В компьютерной базе данных содержатся сведения обо всех поставщиках организации и краткая характеристика поставщика, в нее входят:

     - полное наименование;

     - адрес;

     - форма собственности;

     - в каких регионах функционирует, осуществляет свою коммерческую деятельность;

     - какие направления деятельности имеет предприятие помимо основной деятельности;

     - объемы деятельности за ряд лет;

     - ассортимент;

     - маркетинговая, рекламная и финансовая политика предприятия;

     - уровень развития материально-технической базы;

     - структура персонала и т.д.

     Необходимо  заметить, что такие подробные  сведения нужны фирме для того, чтобы развивать дальнейшие партнерские отношения на основе доверия и взаимовыгодного сотрудничества.

     Товаровед  очень тщательно изучает ассортимент поставщиков, особое внимание уделяется качеству продукции, ее популярности, сертификации, упаковке.

     Затем отобранные группы товаров заносят  в перечень товаров для закупки. Определяют объем закупки, согласовывают  с руководителем и бухгалтером. Бухгалтер заносит предполагаемый ассортимент и объем закупки  в программу, где рассчитывается эффективность закупки. В расчете учитывается состояние запасов, темп роста объема продаж, денежные расходы населения, изменения показателей характеризующих состояние рынка аксессуаров к сотовым телефонам.

     После чего программа выдает информацию  о наиболее оптимальном объеме закупки и цене, по которой следует по возможности закупить товар той или иной группы.

     Данные  представленные компьютерной программы  еще раз пересматриваются, и принимается  окончательное решение. В какие  сроки, какой объем, цена и условия, т.е. составляется договор и все необходимые документы: счет фактуры, сертификаты соответствия, товарные накладные, протоколы согласования цен к накладной.

     Для повышения уровня закупочной работы руководство ООО «МобиЭкспресс» делает все возможное, чтобы персонал фирмы повышал свою квалификацию. Руководитель искренне убежден в том, что знание и информация – это основа коммерческого успеха организации.

     Поэтому продавцы посещают курсы по развитию коммуникабельных способностей, а также проходят внутренние тесты на знание ассортимента продукции. Товаровед обучается заочно в институте повышения квалификации на кафедре товароведения и экспертизы товаров. Главный бухгалтер с успехом осваивает новые компьютерные программы по бухгалтерскому учету и управлению организацией.

     Чтобы не только компания ООО «МобиЭкспресс» занималась поиском поставщиков, но и поставщики знали о фирме, руководство распорядилось создать в интернете страничку, сайт организации: www.mobi-express.ru. На сайте можно найти подробную информацию об ассортименте и цене продукции,  а также, оставить запрос о рассылке прайс-листов при поступлении товара.

     Также в интернете фирма дает рекламу, объявления о поступлении новой партии товаров, предлагает дополнительные услуги по подбору аксессуаров.

     Периодически фирме приходится прибегать к услугам рекламных компаний, которые размещают информацию об ООО «МобиЭкспресс» в средства массой информации, наружной рекламе, а также изготавливает различную нечастную продукцию для компании.

     3.2. Договорные отношения по закупке товаров в ООО «МобиЭкспресс»

     Хозяйственные связи ООО «МобиЭкспресс» с поставщиками включают экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся в ходе сотрудничества.

     ООО «МобиЭкспресс» как и все предприятия функционирующие в экономике нашей страны самостоятельно регулирует хозяйственные взаимоотношения между поставщиками и покупателями товаров на базе правовых норм гражданского законодательства, поскольку в гражданском законодательстве установлен порядок взаимоотношений между поставщиками и покупателями. Так, Гражданским Кодексом Российской Федерации установлено, что по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары для использования их в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личными семейными, домашними и иным подобным использованием.

     При заключении договора поставки ООО «МобиЭкспресс» с поставщиками иногда возникают разногласия, они решаются в течение 30 дней со дня предложения заключить договор.

     В случае если какая-то из сторон нарушила условия договора и уклоняется от их пересмотра, то перед ней возникает  обязанность возместить убытки, вызванные уклонением от согласования условий договора.

     Обычно  в качестве существенных условий  выступают:

     наименование  и количество товаров;

     срок (сроки) исполнения обязательства;

     цена;

     условия возврата брака;

     условия оплаты и т.д.

     Нарушениями существенных условий чаще всего бывают: поставка товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок, случаи неоднократного нарушения сроков поставки товаров.

     В таких случаях ООО «МобиЭкспресс» посылает уведомление поставщику об изменении или расторжении договора, исчисляет сумму убытка при расторжении договора.

