Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Всероссийский Заочный Финансово-Экономический  Институт 
 

Курсовая  работа

Дисциплина  «Основы менеджмента»

На тему:

«Влияние  процесса коммуникаций на эффективность  управления организацией» 
 
 

Выполнила                                                                                    Бондарева В.Н.

Студентка                                                                                      3 курса (вечер)

Специальность                                                                              МО

№ зачетной книжки                                                                      06ММБ01032

Преподаватель                                                                              Долганова Н.А. 
 

Брянск

2008 год.

  Оглавление

Введение……………………………………………………….……....2

Глава 1. Теоретические основы коммуникационного процесса в                организации:

1. Понятие, сущность и виды коммуникаций…………………...3
2. Внешние коммуникации…………………………………….....4
3. Внутренние коммуникации………………………………...….6
4. Коммуникационный процесс ……………………………...….9
5. Характеристики коммуникационных сетей………………....13
6. Проблемы коммуникационного процесса в организации…..15
7. Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации ……………………………………………….......18

      Глава 2. Аналитическая основа коммуникационного процесса:                                                                                                                                                     

1. Организационно – экономическая характеристика ООО «ПК «БСЗ»……………………………………………………….….19
2. Особенности коммуникационного процесса на  ООО «ПК «БСЗ»………………………………………………………….22

     Глава 3. Совершенствование коммуникационного процесса:

1. Предложения по совершенствованию коммуникаций…………………………………………….….25

    Заключение ……………………………………………………….....27

    Список использованной литературы………………………….........28

    Приложение ………………………………………………….……...29 
 
 
 
 

Введение

Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует  эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать  их.

Однако, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

Каждый шаг  – это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.

Целью работы является изучение влияния процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.

Реализация поставленной цели требует решения следующих  задач: ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, коммуникационного процесса, с потенциальными западнями на пути к пониманию сути сообщений. Изучить этапы коммуникационного процесса и способы его совершенствования. А также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

Объектом исследования является ООО «ПК «БСЗ», которое является одним из крупнейших предприятий по выпуску стального литья для изготовления и ремонта железнодорожного транспорта, и единственным предприятием, выпускающим практически всю номенклатуру литья для железнодорожного транспорта.

  

Понятие, сущность и виды коммуникаций.

Коммуникация -  это в первую очередь обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе.

Обмен информацией  необходим при реализации любой  их функций менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря,  обмен информацией – важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего  времени (50-90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций  и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.

Коммуникации  в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Организация осуществляет внешние и внутренние коммуникации, это показано на рис. 1.1. в приложении.¹ 
 
 

Внешние коммуникации.

Коммуникации  между организацией и внешней средой. Это обмены информацией между организацией и внешней средой. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи), а также проводя различные социологические опрос.    Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и предоставлять соответствующим органам (налоговым, статистики, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения  о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п.  Используя лоббистов, поддерживающих определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации е только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.  В сфере отношений с общественностью первостепенное  внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном, международном уровне. Для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Следует подчеркнуть, что обсуждения, собрания телефонные переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности и проблемы, создаваемые внешним окружением.² 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Внутренние  коммуникации.

Под ними понимается информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят  между уровням руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

Межуровневые  коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях и т.п. Например, вице – президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел  в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предложениях по их разрешению. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Коммуникации  между различными отделами. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Существенное отличие горизонтальных коммуникаций заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличии от вертикальных, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

Например, в сфере  розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через проектно-исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять  его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций проектно-исследовательского отдела с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано.

Коммуникации  между руководителем  и подчиненным. Этот вид внутренних  коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действия группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о проблемах  и достижениях и т.д. Кроме того иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований, или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников  своей работой.

Неформальные  коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана наличных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями  довольно часто  пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или  иные предполагаемые изменения. Особенности  неформальных коммуникаций – гораздо  большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие в организации  неформальных коммуникаций – явление  нормальное, однако лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи  – это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений,  распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникации и ее неэффективности.³ 
 
 
 

Коммуникационный  процесс.

Итак, коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель – обеспечить взаимопонимание  людей, участвующих в информационном обмене.

Коммуникационный  процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение  понимания информации, являющейся предметом  обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации – неэффективными.