Организация службы контроллинга в ООО «ТЕМРО»

     Цель  оперативного контроллинга - создание системы управления достижением текущих целей предприятия, а также принятия своевременных решений по оптимизации соотношения «затраты - прибыль».

     В отличие от стратегического,  оперативный  контроллинг ориентирован на достижение краткосрочных целей.

     Основными подконтрольными показателями оперативного контроллинга являются:

     - рентабельность капитала;

     - производительность;

     - степень ликвидности.

     Система оперативного контроллинга способом оперативных  решений предохраняет предприятие  от кризисного состояния.

     Основная  задача оперативного контроллинга - оказывать помощь менеджерам в достижении запланированных целей, которые выражаются чаще всего в виде количественных значений уровней рентабельности, ликвидности и/или прибыли. Оперативный контроллинг ориентирован на краткосрочный результат, поэтому его инструментарий принципиально отличается от методов и методик стратегического контроллинга¹³. Инструменты оперативного контроллинга  представлены выше. ( сноска 11)

СЛУЖБА  КОНТРОЛЛИНГА В ОРГАНИЗАЦИОННОЙ  СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 

ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ КОНТРОЛЛИНГА

         Система контроллинга на предприятии включает в себя не только аналитические показатели и выводы. Система контроллинга представляет собой синтез элементов учета, анализа, контроля, планирования, реализация которых обеспечивает выработку альтернативных подходов при осуществлении оперативного и стратегического управления процессом достижения конечных целей и результатов деятельности предприятия¹⁴.

     В системе контроллинга присутствует сильная организационная составляющая — люди, которые занимаются контроллингом, потоки информации между подразделениями  предприятия и от подчиненных — к руководителям.

     Служба  контроллинга входит наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово-экономическим отделом в состав финансово-экономических служб предприятия. Поскольку основная функция контроллинга на предприятии — анализ и управление затратами и прибылью, служба контроллинга должна иметь возможность получать всю необходимую ей информацию и претворять ее в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями предприятия. Организация службы контроллинга может быть централизованной либо децентрализованной.

     При централизованной организации служба контроллинга является самостоятельным подразделением, а главный контроллер подчиняется председателю правления фирмы или члену правления, который отвечает за контроллинг и финансы. Служба контроллинга разрабатывает рекомендации по принятию решений, а главный контроллер обобщает эти рекомендации и предоставляет их лицам, принимающим решения. Помимо этого, главный контроллер координирует деятельность централизованных служб контроллинга в области текущего и стратегического планирования, сметного планирования, анализа плановых и фактических показателей, корреспонденции и отчетности, выполняет специальные поручения, особые заказы и задания лиц, принимающих управленческие решения. Контроллеры подразделений ведут подготовительную работу по разработке рекомендаций, контролируют процесс разработки планов и рекомендаций, а также экономические результаты деятельности фирмы. Контроллеры подразделений подготавливают информацию, необходимую для принятия управленческих решений, предоставляют ее руководству и консультируют руководителей по вопросам выбора наиболее оптимальных решений¹⁵.

     При децентрализованной организации службы контроллинга часть задач централизованной службы контроллинга делегируется другим подразделениям. Недостаток такой формы организации в том, что подразделением может быть принято решение, выгодное скорее для самого подразделения, чем для фирмы в целом. Также может иметь место дублирование деятельности. ( сноска 15)

     В небольших фирмах (а также для  управления небольшими цехами или производственными  участками) служба контроллинга может  иметь линейную структуру. Она ориентирована на большой объем информации, передаваемой от одного уровня управления к другому, ограничение инициативы у работников низших уровней управления. Руководители должны быть компетентны и квалифицированы в вопросах деятельности организации и управления подчиненными. На более крупных фирмах служба контроллинга может иметь функциональную структуру. В этом случае для отдельных функций управления создаются специальные подразделения (например, отдел маркетинга, производства, финансов). Плюс данной структуры в том, что она стимулирует деловую и профессиональную специализацию, улучшает координацию деятельности.

     Служба  контроллинга также может иметь  линейно-функциональную (штабную) структуру.

     В данной структуре при основных звеньях  линейной структуры формируются  функциональные подразделения, которые  подготавливают проекты решений, после чего решения утверждаются линейными руководителями. Линейно-функциональная структура позволяет сочетать целенаправленность линейной структуры и специализацию выполнения отдельных функций, что повышает компетентность управления в целом.

     Матричная структура службы контроллинга на практике встречается редко, так как она слишком сложна, характеризуется многоначалием, провоцирует конфликты при принятии решений и в целом снижает эффективность контроллинга.

Для руководства  предприятия, которое решило внедрять контроллинг с целью повышения эффективности управления, может возникнуть вопрос создавать ли самостоятельную службу контроллинга или распределить функции контроллинга среди уже имеющихся структурных подразделений - планового отдела, бухгалтерии, экономической службы.

