приходного кассового ордера предназначена форма Приходный кассовый ордер (Excel).

Пример 

Необходимо создать Приходный  кассовый ордер № 12 от 05.03.2006 по получению  наличных денежных средств в кассу  на сумму 500-00 на приобретение МЗ и по получению наличных денежных средств  в кассу на сумму 3000-00 на приобретение МЗ на основании чека № 137 от 04.03.2006.  

Рассмотрим создание документа  и его движение в ПК «БАРС-Бюджет».

Документ будет содержать следующие  проводки:

·	На приобретение МЦ: Дебет 120104510.340 Кредит 121003660.340
·	На приобретение ОС: Дебет 120104510.310 Кредит 121003660.310

Для создания документа необходимо открыть пункт меню Документы/Касса/Приходные кассовые ордера.

В открывшемся окне следует добавить новую запись клавишей [Insert] и последовательно задать значения необходимых параметров.

В поле Учреждение по умолчанию устанавливается текущее учреждение, которое можно изменить, открыв данное поле клавишей [Пробел] и выбрав требуемое значение из справочника. Установленное значение будет указано в шапке документа при его печати.

В поле Дата следует задать дату составления документа 05.03.2006. По умолчанию в данном поле указывается значение текущей даты.

В поле Основание необходимо внести номер и дату чека (№ 137   04.03.2006).

Далее необходимо заполнить поле Наименование операции. Для этого следует открыть данное поле и в открывшемся окне создать новую запись. В окне выбора типовых операций следует выбрать операцию Поступление денежных средств в кассу.

В окне параметров типовой  операции следует заполнить поля Вид деятельности, КБК Дебет, КБК Кредит, выбрав необходимые значения из соответствующих справочников. После заполнения параметров данного окна следует нажать кнопку Применить.

Указанные параметры будут  отражены в окне проводок. Для того чтобы отразить поступление денежных средств на приобретение МЦ, необходимо в созданной проводке в поле Дебет добавить аналитику. Для этого следует поле Счет открыть клавишей [Enter] и в соответствующем уровне добавить аналитику 340. В поле Сумма ввести значение 500.

Чтобы отразить поступление  денежных средств на приобретение ОС, необходимо в созданном документе создать копию уже существующей проводки сочетанием клавиш [Ctrl + F5]. При этом будет создана новая проводка, по всем параметрам повторяющая предыдущую. В новой проводке в поле Дебет в соответствующем уровне необходимо добавить аналитику 310. В поле Сумма ввести значение 3000.

После ввода перечисленных  значений следует выйти из данного  окна клавишей [Esc]. При этом будет произведена проверка соответствия сумм между проводками и шапкой документа. При утвердительном ответе на запрос сумма по документу будет заменена.

Далее следует зарегистрировать созданный документ клавишей [F3].

Зарегистрированный документ автоматически  будет отражен в Журнале бухгалтерских операций и Кассовой книге.

Расходный кассовый ордер.

Раздел предназначен для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы расходным кассовым ордером.

Порядок оформления Расходного кассового ордера аналогичен оформлению Приходного кассового ордера.

Аналогичным образом заполняются  документы по выдаче (ведомость на выдачу денег) средств группе материально- ответственных лиц одним ордером. В этом случае в проводках данного ордера на каждое материально ответственное лицо создается новая запись.

Также, если в одном кассовом ордере со счетом кассы корреспондируют  несколько счетов, такая выдача оформляется  несколькими проводками.

Банковские документы.

Раздел Банк (Документы/Банк) обеспечивает учет документов, отражающих безналичные расчеты организации.

Движение безналичных средств  отражается платежными поручениями  или заявками на оплату расходов.

Заявка на оплату расходов (платежное поручение) – заявка организации на перечисление соответствующей суммы с единого бюджетного счета (лицевого счета) либо с его расчетного счета на расчетный счет получателя. Организация-плательщик представляет заявку на бланке установленной формы.

Следует учитывать взаимодействие раздела Банк ПК «БАРС-Бюджет» с казначейскими системами. Существует возможность загрузки данных по банковским документам, к которым относятся номер платежного поручения, дата его составления и отметка о прохождении регистрации.

В ПК «БАРС-Бюджет» существуют следующие варианты создания банковских документов:

• Ручное формирование банковских документов;
• Автоматическое формирование документов по данным заработной платы сотрудников;
• Формирование документов на основе шаблонов банковских документов.

На основе созданных банковских документов формируется Реестр банковских документов. Сформированный реестр выгружается в казначейские системы, такие как АЦК-Финансы.

Раздел Банковские документы взаимодействует с разделом Кассовые документы: на основе заявки, созданной в разделе Банковские документы, возможно создание Приходного кассового ордера. Для того, чтобы созданный документ отразился в Журнале бухгалтерских операций и участвовал в расчете оборотов, его необходимо зарегистрировать. Для этого в ПК «БАРС-Бюджет» используется клавиша [F3]. В случае успешной регистрации документа пользователю выдается соответствующее сообщение, и документ помечается зеленым треугольником.

Необходимо помнить, что изменять данные в  зарегистрированном документе невозможно. Перед тем, как внести изменения в документ, необходимо предварительно снять с него отметку о регистрации. Для этого следует выделить зарегистрированный документ и нажать клавишу [F7]. 

В процессе работы бухгалтеру необходимо регулярно отражать все проведенные операции:

1. Ежедневно:

• Вводить платежные поручения по мере их оформления;
• Регистрировать банковские документы после получения банковской выписки и на ее основании редактировать дату проводки;
• Вводить и регистрировать прочие финансовые документы (например, входящие платежные поручения).

Заполнение банковских документов.

Раздел Банковские документы предназначен для работы с заявками (платежными поручениями) на перечисление денежных средств в ПК «БАРС-Бюджет». В данном разделе  существует возможность ввода новых и просмотра занесенных документов.

Через пункты меню Документы/Банк/Банковские документы открывается Архив банковских документов за текущий год либо Архив банковских документов за текущий месяц. 

 

Для добавления новой записи следует  воспользоваться клавишей [Insert] и в открывшемся окне выбрать тип документа.

В созданном документе  поля Номер и Дата заполнятся автоматически, при необходимости их можно изменить самостоятельно. Поле Дата принимает значение текущей даты, установленной пользователем в главном окне модуля.

В поле Номер устанавливается порядковый номер документа.

Заявка на получение  наличных денежных средств.

При создании заявки на получение  наличных денежных средств необходимо обратить внимание на следующее:

• Поле Статус юр. лица необходимо оставить пустым;
• В поле Учреждение следует указать то учреждение, с лицевого счета которого будут перечисляться денежные средства, при этом поле За кого должно остаться незаполненным;
• Поля КБКД, ОКАТО, Налоговый период, Основание, Номер документа, Тип необходимо оставить пустыми.

Далее во вкладке Проводки и КБК необходимо заполнить таблицу, вызываемую нажатием клавиши КБК….

В поле Операция для каждого учреждения необходимо создавать отдельную проводку в случае снятия денежных средств для нескольких учреждений.

Если заявка предназначена для снятия наличных денежных средств, то в документе необходимо заполнить раздел Для снятия наличных.