В организации происходит огромный оборот различных форм документов от

рекомендательных  писем местного уровня до Федеральных  законов. Так, например,

в отделе ценообразования  наибольший удельный вес в документообороте занимают

документы местного уровня – формы статотчетности ЛПУ и СМО и тарифные

соглашения.

Для простоты исследования автор разделил все документы  по признаку –

входящий-исходящий, который показывает место создания документа (табл. 1).

                                                                      Таблица 1.

    

 

Для того, чтобы  дать характеристику объему работ, ведущимся  в ТФ с

документацией требуется  определить, какие же величины будут  использоваться в

качестве единиц измерения.

При оценке количества информации значительную трудность  представляет именно

выбор единиц ее измерения. Количество информации в управлении измеряется чаще

всего в битах  или байтах[16] [14, с.

11]. Бит представляет  собой минимум информации, носящий  логический характер в

воде двух альтернатив  – истина или лож, да или нет. Байт же выражает более

объемную информацию, описывает один знако-сивмол. Так  же при определении объема

информации используют такую единицу, как дескриптор, который  служит для

описания основного  смыслового содержания текста или его  части с помощью

лексической единицы (слова или словосочетания) или  определенного набора

знако-сиволов.

Но применение таких кибернетических единиц измерения связано с наличием

определенных трудностей. Сам по себе процесс измерения  может быть

автоматизирован, но практическое использование полученных данных не всегда

может быть оправдано, потому что они (данные) не могут быть использованы в

стандартных системах анализа производства.

Учитывая то, что  основная цель данной работы – очертить круг наиболее

распространенных  и значимых проблем для непроизводственных организаций и их

влияние на логический конец трудового процесса, а именно, контроль и оценка

результата, то в  данном случае следует заострить  внимание на том, что

использование кибернетических  систем измерения информации – это  та крайность,

которая позволяет, как уже было сказано, успешно  и точно оценить объем, но не

отражает качество информации, а следовательно не может  использоваться как

самостоятельная система контроля и оценки эффективности  труда.

Еще одной единицей измерения информации может быть часть дискретной

информации, имеющая  смысловую законченность с точки зрения трудового процесса

и позволяющая  проводить над собой основные процедуры работы с информацией

(сбор, накопление, обработка). Такая единица может  быть названа сообщением

или событием.

Использование подобных единиц измерения связано с наличием таких трудностей,

как классификация  по каким-либо признакам всех поступающих  сообщений или

происходящих событий. Чем более общий характер носит  работа, тем больше

классификаций сообщений  будет использоваться, а так как  периодичность работы

с сообщениями  не всегда наблюдается, то и использование данной единицы как

основной в процессе контроля и оценки становится невозможным.

Для простоты обработки  данных, а также из-за дефицита информации автор

попытался произвести классификацию объема и качества документов с целью

последующего анализа  сложности документарных работ  по подразделениям

организации и  оценки эффективности. Основные характеристики документооборота

по ТФ ОМС приведены  в таблице 2.

                                                                      Таблица 2.

    

 

На основе этой таблицы появляется возможность  получить качественные оценки

текущей работы сотрудников.

    

   
 
 
 
 
 
 
 

Все входящие и/или  исходящие документы обязательно  проходят канцелярию,

заместителя директора  и исполнительного директора. Остальной  путь документа

может меняться в  зависимости от его формы, цели и предназначения, но в любом

случае он фиксируется, а значит, есть возможность оценить  объем работ по

отделам. На рис. 3 и 4 показаны две документограммы  по исходящему и

входящему-исходящему документу.

На сегодняшний  день в ТФ ОМС, как и во многих других организациях, возникают

проблемы, связанные  с оптимизацией документообора –  во-первых, некоторые

документы, в силу неопределенности цели, проходят множество  отделов, прежде

чем доберутся  до компетентного работника. Во-вторых, многие документы

находятся в работе (а точнее – дожидаются своей очереди) довольно длительное

время, что связано, прежде всего, с отсутствием приоритетов  и регламента

работы. Данная работа не велась, так как отсутствовала  система, позволяющая

оценивать документы  с точки зрения важности, срочности, уровня трудозатрат и

квалификации работников.

В целях повышения  эффективности труда и учета  личного вклада каждого работника

автором было сделано  предложение: в дополнении к существующей системе учета

поручить канцелярии учет индивидуальной работы над документами в виде

стандартизованных сопроводительных карточек, которые  бы заполнялись

непосредственно после обработки документа на местах (в отделах). После работы с

документами и  поступления их в канцелярию составлялись бы документограммы с

указанием видов работ (не ознакомился, ознакомился, изучил, исправил, утвердил)

и имен сотрудников[17]. Таким образом,

происходил бы учет проделанной работы каждым сотрудникам, а так же была бы

выработана концепция  потоков документов.

Данная мера может  быть осуществлена как временная, т.е. после составления

классификаций всех документов и изучения особенностей по каждой

классификации, все  показатели работы с документом (важность, срочность,

уровень трудозатрат  и квалификация работника) будут  устанавливаться за счет

экстраполяции качеств  документов, входящих в ту же классификацию.

    

Новые подходы к контролю и оценке служащих

 Система сетевого

контроля  и оценки эффективности  труда

В работе уже упоминались проблемы, связанные осуществлением контроля. Все их

можно выделить в  две группы:

- при увеличении  масштабов контроля резко возрастают  издержки, что и делает

систему контроля неэффективной;

- использование  стандартных основ для контроля, например, планирования,

приводит к отсутствию текущего контроля, так как планирование или

бюджетирование, как  правило, происходит на более высоком  уровне, не учитывает

промежуточной работы, стандартная отчетность может не содержать необходимые

данные и не дает качественную информацию.

Автор данной работы задался целью создать такую  систему контроля, которая бы

при эксплуатации не отнимала у руководителя много  времени и в любой момент

времени могла  бы предоставить информацию о достигнутых  результатах в

деятельности сотрудников.

Принципом построения данной системы должно быть планирование, но планирование

на качественно  новом уровне. По мнению автора, для  того, чтобы система была

понятна и проста в использовании, она должна быть достаточно формализована,

но формальным должен быть не подход в создании системы, а лишь функция

контроля, который  должен будет носить лишь информационную функцию и выдавать

результаты при  сравнении фактических и плановых показателей в виде "истина"

или "ложь". Но для этого необходимо наличие четких планов.

Построение данной системы состоит из четырех основных этапов.