В крупных организациях целесообразно создавать специализированную службу контроллинга.

     Малые и средние фирмы, как правило, не позволяют себе роскоши иметь  самостоятельные службы контроллинга. На таких фирмах, как правило, либо руководитель, либо его заместитель  не только выполняет функции линейных руководителей, но и одновременно занимается закупками, продажами, анализом экономического состояния, планированием и внутренним учетом; другими словами он вполне в состоянии выполнять функции контроллера.  
 
 

     В мировой практике чаще всего встречается схема, представленная на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Организация контроллинга на средних по размеру предприятиях

     Специалист, выполняющий функции контроллера, работает в отделе учета (финансового учета) и линейно подчинен коммерческому директору .

     В отечественной практике функции контроллинга часто выполняет планово-экономический отдел. Он составляет плановые сметы затрат и калькуляции на отдельные виды продукции, работ и услуг, составляет на основании данных бухгалтерии фактические сметы затрат и калькуляции, определяет отклонения, занимается ценообразованием, проверкой калькуляций поставщиков и др. В связи с этим попытки создать на предприятии службу контроллинга может натолкнуться на сопротивление планово-экономический отдела. Однако нельзя недооценивать значение аналитической работы, и допускать, чтобы функции контроллинга выполнялись планово-экономическим отделом в свободное от его основной работы время. Основные обязанности планово-экономического отдела - расчет затрат и финансового результата по отделам, предприятию в целом, видам продукции, а не анализ хозяйственной деятельности предприятия¹⁶.

     Бывает, что служба контроллинга подчинена  главному бухгалтеру, руководителю коммерческой службы или подразделения информационных технологий. Иногда служба контроллинга может входить в отдел аудита или внутреннего контроля. Существует также мнение, что аналитическая работа на предприятии может вестись специально создаваемыми временными группами. Такая группа, в которую входят представители планового, финансового отделов и бухгалтерии, формируется для решения определенной проблемы в области аналитической работы и после ее решения расформировывается. Кроме того, аналитическая работа должна быть системной, она требует системного подхода, работы на постоянной основе, ответственности за сроки и результаты. Помимо аналитической работы, служба контроллинга решает задачи улучшения экономической работы предприятия (стратегические задачи), что также требует системного подхода. Поэтому наиболее целесообразным представляется создание отдельной службы контроллинга, независимой и равноправной с бухгалтерией, финансовым и плановым отделами.

 
  ФУНКЦИИ И  ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ  КОНТРОЛЛИНГА

     Сущность  контроллинга скрыта в стратегии  предприятия. Если есть стратегия, то для проверки достижения ее целей пользуются арсеналом инструментария  контроллинга. Если стратегические планы не разрабатываются, то контроллинг не используется.

     Организация сбора данных для контроллинга осуществляется с помощью специальных отчетов. Работники отдела контроллинга определяют объемы необходимой информации, решают и письменно фиксируют такие данные:

• что должны сообщать (содержание данных, точность);
• как сообщать (устно, письменно, каналы сообщений);
• кто сообщает (тот, кто создает информацию, обрабатывает, сохраняет, отправляет);
• когда должны сообщаться данные (сроки, свободный график, на запрос);
• для каких целей сообщается информация (принятие решений, вмешательство в процесс, выявление тенденций).

     Функции службы контроллинга довольно разнообразные и включают такие основные направления:

• нормирование затрат;
• разработка мероприятий по улучшению работы на основании информации об отклонениях от норм;
• прогнозирование в ценообразовании;
• анализ тенденций развития предприятия;
• предвидение хозяйственной и коммерческой ситуации в зависимости от изменения условий работы;
• координация целей разных уровней управление для достижения общей цели предприятия;
• отслеживание финансового состояния предприятия.

     Основными задачами  службы контроллинга являются:

1. Ликвидация узких мест, которые определяются на основе данных планирования, учета, анализа, контроля и использования методов оперативного и стратегического менеджмента;
2. Ориентация на получение результата, для чего создается система планирования, сбора информации об использовании ресурсов, анализа и принятия управленческих решений¹⁷.

     Контроллинг выполняет функцию внутреннего  контроля на предприятии, определяет экономичность  работы его отдельных структурных  подразделов. Контроллинг осуществляет сервисное обслуживание аппарата управление, обеспечивает информацией, необходимой для принятия решений. Если контроль это одна из функций управления, то контроллинг – концепция эффективного управления предприятием и обеспечение продолжительного его существования в условиях конкуренции. 

СОСТАВ  СЛУЖБЫ КОНТРОЛЛИНГА И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ     КАЧЕСТВА КОНТРАЛЛЕРА