Коммуникации в процессе управления

    - Принцип стратегического использования информационной организации.

      Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной  коммуникация  бывает  тогда,  когда   руководители   используют неформальную  организацию   в   дополнение   к   коммуникации    формальной организации.

       Попробуем рассмотреть способы  улучшения коммуникационного процесса с точки зрения межличностных  (неформальных)  и  организационных  (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций  сильно  отличаются  друг  от  друга  и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

      В межличностных коммуникациях  главным является совершенствование  науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых  поможет руководителю стать более коммуникабельным.

• Умение слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать. Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.
• Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой  и интонацией,  чтобы  не  посылать  противоречивых  сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат  противоречивых  сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.
• Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других  людей, сопереживание. Удачное  применение  эмпатии  может заметно уменьшить возможность неверного   понимания   при   декодировании  сообщения принимающей стороной. Эмпатия  при  обмене  информацией  подразумевает также поддержание открытости в разговоре.
• Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить,  действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле,  который  вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ  установления  обратной  связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную  связь  можно  установить   также   путем   контроля первых результатов работы. Соответствующая  информация  позволит  вам  оценить,  в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

      В организационных коммуникациях   основным  является совершенствование информационного потока.

Способы  совершенствования информационного обмена в организациях:

    - Регулирование информационных потоков

      Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности  в  информации  собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться   оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а  также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

    - Управленческие действия.

      Регулирование информационного  потока  - лишь один пример из  числа действий  руководителя  по  совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения  грядущих   перемен,  новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по  своему

усмотрению  предпочесть вариант периодических встреч с  участием  всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

    - Системы обратной связи.

      В той же мере, в какой обратная  связь может  способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой  информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения  определенных

вопросов.

      Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

    - Системы сбора предложений.

      Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем  -  снижение  остроты  тенденции  фильтрации  или игнорирования  идей  на  пути  снизу  вверх.  Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда  работники  фирмы  могут анонимно подавать свои предложения.

      Систему сбора предложений можно  организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую  работники  получают возможность  анонимно  звонить  и   задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности.

      Другой вариант системы обратной  связи предусматривает создание группы руководителей  и  рядовых работников, которые встречаются и  обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

       Еще один подход основан на  кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются  для  обсуждения предложений по усовершенствованиям.

      - Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации.

      Относительно крупные  организации,  как  правило,  издают  ежемесячные бюллетени, которые содержат  информацию для  всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья  работников,  нового  контракта,  нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в  скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.

    - Современная информационная технология.

      Последние достижения в области  информационной технологии могут способствовать  совершенствованию обмена  информацией  в организациях. Персональный компьютер уже оказал  огромное  воздействие  на  информацию, которую  руководители,  вспомогательный  персонал  и рабочие рассылают и получают.  Электронная почта дает  работникам  возможность  направлять

письменные  сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно  неиссякаемый поток телефонных разговоров.  Кроме  того  в настоящее  время огромную роль в   распространении информации играет глобальная сеть Интернет. 

                
 
 
 
 
 
 
 
 

II. Практическая часть.

2.1.Общая  характеристика предприятия.

     Хабаровская дистанция электроснабжения (в дальнейшем дистанция) является структурным подразделением  Хабаровского отделения Дальневосточной железной дороги – филиала открытого акционерного общества “Российские железные дороги” (РЖД),  не имеющим статуса юридического лица. Дистанция осуществляет свою деятельность от имени ОАО “РЖД”. Дистанция имеет печать, штампы, и бланки со своим наименованием.

     Дистанция осуществляет свою деятельность в сфере  обеспечения перевозочного процесса  и предназначена для обеспечения устойчивой и безопасной работы устройств электроснабжения, полного удовлетворения железнодорожных потребителей электроэнергией на планируемый объем работы.

     В дистанции осуществляется два вида производственной деятельности: основная и подсобно-вспомогательная. Дистанция осуществляет бухгалтерский, налоговый, управленческий, статистический учет и несет ответственность за правильность и достоверность, и своевременность их ведения. Дистанция не является плательщиком налогов и обязательных платежей, она производит расчет налогов, уплачиваемых Дальневосточной железной дорогой.

     Дистанция электроснабжения осуществляет:

1. Выполнение программы технического обслуживания, ремонта, модернизации технических средств дистанции в соответствии с нормативными заданиями, установленными Дальневосточной железной дорогой;
2. Осуществление мероприятий по повышению надежности работы устройств электроснабжения;
3. Выполнение планово- предупредительного ремонта и технического обслуживания устройств электроснабжения;
4. Модернизация и обновление основных фондов устройств электроснабжения;
5. Ведение в установленном порядке бухгалтерского, статистического учета и отчетности при полной их достоверности;
6. Улучшение условий труда работающих и предупреждение травматизма, выполнение правил и норм охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, повышение культуры производства;
7. Организацию труда, заработной платы и социальной защиты работников на основе единой политики, проводимой на железнодорожном транспорте, внедрение прогрессивных отраслей и межотраслевых норм труда и систем материального стимулирования.

          Жизненный цикл предприятия – период времени, в течении которого предприятие проходит следующие этапы своего развития и функционирования:

1.Формирование  предприятия.

2.Рост  предприятия.

3.Зрелость.

4.Спад. 

    Q 

            Зарождения                Рост                           Зрелость                                Упадок

   

     

   

     

                

                                                                                                                             T                   

Рис. 2.1. Жизненный цикл предприятия

          В настоящее время организация  находится на 3 – м этапе (зрелость).

     Приказом  начальника Дальневосточной железной дороги № 326/Н от 1 июня 1956г., организован  Хабаровский участок энергоснабжения  с границами обслуживания Звеньевая – Кирга – Ленинск. Все электростанции и понизительные подстанции были переведены из подчинения Хабаровского отделения и управления дороги в участок энергоснабжения.

     По  мере развития энергетического хозяйства  отделения дороги и энергетики края поэтапно закрывались маломощные электростанции, строились распределительные подстанции и питание электроустановок переключалось на внешнее электроснабжение: 1955г. – электростанция Хабаровск – 2; 1953г. – электростанция Амур; 1969г. – электростанция Ин; 1965г. – электростанция Вяземская; 1967г. – электростанция Бикин; 1963-1965г.г. – все остальные линейные электростанции.

     В 1987г. на основании указания МПС Хабаровский  участок энергоснабжения переименован в Хабаровскую дистанцию электроснабжения. В настоящее время в состав Хабаровской дистанции электроснабжения входят: 10 районов контактной сети, 9 тяговых подстанций, 4 района электроснабжения, участок по капитальному ремонту и механизации, участок по диагностики и метрологии, Дорожная техническая лаборатория, Ремонтно – ревизионный участок. 

     2.2.Внешняя  среда организации 

     Внешняя среда, или то окружение, в котором  действует предприятие, состоит главным образом из участников рыночных отношений. От их поведения, целевых установок и интересов в большей или меньшей степени зависят благополучие предприятия, результаты его хозяйственной и коммерческой деятельности.

     Все факторы внешней среды разделяют  на непосредственное окружение и  макроокружение.

     Наиболее  важным фактором непосредственного  окружения являются поведение предприятий отделения дороги и потребителей электроэнергии.