Шпаргалка по "Менеджменту"

Функциональные  планы  - необходимы для внедрения управленческих решений в различных функциональных сферах производства, подверженных стремительным изменениям.

-        разрабатывается на период от 1 до 2 лет;

-        по содержанию более подробен, специфичен, логичен, раскрывает способы достижения целей.

Единовременные планы. Разрабатываются с целью контроля за выполнением     какого-либо    проекта    или    программы    внедряемых однократно. Существуют два типа единовременных планов: программный и проектный.

Стабильные  планы – планы,  направленные на увеличение общей эффективности на основе соблюдения простейших принципов предприятия. Они отличаются от функциональных планов тем, что практически не связаны с общей стратегией предприятия. Существуют три вида стабильных планов:

а) Политика. Политика дает общие указания по осуществлению деятельности. Например, на службу принимаются люди только с определенным уровнем образования.

б) Стандартные  инструкции. необходимо им следовать  при выполнении отдельных заданий  или при исполнении определенных обязанностей. Стандартные инструкции более специфичны и конкретны, чем политика.

в) Правила  и рекомендации это предписания  о том, какие действия должны или  не должны быть предприняты в каждой конкретной ситуации. Такие правила  избавляют подчиненных от необходимости  принимать решения и проявлять свою инициативу в конкретных ситуациях.

На основе текущих планов разрабатываются оперативные. Оперативные планы разрабатываются на уровне производств и предназначены для решения конкретных вопросов деятельности предприятия в краткосрочном периоде. Оперативный план конкретизирует и детализирует плановые задания, установленные в текущих планах с распределением их по месяцам, декадам, дням.

2) Планы по уровню управления предприятием подразделяются на: общефирменные, цеховые, функциональных отделов, участков, бригад.

3) по стадиям разработок планирование бывает предварительным, на этапе которого разрабатываются проекты планов, и окончательным. 

27.Коммуникации: виды и формы,  задачи и значение  для эффективного менеджмента.

Для того чтобы информация пронизывала организацию и повышала эффективность ее работы, необходимо осуществить ее передачу на те уровни и рабочие места, где она необходима для выполнения работ и осуществления  управленческого воздействия. Для этого информация должна обладать коммуникативными свойствами.

Слово коммуникация происходит от латинского соmmuniсо «делаю общим, связываю, общаюсь». Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

Основные  функции коммуникации:

1)информативная - передача истинных или ложных сведений;

2)интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, например, согласование действий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;

3)персептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

4)экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации:

● межуровневые коммуникации — перемещение информации в рамках вертикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки);

● коммуникации между различными отделами, или горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении;

● коммуникации «руководитель — подчиненный». Связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;

● коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют руководителю повысить эффективность действий группы;

● неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций — это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа «между нами».

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с элементами своего внешнего окружения. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровнях. Подчиняясь государству, организации заполняют разнообразные письменные отчеты. При этом обсуждения, собрания, переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой. 

28.Коммуникации: сущность, элемены  и барьеры коммуникационного  процесса.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента:

отправитель – лицо, передающее информацию; сообщение – информация, закодированная с помощью символов; канал – средство передачи информации; получатель – лицо, которому предназначена информация.

Разработаны специальные формы деловых коммуникаций - беседы, телефонные разговоры, совещания, переговоры, конференции - повышают качество и продуктивность деловых коммуникаций.

Коммуникационный  процесс –  это последовательность действий при общении людей.

В результате этого процесса происходит продвижение  информации по следующим этапам (задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею):

1) зарождение идеи; 2) кодирование и выбор канала; 3) передача; 4) декодирование; 5) обратная связь и помехи.

При обмене информацией могут возникать  коммуникативные барьеры. Они существуют как на уровне межличностных и на уровне организационных коммуникаций.

Межличностные барьеры. При рассмотрении межличностных барьеров остановимся на:

1. Барьеры восприятия. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Человек, используя зрительные, звуковые, осязательные каналы получения информации, воспринимает лишь часть сообщения, полученного им, в силу избирательности. Идеи, закодированные отправителем, могут оказаться искаженными и не полностью понятыми.

2. Семантические барьеры. Семантические барьеры могут создавать особо сильные коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде. Семантические барьеры, обусловленные культурными различиями, могут серьезно затруднять обмен информацией.

3. Невербальные преграды. Часто используются невербальные символы – жесты, улыбки, выражение глаз, поза и т. д. К невербальным преградам можно отнести также культурные различия в поведении людей (например, кивание головой у японцев означает «нет», а во многих других странах – согласие).

4. Плохая обратная связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который был изначально. Преградой на пути эффективных коммуникаций может быть как плохо налаженная обратная связь, так и отсутствие ее.

5. Неумение слушать. Мало воспринимать факты – нужно прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств это выслушивание сообщения полностью, благодаря чему расширяются возможности понять ситуацию.

Организационные барьеры. Нужно иметь представление о преградах в организационных коммуникациях.

1. Искажение сообщений – При движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться в силу некоторых причин:

- несознательное искажение происходит из-за межличностных барьеров;

- сознательное искажение может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;

- фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Отбор информации может стать причиной искажения содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации;

- сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации.

2. Информационные перегрузки. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, как правило, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной.

3. Неудовлетворительная структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.  

29.Трудности  коммуникации и  причины «информационных  помех», «заповеди»  эффективной коммуникации. (+ см. барьеры 28)

Данные  зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных - 20-25 %. Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации. 
Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения. 
Успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. 
Также особую роль в эффективности коммуникаций играет построение сообщений. Необходимо соблюдать при построении сообщения такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от них к возражениям и вопросам, далее к заключению и призыву к действию. 
Чтобы избежать ситуации быть непонятым собеседником, следует стремиться к простоте сообщения, использовать словарный состав повседневной речи даже при общении с образованным и проницательным человеком. 
Одновременно надо учитывать, что доверие к себе можно подорвать, если привести только один ложный или искаженный факт из ста, хотя 99 могут соответствовать действительности. 
Российские менеджеры выделяют десять заповедей успешной коммуникации.

1. Перед  коммуникацией четко определите  идеи, вкладываемые в послание. 
2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации. 
3. Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации. 
4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации. 
5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения. 
6. Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя. 
7. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация. 
8. Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра. 
9. Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам. 
10. Учитесь умению слушать другого.