Организационная структура управления гостиничным комплексом

     Далее рассчитаем средний диапазон контроля для рассматриваемого предприятия по следующей формуле:

     = (Чу – Р) / Р, где

     Чу  – численность персонала,

     Р – руководители.

     (Dср.) = (160 – 25) / 25 = 5,5

     Далее определяем нормативное количество уровней управления:

     (Rн) = log _Dср Чу = log_5,5160= 3

    Таким образом, что при составлении ОСУ были учтены все правила кадрового планирования. Организационная структура управления ГК «Ока» имеет оптимальное для данного штата количество уровней подчинения – три: высший, средний и низший. Нормы управляемости на всех уровнях соблюдены. В подчинении генерального директора непосредственно находятся 8 управляющих среднего звена, каждому из которых подчиняется от 1 до 5 менеджеров низшего звена. Сотрудники гостиницы не перегружены, что способствует качественному исполнению возложенных на них функций.

    Как видно из ОСУ, в систему управления ОАО ГК «ОКА» входят три подсистемы:

• Администрация;
• Технический персонал;
• Обслуживающий персонал.

    Каждая  из подсистем в свою очередь подразделяется еще на несколько составляющих:

    Администрация включает в себя:

• Подсистему учета
• Подсистему планирования
• Подсистему маркетинга и рекламы
• Подсистему работы с персоналом
• Подсистему юриспруденции

Подсистема учета

    В данную систему входит бухгалтерия предприятия, которая осуществляет контроль основных и оборотных средств. Без этой подсистемы работа организации невозможна, так как именно благодаря бухгалтерии происходит движение денежных средств и их оборот. В ОАО ГК «Ока» подсистема учета выглядит следующим образом:

    

      

      

      
 

    Рисунок 1 - Организационная структура подсистемы учета

    Подсистема  планирования

    Планирование на предприятии осуществляет планово – экономический отдел. Сотрудники ПЭО планируют годовой бюджет, распределяют его по статьям затрат, определяют возможность проведения того или иного мероприятия. Подсистема планирования выглядит следующим образом:

    

    

 
 
 

Рисунок  2 - Организационная структура подсистемы планирования 

    Подсистема маркетинга и рекламы

      Разработкой комплекса маркетинга, продвижением компании и предлагаемых ей услуг занимается отдел маркетинга и рекламы. Данный отдел разрабатывает маркетинговую политику в области цены, сбыта и продвижения. Даже в период кризиса руководство ОАО ГК «Ока» затрачивает значительные средства на маркетинговые мероприятия, возможно, именно благодаря этому компании удается развиваться и совершенствоваться во время всеобщего снижения деловой активности. Подсистема маркетинга выглядит следующим образом: 

    

    

      
 

Рисунок 3 - Организационная структура подсистемы маркетинга и рекламы

     Подсистема работы с персоналом

      Сотрудники данной подсистемы обеспечивают своевременный подбор кадров, обучение персонала, оформление необходимой документации. Именно благодаря службе персонала в ОАО ГК «Ока» сформировался сильный, сплоченный, высококвалифицированный коллектив, способный решать самые трудные задачи. Подсистема работы с кадрами выглядит следующим образом: 

      

    

      

Рисунок  4 - Организационная структура подсистемы работы с кадрами

     Подсистема юриспруденции

    Все юридические вопросы и споры в ОАО ГК «Ока» решает юридический отдел, который имеет следующую структуру: 
 
 

    

    

Рисунок 5  - Организационная структура подсистемы юриспруденции и права

    Подсистема  обслуживания включает в себя следующие  составляющие:

• Подсистему бронирования;
• Систему приема и размещения;
• Подсистему сервиса;
• Подсистему обслуживания жилого и гостиничного фондов.

    Подсистема бронирования

    Одним из необходимых условий расширения клиентской базы любой гостиницы является наличие слаженной и профессиональной службы бронирования. Именно через службу бронирования осуществляется первый контакт с клиентом, поэтому от работы менеджера по бронированию во многом зависит выбор той или иной гостиницы гостем. Подсистема бронирования ГК «Ока» выглядит следующим образом:

      

    

      
 

Рисунок 6 - Подсистема бронирования

    Система приема и размещения

    Сотрудники данной службы осуществляют непосредственную встречу гостей и их размещение в гостинице. Персонал службы приема и размещения работает круглосуточно, решая все вопросы и проблемы гостей. Подсистема приема и размещения  ГК «Ока» выглядит следующим образом:

      

 
 
 

Рисунок 7  - Подсистема приема и размещения 

    Подсистема сервиса

    Сотрудники  данной службы осуществляют организацию  порядка проживания и охраны гостей. Подсистема службы сервиса  ГК «Ока»  выглядит следующим образом:

   

   

   

     

Рисунок 8 - Подсистема службы сервиса 

    Также система обслуживания включает в себя подсистему организации порядка офисных и жилых этажей.

    На  отдельные составляющие разбита  техническая система:

• подсистема энергетики;
• подсистема капитального строительства;
• подсистема информационных технологий;
• подсистема работы с оборудованием и т.д.

    На  мой взгляд, вцелом структура управления ГК «Ока» построена рационально, каждый сотрудник выполняет свои обязанности  и при этом не наблюдается дублирования функций, что положительно сказывается на деятельности всего предприятия.  При этом важно заметить, что норма управляемости соблюдается на всех уровнях управления. Слаженная работа всех подсистем обеспечивает эффективное функционирование механизма ГК «Ока» вцелом. Этому способствует и прогрессивная система управления персоналом.  

2.2 Система управление персоналом ГК «Ока»

    Как говорилось выше, штат гостиничного комплекса «Ока» на сегодняшний день состоит из 160 сотрудников. График работы основных сотрудников: управление: 09.00- 18.00 (5 дней в неделю); обслуживание: по 12 часов (2 через 2). Штатное расписание представлено в Приложении № 4.

    Возраст сотрудников ГК «Ока» варьируется от 18 до 55 лет. Стаж работы у большей части персонала достаточно большой, лишь несколько сотрудников на менее значимых должностях работают в гостиничном бизнесе менее одного года. Квалификация персонала гостиницы очень высокая, все сотрудники имеют соответствующее их должности образование, кроме того, в отеле постоянно проводится дополнительное обучение и курсы повышения квалификации.

    Созданию  профессионального и сплоченного  коллектива способствует и эффективная система подбора-набора персонала.  Руководство ГК «Ока» в большинстве случаев прибегает к внутреннему  поиску, когда на освободившуюся должность подбирается сотрудник внутри организации, занимающий менее ответственную должность. Свободные же  вакансии заполняются кандидатами из вне, которых предлагают агентства по трудоустройству, с которыми сотрудничает компания: «Волго-Вятский кадровый центр», агентство «Персона» и т.д. Подбор необходимого сотрудника проводится в несколько этапов: отбор резюме, собеседование с менеджером ОК, собеседование с руководителем подразделения, собеседование с генеральным директором. Основные условия приема на работу: соответствие личностных и профессиональных качеств кандидата должностной инструкции на предлагаемую вакансию (должностные инструкции администратора и менеджера по бронированию  в Приложениях №5 и №6 соответственно), наличие необходимого уровня образования и опыта работы, приятные внешние данные, коммуникабельность и т.д.

    Продвижение по карьерной лестнице в ГК «Ока» возможно. Для этого у сотрудника должно быть желание, соответствующий стаж работы, нужная квалификация и образование. Часто происходит не продвижение  по службе в данном отделе, а перевод сотрудника на более высокую должность в новом структурном подразделении. Таким образом, руководство компании использует как горизонтальное, так и вертикальное перемещение персонала. Таким образом, ГК «Ока» предлагает своим работникам карьерный рост, что, в свою очередь, является сильным мотивационным фактором. Однако кроме продвижения по службе руководство гостиницы использует и другие приемы материального  и морального стимулирования.

    Экономические способы вознаграждения, безусловно, приводят к усилению мотивации. Это  самый эффективный и быстродействующий  способ побуждения человека к выполнению своей работы наилучшим образом. Люди работают главным образом для  удовлетворения своих экономических нужд. И если материальное стимулирование деятельности недостаточно, то другие способы мотивации малодейственные. Руководство ГК «Ока» осознает всю важность и значимость материально-экономической мотивации, поэтому в организации этому способу влияния на сотрудников уделяется огромное внимание.

    Во-первых, зарплата в гостинице уже является мотивирующим фактором, так как вознаграждение, выплачиваемое в организации, выгодно  отличается от вознаграждений на других предприятиях в период кризиса. Руководство ГК «Ока» знает цену высококвалифицированным специалистам (в данном случае генеральный директор опирается на составляющие теории мотивации Тейлора, Маслоу, Макклелланда, Врума и теорию справедливости).

      Во-вторых, в отеле действует широкая система премий и «Комплиментов» (так называют в гостинице подарки от руководства). Премии выдаются лучшим работникам, активистам, служащим, победившим в различных конкурсах и соревнованиях. В ГК «Ока» периодически проводятся программы «Лучший администратор месяца», «Лучший менеджер по продажам офисных помещений» и.т.д., победивший в каждой категории получает денежный приз (в данном аспекте опять проявляется знание руководством теории Тейлора, Херцберга, Врума и теории справедливости). Кроме того, ко всем праздникам от руководства гостиницы персоналу предоставляются подарки, за счет чего еще больше удовлетворяются потребности в принадлежности (теории Макклелланда и Маслоу), усиливаются мотивирующие факторы (теория Херцберга),  улучшается социальная обстановка (теория Мэйо).