Технология разработки должностных инструкций работников

      К структурным подразделениям относятся: управления, отделения, отделы, службы, бюро, цеха, лаборатории, секторы.

      В общем виде структуру производственной организации можно выразить в схеме  Приложение 3.

      Наряду  с указанными могут быть образованы и иные самостоятельные подразделения - службы документационного обеспечения, служба безопасности, и другие.

      Самостоятельные подразделения в свою очередь  могут быть разделены на более мелкие структурные единицы.

      Например:

      1. Главная бухгалтерия организации. 

      Это подразделение, осуществляющее руководство  бухгалтерским учетом, порядком составления  отчетности и организацией контрольно-ревизионной  работы в организации.

      Возглавляет его главный бухгалтер.

      - Главная бухгалтерия организации  может подразделяться на отделы (секторы, группы):

      - методологии бухгалтерского учета;

      - сводной бухгалтерской отчетности  и анализа;

      - финансового контроля.

        Структурирование главной бухгалтерии может производиться и по иным основаниям, например:

      - сектор по учету основных средств  и малоценных предметов;

      - сектор по учету затрат на  производство;

      - сектор учета готовой продукции  и ее реализации;

      - другие.

      2. Финансовый отдел. 

      Основными функциями данного подразделения является разработка финансовых планов, проектов инвестиций, обеспечение их исполнения; определение кредитных взаимоотношений; обеспечение эффективного использования основных фондов и оборотных ресурсов организации.

      Финансовый  отдел может быть структурирован на такие единицы, как:

      - бюро финансирования операционных  расходов, методологии и налогообложения;

      - бюро финансирования инвестиций  и кредитования;

      - бюро ценных бумаг и анализа;  другие.

      3. Отдел кадров.

      Перед этим подразделением стоят следующие задачи: организация работы по подбору, расстановке и использованию кадров рабочих и служащих; ведение учета кадров; создание кадрового резерва; разработка и внедрение мер по повышению квалификации кадров; анализ текучести кадров, и т. д.

      Отдел кадров может быть разделен на службы (секторы):

      - приема и увольнения;

      - учета;

      - управления персоналом организации;  др.

      4. Канцелярия.

      Главными  задачами этого подразделения являются организация и ведение делопроизводства в организации. Это подразделение может быть также названо отделом документационного обеспечения организации. В состав канцелярии могут входить:

      - бюро входящей корреспонденции;

      - бюро исходящей корреспонденции;

      - бюро экспедиции;

      - бюро контроля исполнения документов;

      - бюро регистрации документов;

      - машинописное бюро;

      - копировально-множительное бюро;

      - секретариат.

      5. Хозяйственный отдел. 

      Основными задачами этого структурного подразделения  являются:

      - хозяйственное обслуживание организации;

      - содержание в надлежащем состоянии зданий и сооружений организации. 

      1.2.2. Гриф об утверждении.

      Утверждает  должностную инструкцию руководителем  предприятия. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную  инструкцию в том случае, если это  в его компетенции и указано  в его должностной инструкции и трудовом контракте. Утверждение же его инструкции осуществляется органом управления организации (собственником).

      Гриф  утверждения документа должен состоять из:

      слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

      наименования  должности лица, утверждающего документ;

      подписи, инициалов, фамилии должностного лица;

      даты  утверждения. 

 

      Должностная инструкция вступает в силу с момента  ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией. 

      1.2.3. Наименование должности.

      Наименования  должностей служащих по общему правилу  должны соответствовать Общероссийскому  классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), принятому и введенному в действие постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года № 367.

      Следует также отметить, что нормативные  документы трудового законодательства содержат рекомендации по определению  наименований должностей в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, которые в свою очередь содержат наименования должностей в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Такого рода рекомендации вызваны тем, что определенная регламентация наименований должностей обусловлена механизмом создания гарантий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты труда, льгот и компенсаций в связи с условиями труда, условиями пенсионного обеспечения и др.

      Все наименования должностей соответствуют  одной из категорий: руководителей, специалистов и других служащих (технических  исполнителей).

      В отношении наименований должностей следует также добавить, что наименования руководителей и специалистов могут  быть снабжены обозначениями производных должностей. Это: вице-, первый заместитель руководителя, заместитель, главный, ведущий, старший, младший, сменный, первый, второй, третий, четвертый, помощник руководителя и специалиста, старший помощник, первый помощник, второй помощник, третий помощник, четвертый помощник, пятый помощник, сменный помощник, групповой, бригадный, районный, участковый, горный.

      Для должностей служащих, по которым устанавливаются  квалификационные категории, должностное  наименование "старший" не применяется. В этих случаях функции руководства подчиненными исполнителями возлагаются на специалиста более высокой квалификационной категории.

      Установление  должностного наименования "ведущий" производится в тех случаях, когда  на специалиста возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемых в отделах (бюро) с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях.

      Примеры:

 

      1.2.4. Содержание раздела "Общие положения".

      В данном разделе указывают:

      1. Категорию должности. Определяется  в соответствии с Общероссийским  классификатором профессий рабочих,  должностей служащих и тарифных  разрядов (ОК 016-94) - руководитель, специалист, технический исполнитель.

      2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела "требования к квалификации" квалификационных характеристик по должностям служащих. Однако в общих положениях Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37 (с изм. на 02.01.00)) определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

      Квалификационные  категории по оплате труда устанавливаются  руководителем организации. При  этом учитываются:

      - степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей;

      - ответственность за принимаемые  решения;

      - отношение к работе;

      - эффективность и качество труда;

      - профессиональные знания;

      - опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по  специальности;

      - другие факторы.

      3. Порядок назначения и освобождения  от должности.

      4. Основополагающие организационно-правовые  документы, на основании которых  сотрудник осуществляет служебную  деятельность и реализует свои  полномочия.

      Пункт разрабатывается на основании раздела квалификационных характеристик должностей служащих "должен знать".

      5. Наименование должностных лиц,  которым подчиняется сотрудник. 

      6. Перечень структурных подразделений  и (или) отдельных должностей  сотрудников, непосредственно подчиненных  данному сотруднику по службе (если таковые имеются). Данный пункт может быть включен в раздел "Должностные обязанности".

      7. Порядок замещения сотрудника  и исполнения должностных обязанностей  в случае его временного отсутствия.

      В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности. 

      1.2.5. Содержание раздела "Должностные обязанности".

      В этом разделе указывают обязанности  работника, с учетом задач и функций  конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

      Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном  подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации.