Проектирование организационной структуры коллективного средства размещения хостела «Ночлег»

Итак, расставим цели для хостела «Ночлег»:

Общая цель организации или миссия:

           Поддерживать стандарты качества, максимально удовлетворять требования и вкусы клиентов, развивать компанию, усилить её позиции на рынке.

           Я выделил пять ключевых пространств, в рамках которых предприятие определяет долгосрочные цели. Определим генеральные цели данных пяти пространств, таким образом, чтобы они входили в концепцию общей миссии компании.

1. Положение на рынке.

Усилить позиции компании в сфере оказываемых услуг среди хостелов, гостиниц эконом-класса и мини гостиниц Санкт Петербурга.

2. Инновации.

Использовать интернет технологии для привлечения новых гостей и для более тщательного контроля качества, а также обеспечить гостям информационный комфорт (насколько полную информацию может получить гость об отеле).

3. Маркетинг.

           Увеличить потребительский спрос  на услуги компании, посредством различных инструментов маркетинга. Сделать особенный акцент на рекламе  в сети интернет и публикациях в прессе.

4. Производство или оказание услуг.

           Отреставрировать 7 номеров на первом этаже, а также расширить максимальную вместимость хостела, задействовав помещения второго и третьего этажей здания. Обеспечить комфортный доступ к номерам (пандусы, подъезды, широкие дверные подходы и т.д.) за 2010 год.

5. Управление персоналом.

Как известно если персонал доволен условиями труда, то он работает более качественно, следовательно, гости довольны предоставляемым сервисом вдвойне. Итак, нам нужен инструмент материального поощрения, стимулирующий развитие у персонала нужных для компании компетенций, который был бы максимально справедливым, очевидным и при этом не требовал больших затрат на внедрение и поддержку в актуальном состоянии. В основу принципа компетенций и грейдинга положен механизм формирования оклада сотрудника из набора компетенций, каждая из которых имеет свою стоимость. Для определения списка компетенций специалиста конкретного подразделения можно использовать метод сравнения с эталоном.

Все цели подчиняются генеральной цели - миссии компании. Все цели достижимы, измеримы, конкретны и не противоречат друг другу.

Цели организации не только придают смысл ее деятельности и ориентируют в отношении внешней среды, но и способствуют интеграции коллектива организации на основании единства устремлений его членов; могут мотивировать организационную деятельность индивидов; являются основой формирования организационной структуры; представляют собой источник стабильности в организации (резкое изменение целей может привести к серьезным дестабилизирующим последствиям).

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ

СТРУКТУРЫ ХОСТЕЛА «НОЧЛЕГ»

2.1. Важность организационной структуры

Эффективность управления деятельностью зависит оттого, насколько грамотно сформирована организационная структура управления и насколько она соответствует цели деятельности организации.

В настоящее время под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности. Можно сказать, что структура управления есть не что иное, как оптимальное распределение работы, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между членами коллектива организации.

Целью организационной структуры управления является обеспечение устойчивого развития социально-экономической системы посредством формирования, сохранения и совершенствования способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой и внутреннего взаимодействия элементов системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Форма собственности предприятия

В качестве собственника организации выступает общество с ограниченной ответственностью. Общество с ограниченной ответственностью наряду с иными видами хозяйственных обществ, а также хозяйственных товариществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий является коммерческой организацией, то есть организацией, преследующей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности и распределяющей полученную прибыль между участниками.

В частной экономической практике ООО является наиболее востребованной организационно-правовой формой среди коммерческих организаций.

Общество с ограниченной ответственностью характеризуется тем, что текущее (оперативное) управление в обществе (в отличие от товариществ) передается исполнительному органу, который назначается учредителями либо из своего числа, либо из числа иных лиц. За участниками общества сохраняются права по стратегическому управлению обществом, которые осуществляются ими путем проведения периодических общих собраний участников. В отличие от акционерных обществ компетенция общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью может быть расширена по усмотрению самих участников; также отдельным участникам могут быть предоставленные дополнительные права.

В отличие от акционерных обществ прибыль общества с ограниченной ответственностью может делиться между участниками общества не только пропорционально их долям в уставном капитале общества, но и иным образом в соответствии с Уставом, общества (если иной порядок предусмотрен Уставом).

В отличие от участников акционерного общества (акционеров) участник общества с ограниченной ответственностью может не только продать (или иным образом уступить) свою долю в уставном капитале общества, но и выйти из общества, потребовав выплаты стоимости части имущества, соответствующей его доле в уставном капитале общества, если это предусмотрено Уставом общества. Участники общества с ограниченной ответственностью, а также само общество могут иметь преимущественное право покупки доли одного из участников, в случае его намерения продать свою долю третьим лицам. Также Уставом общества может быть предусмотрен запрет на отчуждение доли участников третьим лицам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Руководители высшего звена управления

Первым лицом хостела является генеральный директор, который находиться под контролем совета директоров. Генеральный директор имеет все мыслимые полномочия, именно он задает стиль гостиницы.

У генерального директора две главные задачи:

• Во-первых, он должен так управлять хостелом, чтобы полностью удовлетворять все пожелания гостя и тем самым привлечь его повторно посетить гостиницу;
• Во-вторых, он должен выполнить свои обязанности перед владельцем отеля, обеспечив его прибыльность.

