Коммуникации в процессе управления

Содержание

 

Введение        3

1. Коммуникации в процессе управления    5

1.1 Функции коммуникации     5

1.2 Виды коммуникаций     5

1.3 Коммуникационный процесс    10

1.4 Элементы и этапы  процесса коммуникации  10

1.5 Декодирование      13

1.6 Способы совершенствования коммуникационных процессов

     в организации      13

2. Практическая часть       17

Заключение        27

Список литературы       29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

      Одним  из  самых  важных  факторов  интеграции   управления   является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их  совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен  информацией.  Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

       Коммуникация - это  средство,  с  помощью  которого  в  единое  целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно  рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады  вводятся  в социальные системы. Коммуникация  является  средством,  с  помощью  которого модифицируется поведение, осуществляются изменения,  информация  приобретает эффективность, реализуются цели.

      Бернанд  был одним  из  первых  и,  по  крайней  мере,  одним  из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал  коммуникацию на  крупных  предприятиях.  Он  рассматривал  ее  как  средство,  с  помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели.  Это  до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без  коммуникации невозможно и управление, потому  что  оно,  с  одной  стороны  опирается  на

существующие и сложившиеся формы  коммуникации, с другой -  формирует  те формы коммуникации, которые облегчают как  совместную  деятельность,  так  и само управление.

   Коммуникация особенно важна для осуществления функции руководства  и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90%  своего  времени тратит на коммуникации. Это кажется  невероятным,  но  становится  понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои  роли в  межличностных  отношениях,  информационном  обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих  функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды  управленческой  деятельности,  можно  назвать   коммуникации связующим процессом.

Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер  возникновения проблем менеджера.

      Эффективно  работающие руководители  -  это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как  среда влияет на обмен информацией.

 

                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Коммуникации в процессе  управления

 

1.1.  Функции коммуникации.

 

      В  самом  широком  смысле цель коммуникаций  на предприятии  - осуществление  изменений,  влияние  на  деятельность  таким  образом,  чтобы достичь процветания предприятия.

      Существует  две  основные  функции  коммуникации:  информационная   и личностная.  Первая  осуществляет  процесс  движения  информации,  вторая  - взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны  друг  с другом.  Взаимодействие  личностей  в  значительной  степени  осуществляется благодаря движению информации, но полностью к  информационным  процессам  не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации,  но и поличностным  ее  оценкам и индивидуальным интерпретациям.

 

1.2. Виды коммуникаций.

 

      Коммуникации  можно классифицировать по множеству  различных показателей.

      По отношению  к организации коммуникации бывают  двух типов:  внешние  и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и  одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы,  стиль  управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

      Организации  пользуются разнообразными средствами  для  коммуникаций  с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения  товаров  на  рынок.  В сфере отношения  с общественностью первостепенное внимание  уделяется  созданию  определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится  подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В  своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах  и т.д.

      Используя  лоббистов и делая различные  взносы  в пользу разных политических групп, комитетов, организация  пытается  влиять  на  содержание различных законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму.

      Это лишь  немногие примеры из всего  разнообразия способов  реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

           Основную роль в организации  играют коммуникации между уровнями  и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может  передаваться  по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.        Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низшего уровня  на  высший может существенно влиять на производительность.

      Коммуникации  по восходящей также выполняют  функцию оповещения верха  о том, что делается на  низших  уровнях. Таким  путем  руководство  узнает  о текущих  или  назревающих проблемах  и  предлагает  возможные   варианты исправления положения дел.  Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей  - это создание  групп  из  рабочих,  которые регулярно собираются для обсуждения и решения  проблем  в  производстве  или обслуживании  потребителей. Обмен  информацией  по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

      В  дополнение  к обмену информацией по нисходящей  и восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними  нужен  для координации  задач  и  действий.  Поскольку организация   -   это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться,    чтобы специализированные элементы  работали  совместно,  продвигая  организацию  в нужном  направлении. На основе базовой технологии компании могут выпускать  разнообразные  продукты, поэтому чрезвычайно важно через  проектно-исследовательский  отдел  получать информацию о том, чего хочет  рынок.  Это  позволяет  организации  сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы.

       Дополнительные  выгоды от коммуникаций по  горизонтали  заключаются  в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения  являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

       Возможно, наиболее очевидным компонентом  коммуникаций  в  организации являются отношения  между  руководителем  и  подчиненным. 

       Исследования  показали, что 2/3 этой  деятельности  реализуется  между управляющими  и  управляемыми.  В  дополнение  к  обмену  информацией  между руководителем и подчиненным имеет место  обмен  между  руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

      Поскольку  в обмене участвуют все члены  группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела,  о  том,  как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и  возможных их последствиях  для  этого  и  других  отделов,  о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

      Коммуникации  могут быть одноканальные и  многоканальные. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности  человека его интересы  могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой  специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Это  часто отражает и определенный стиль управления: управление по ограниченному  составу  проблем или суженной задаче.

      Одноканальные  коммуникации часто выступают  в виде  явной  и  намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Он как бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя  одной  из  них.  В этом случае и  все его связи сводятся к одной, ограниченной   данной проблемой.

      Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют  о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

      Кроме того, характеристики одноканальности  и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения управления. Множество каналов поступления информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации.

      Коммуникации  могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой их вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом - напротив, неустойчивые. Все зависит от того, как те или иные коммуникации определяют  качество управленческого решения, как они влияют на процесс разработки управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций  имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают  в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а  какие  могут  быстро безболезненно исчезнуть.

      Коммуникации  могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи,  необходимые для выполнения функций   и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций.

       Такие  коммуникации обычно бывают в  виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут   быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить  и  время  и деньги. Они используются для осуществления огромного объема бумажной  работы при заключении сделок и соглашений, изложения  организационных  схем  и правил, составления уставов корпораций и других юридических документов,  для публикации бюллетеней, меморандумов, составления  контрактов  и  рекламаций, рекламы и сообщений  печати,  изложения  курса  деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей.

      Письменные  сообщения имеют и недостатки. Люди могут быть внимательными и точными при составлении сообщений, но они этого часто не делают.  Плохо написанные  сообщения, за которыми следуют многочисленные  письменные  и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путаным.

      Письменные  коммуникации имеют еще одну  функцию - сохранение документов в юридических целях.

      Неформальные  коммуникации возникают в процессе  человеческого общения по  различным  интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных  документах  или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой  организации, они играют  важную  роль  в  деятельности  человека, определяют социально- психологическую атмосферу работы. Главное   достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и  полного  обмена  информацией. Можно задавать вопросы и даже получать на них ответ. Говорящие  вовлечены  в непосредственный контакт со слушающими и должны добиться, чтобы их поняли.

      К каналу  неформальных коммуникаций можно  отнести канал распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается  много  быстрее,  чем  по  каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми  для  запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений  типа  «только между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации  сохраняется и  до  сегодняшнего дня. Тем  не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения,  т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой кампании. Люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее погрешности   имеют   более   драматический   характер   и   потому   глубже впечатываются в память, чем каждодневная рутинная точность.

      Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов:

   - предстоящие сокращения производственных рабочих

   - новые меры по наказаниям за опоздания

    - изменения в структуре организации

    - грядущие перемещения и повышения

    - подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту

    - кто кому назначает свидания после работы.

      Формальные  и неформальные коммуникации  существуют во взаимодействии  и соотношении. И это  соотношение  должно  быть  результатом  целенаправленной деятельности менеджера.

      По  условиям  возникновения  и  характеру  проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными.