Связующие процессы в менеджменте. Коммуникации в системе управления

Связующие процессы в менеджменте.Коммуникации в системе управления.

Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как  на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Коммуникации 

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Существует  широкий и узкий смысл понятия  коммуникация. В широком смысле коммуникация –это процесс обмена информацией. а в узком - это общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией. 
Коммуникация включает в себя:

1. Информацию, т.е. сведения, предмет передачи (идеи, факты, мнения, решения, распоряжения) 
2.Способы, форму передачи информации (лично, через посредников, письменно, устно) для получения ответной реакции.

 Цели  коммуникаций:

1.Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

 2.Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

5.Коммуникация  предъявляет требования ко всем  участникам управленческого взаимодействия  и является средством, с помощью  которого осуществляется объединение  людей в организацию для достижения  общей цели.

Коммуникации  в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию, так и ее внешнее окружение. (таблица)

Далее виды!

 

Основу коммуникации составляет коммуникационный процесс.Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная  цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией  не гарантирует эффективности общения  участвовавших в обмене людей. Чтобы  лучше понимать процесс обмена информацией  и условия его эффективности, следует иметь представление  о стадиях процесса, в котором  участвуют двое или большее число  людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1.  Отправитель  - лицо, генерирующее идеи или  собирающее информацию и передающее  ее.

2.  Сообщение,  собственно информация, закодированная  с помощью символов.

3.  Канал,  средство передачи информации.

4.  Получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных  этапов. Их задача - составить сообщение  и использовать канал для его  передачи таким образом, чтобы обе  стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой  смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

- Зарождение  идеи.

- Кодирование  и выбор канала.

- Передача.

- Декодирование.

 

Зарождение  идеи.

Обмен информацией  начинается с формирования идеи или  отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение  следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени  на обдумывание идеи.Нужно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить процесс эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит  в том, чтобы сообщить подчиненным  конкретную информацию об их сильных  и слабых сторонах и о том, как  можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных  общих похвалах или критике поведения  подчиненных.

Этот пример показывает также связь между  восприятием и коммуникацией. У  руководителя, который считает подчиненных  способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи обмена информацией на указанную  тему по существу. Управляющий, который  воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.

Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут действовать  неудачно, поскольку по отношению  к ним именно так действует  высшее руководство. Дело в том, что  руководители высшего звена часто  служат ролевой моделью для поведения  подчиненных. Если наши руководители склонны  к принуждению или не откровенны в обмене информации с нами, мы вполне можем повести себя подобным образом, обмениваясь информацией со своими подчиненными, однако вы находитесь в  ином положении, чем ваше начальство. Поэтому вовсе необязательно  действовать в том же стиле, даже если этот стиль эффективен. Что  в действительности необходимо, так  это осознать - какие идеи предназначены  к передаче до того, как вы отправляете  сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

 

Кодирование и выбор канала.

Прежде чем  передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое  кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель также должен выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым  общеизвестным каналам относятся  передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную  почту, видеоленты и видеоконференции.

Если канал  не пригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина  иногда достойна тысячи слов, но не при  передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми  работниками сразу. Можно разослать  памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения  понимания сообщения и приобщения к проблеме.

Если канал  не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией  будет менее эффективным. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним  серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или, послав ему записку  по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности  нарушения столь же эффективно, как  официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной  записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько  важен сделанный ею вклад в  работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом  с выражением благодарности, а также  премией.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее  число средств коммуникаций в  сочетании. Процесс усложняется, поскольку  отправителю приходится устанавливать  последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

Ориентация  на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен  не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми.

Этап станет более понятным, если представить  его себе как операцию упаковки. Многие действительно хорошие продукты не находят сбыта, пока не обретут  такой упаковки, которую потребитель  сочтет понятной и привлекательной  одновременно. Подобным образом многие люди с прекрасными идеями не в  состоянии упаковать их с помощью  символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получателя. Когда такое происходит, идея, будь она даже распрекрасной, зачастую не находит сбыта.

Передача.

На третьем  этапе отправитель использует канал  для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которые многие люди по ошибке и  принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших  этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого  лица.

Декодирование.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его.

Декодирование - это перевод символов отправителя  в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно  такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась  его идея.

Если реакции  на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. 
Однако в силу ряда причин, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум),способные изменить смысл сообщения.

Чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией  используется обратная связь. Обратная связь- это реакция получателя на принятое им сообщение. она необходима, чтобы понять, насколько правильно  было воспринято и понято сообщение  и реализуется с помощью 2-х  завершающих этапов. 
интерпретация сообщения и формирование ответа- на этом этапе отправитель и получатель меняются местами. 
передача ответа- сформулированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

Коммуникационный  процесс можно признать успешным только тогда, когда адресат получил  сообщение и понял именно то, что  намеревался сказать ему отправитель. Если отправитель четко закодировал  сообщение и использовал соответствующее  средство отправления, то его расшифровка  не вызывает затруднений. Если получатель, расшифровав сообщение, понял совсем другое, то и последующие его действия будут соответствующими.