     Порядок ответственности сторон и разрешение споров обычно отражаются в договоре. Программа, содержащая базу данных о поставщиках, также содержит информацию о задолженности перед поставщиком и наоборот поставщиком перед ООО «МобиЭкспресс», сколько раз отмечалось нарушение договора и в какие периоды, основания нарушения договора, суммы востребованной неустойки, возмещенного ущерба, если был представлен иск.

     Как только произошло нарушение условий договора, сотрудники фирмы приступают к претензионной работе.

     В ООО «МобиЭкспресс» претензии предъявляются редко к поставщикам, поскольку связи устоявшиеся, стабильные и партнеры проверенные и надежные. Если с предприятием - новичком - впервые заключен договор, в течение определенного периода времени сотрудники ведут пристальное наблюдение и после того как партнер заслуживает доверие, компания начинает работать с предприятием в больших объемах, меняя порядок расчетов.

     Основными поставщиками продукции для ООО «МобиЭкспресс» являются как зарубежные компании по производству аксессуаров, так и отечественные производители.

     Список  основных поставщиков приведен в  таблице 3.

Таблица 3

     Основные  поставщики ООО «Мобиэкспресс»

 

     В ООО «Мобиэкспресс» договорные отношения на долгосрочной основе строятся с такими поставщиками как Petek-Silver, "DRAGON MOBILE", ООО «Алан-Рокас», остальные предприятия поставляют сырье в зависимости от заявки.

     Поиск поставщиков производится отделом  снабжения предприятия, а затем  в совместной работе с производственными  подразделениями, бухгалтерией делается вывод о целесообразности дальнейшего  сотрудничества и перспективах работы.

     Как видно из таблицы 3, отношения с поставщиками строятся в основном по принципу «оплата после отгрузки», то есть деньги переводятся на счет поставщика после того, как он отгрузил свою продукцию со склада, то есть, на лицо доверие к поставщикам и расчет на долгосрочное сотрудничество.

     Также следует отметить довольно ограниченный круг поставщиков (5), что говорит  о том, что хозяйственные связи  с поставщиками надежны и предприятию  нет необходимости менять партнеров, поскольку условия сотрудничества устраивают как поставщиков, так и потребителя сырья в лице ООО «МобиЭкспресс».

     В таблице 4 приведем характеристику договоров, заключенных предприятием с поставщиками.

Таблица 4

     Анализ  договоров ООО «Мобиэкспресс»

 

     Как видно из таблицы 4, все обязательные условия договоров поставки присутствуют в анализируемых договорах. Что касается дополнительных условий, то наиболее выгодные условия для ООО «МобиЭкспресс» предоставляет ООО «Алан-Рокас». Однако в этом договоре отсутствует дата поставки, что объясняется тем, что завоз сырья осуществляется в соответствии с прямыми заявками по мере необходимости. Таким образом, ООО «Мобиэкспресс» является  выгодным партнером для производителей сырья на территории России, что, безусловно, является позитивной тенденцией в развитии этого предприятия и устойчивым хозяйственным связям с поставщиками.

     Таким образом, анализ состояния управления оптовыми закупками свидетельствует о том, что данная работа осуществляется в ООО «МобиЭкспресс» успешно. Поиск наиболее выгодных партнеров осуществляется отделом снабжения предприятия, при этом в настоящее время имеется ограниченный круг поставщиков, специализирующихся на производстве отдельных видов продукции. Наибольший удельный вес в поставках занимают предприятия, расположенные в других странах, что объясняется спецификой деятельности. Часть поставщиков осуществляет поставки по предварительной заявке, остальные поставляют продукцию с определенной периодичностью, чаще всего «один раз в два месяца». Отношения с поставщиками строятся на основе заключения долгосрочных контрактов, в которых предусмотрены все необходимые условия и некоторые дополнительные условия, касающиеся вопросов оплаты и доставки сырья. Основным способом оплаты является «оплата после отгрузки», что свидетельствует о доверии поставщиков и расчете на долгосрочное сотрудничество.

     Таким образом, в рассматриваемой нами организации реализуются следующие принципы управления оптовыми закупками:

     Организация постоянно отслеживает показатели прибыльности, капиталоемкости и  объемности заказываемых товаров;

     Организация имеет специфические условия работы с поставщиком (срок ожидания поставки, условия оплаты, минимальный объем заказа и пр.).

     В целом, управление закупочной деятельностью организации в основном направлено на эффективную работу с поставщиками.

Заключение

     Актуальной  задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью современной компьютерной техники. Рабочие места коммерческих работников следует оснащать персональными компьютерами, создавая так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ), которые будут обеспечивать непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок товаров по каждой позиции ассортимента и по каждому поставщику. Необходимо устранение ручного труда коммерческих работников в сфере учета и контроля поставок.