Генеральный директор опирается в своей работе на правление, в которое обычно входят руководители всех крупных подразделений гостиницы.

Генеральный директор осуществляет ежедневное оперативное руководство персоналом гостиницы, контролирует работу подчиненных и решает все возникающие проблемы. Вместе с этим он должен обеспечить и стратегические задачи управления. Именно генеральный директор представляет на совет директоров финансовый план хостела и отвечает за его выполнение. Помимо ежегодных планов генеральный директор отвечает за разработку долгосрочного плана, в котором должны быть определены долгосрочные цели предприятия и разработаны стратегии достижения этих целей.

Важными задачами генерального директора также являются разработка системы поощрений и взысканий для персонала и контроль за ее соблюдением.

Генеральный директор должен обеспечить нормальные условия труда и отдыха персонала (своевременное обеспечение униформой, организация питания персонала, оборудование раздевалок, комнат отдыха и т. п.).

2.4. Осуществление деления хостела «Ночлег»

по горизонтали на широкие блоки

Все гостиничные службы подразделяются на контактные и неконтактные. К службам хостела, персонал которых вступает в непосредственный контакт с гостем, относятся служба бронирования и размещения и хозяйственный отдел. К неконтактным службам гостиницы относятся финансовый и маркетинговый отдел.

В структуру гостиницы входят следующие службы:

1. Служба бронирования и размещения
2. Финансовый отдел    
3. Отдел маркетинга
4. Хозяйственная служба

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5. Соотношения полномочий различных

должностей и должностные обязанности

Итак, я отметил, что гостиничное предприятие должно иметь службы, указанные в пункте 2.4. Далее я собираюсь описать их функции.

2.5.1. Служба бронирования и размещения

Служба бронирования и размещения — это командный пункт гостиницы, его нервный центр, место встречи гостя с хостелом и прощания с ним. Для гостя служба бронирования и размещения – это лицо хостела и более того, зачастую все общение гостя с гостиницей ограничивается общением с персоналом службы бронирования и размещения. В функции службы входит:

• бронирование,
• регистрация и  размещение по номерам,
• взимание платы за проживание,
• ведение необходимой документации,
• поддержание в порядке базы данных.

Служба бронирования и размещения включает в себя работников нескольких должностей (таблица 1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1.

Должности службы бронирования и размещения

Должность	Обязанности
Агент по приему и размещению (дежурный администратор)	Агент службы приема должен быть хорошим психологом и найти верный путь к общению с любым клиентом.
Администраторы	Ответственные за предоставление информации гостю, а так же за сбор, подшивку и хранение информации. Осуществляют  контроль за номерным фондом гостиницы, ведя картотеку по занятости номеров и наличия свободных мест - выполняет службу информационного центра.
Агент по бронированию	Занимается бронированием мест в гостинице и поиском клиентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5.2. Финансовый отдел

           Финансовый отдел решает вопросы финансового обеспечения предприятия. Этот отдел ведет единый финансовый учет на предприятии (то есть учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени, выплачиваемые бонусы).

В него входит главный бухгалтер, который отчитывается непосредственно перед генеральным директором за все финансовые операции, проводимые в гостинице (финансовый учет). В его обязанности также входят составление баланса организации, ведение налогового и управленческого учета.

В свою очередь главному бухгалтеру подчиняются бухгалтер и кассир. Бухгалтер вводит данные из первичной документации в баланс и начисляет заработную плату сотрудникам, а кассир принимает оплату и выписывает счет клиенту. Кассир находится в двойном подчинении — службе приема и бухгалтерии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5.3. Отдел маркетинга

Отдел маркетинга занимается вопросами оперативного и стратегического планирования.

У данного отдела существуют свои обязанности:

• Продажа гостиничного продукта
• Реклама
• Связи с общественностью

Представители отдела маркетинга занимаются во многом тем, что ведут переговоры на перспективное использование номерного фонда гостиницы, выясняют потребности определенных групп клиентов, поддерживая контакты с соответствующими подразделениями обслуживания.

В задачи маркетинговой службы входят определение сегмента, на котором гостиница сможет иметь наибольший успех, составление профиля клиента и определение методов привлечения клиента. В функции этой службы также входят организация рекламных кампаний, составление рекомендаций руководству о том, куда следует направлять капиталовложения. Эта же отдел готовит для службы бронирования и размещения ежедневные прогнозы загрузки.

Отдел маркетинга также проводит анализ степени удовлетворенности клиента услугами хостела. Одной из самых важных задач службы является определение ценовой политики гостиницы (основного тарифа и различных скидок для привлечения клиентов).

В отдел маркетинга входят менеджер по рекламе и специалист по связям с общественностью.

 

 

 

2.5.4. Хозяйственная служба

Руководитель этого подразделения, менеджер хозяйственной службы, несет ответственность за чистоту всего хостела и его номеров. Также он ведет документацию службы. Он не только составляет график работ и оценивает труд служащих отдела, он также отвечает за сохранность и надлежащий вид мебели в гостевых комнатах, номерах, снабжение горничных запасами моющих и чистящих средств, учет и пополнение запасов постельного белья, снабжение номеров санитарно-гигиеническими принадлежностями и т.п.