Кадровая политика как инструмент управления организацией

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р. 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации

плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений, общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

Таким образом, при осуществлении кадровой работы требуется придерживаться основных регламентирующих данную деятельность документов. Целями кадрового менеджмента предприятия (организации) являются: повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях; повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли; обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.

Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как: обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации; достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала; полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом; обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству; закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала); обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного и должностного продвижения и т.п.; согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности); повышение эффективности управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу.

Эффективность кадрового менеджмента, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми.

 

2. ОЦЕНКА СОСТОЯНИЯ КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

 

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

 

ОАО «Чебоксарский агрегатный завод» расположено в г. Чебоксары, столице Чувашской Республики, входящей в состав Российской Федерации. Город находится на реке Волга в 690 километрах на восток от Москвы.

ОАО «Чебоксарский агрегатный завод» является производственным предприятием, выпускающим продукцию, как промышленного назначения, так и продукцию для потребительского рынка. ОАО «Чебоксарский агрегатный завод» является одним из крупнейших предприятий тракторостроительной отрасли России, лидирующим в производстве запасных частей к ходовым системам тракторной техники, почти все инновации, разработанные в России для ходовых систем, осваиваются в первую очередь на ОАО «ЧАЗ». Ежегодно выпускается товарной продукции на сумму свыше 5 млрд. руб. Производственные площади предприятия составляют - 80 га, количество сотрудников предприятия составляет 7500 человек.

Завод производит продукцию для различных отраслей экономики:

Золото-алмазодобывающая отрасль

Сельское хозяйство

Дорожное строительство

Нефтегазодобывающая отрасль

Лесозаготовительная отрасль

Угледобывающая отрасль

Производители автотракторной техники

Железнодорожный транспорт

Строительные организации и население

Немалая часть выпускаемой продукции поставляется на сборочные конвейеры ведущих тракторостроительных, экскаваторных, моторостроительных и автомобилестроительных ведущих предприятий России, СНГ и зарубежных стран:

ОАО "Промтрактор";

предприятий "Fiat" и "Catterpillar" (через фирму «ALPEM»);

ОАО "АвтоВАЗ";

ОАО "Волгоградский тракторный завод";

ОАО "РусАвтобусПром";

ОАО "Ульяновский автомобильный завод";

ОАО "Заволжский автомобильный завод";

ОАО "ПО "Алтайский моторный завод";

ОАО "Онежский тракторный завод";

ОАО "Кишиневский тракторный завод";

экскаваторных заводов России, расположенных в г.Тверь, г. Воронеж, г. Иваново, г. Ковров.

У завода существуют многолетние связи с зарубежными фирмами Италии, Китая, Чили, Сирии, Вьетнама, Индии, Польши, Литвы, Латвии и стран СНГ. В целом, продукция завода поступает в 43 страны мира. Доля экспорта в общем объеме производства постоянно растет.

На сегодняшний день это одно из самых динамично развивающихся предприятий России, включающее в свой состав:

сталелитейный цех;

цех точного стального литья;

чугунолитейный цех;

2 механосборочных производств;

3 механосборочных цехов;

кузнечно-штамповочный цех;

заготовительный цех;

вспомогательные цеха.

 

В настоящее время ОАО «ЧАЗ» обладает составом оборудования и технологиями для производства изделий, отвечающих требованиям современного рынка. Так, на данный момент эксплуатируется свыше 5000 единиц оборудования. Из них:

металлорежущее - более 2600 ед,

кузнечнопрессовое оборудование - 265 ед;

литейное - около 600 ед.

В последние годы ОАО «ЧАЗ» особое внимание уделяет техническому развитию производства. За последние 3 года на переоснащение и модернизацию производства было фактически направлено свыше 800 млн. руб.

Завод специализируется на производстве продукции в следующих направлениях:

Гусеницы и детали ходовых систем для промышленных тракторов:

-российского производства (ОАО «Промтрактор», ОАО «ЧТЗ-УралТрак»),

-импортозаменяющих запчастей для техники фирм KOMATSU, CATERPILLAR, DRESSTA,

Гусеницы и детали ходовых систем для сельскохозяйственных и трелевочных тракторов

Гусеницы и детали ходовых систем для экскаваторов отечественного и импортного производства HITACHI , Kobelco , CATERPILLAR, KOMATSU, KATO, LIEBHER

Узлы сцепления и диски ведомые для тракторов, автомобилей и комбайнов,

Детали для нужд ОАО «Российские железные дороги»,

Запасные части к автобусам,

Замки навесные, врезные, накладные, мебельные, почтовые,

Радиаторы отопительные чугунные,

Чугунное и стальное литье

ОАО «Чебоксарский агрегатный завод», является единственным предприятием в России, выпускающим почти весь размерный ряд гусениц для промышленных тракторов с шагом от 125 мм до 280 мм.. Завод с 1992 года сотрудничает с итальянской фирмой «ALPEM» - официальным поставщиком на конвейер заводов «Fiat» и «Catterpillar, что позволило внедрить передовые технологии и довести уровень производства запасных частей до уровня мировых лидеров тракторостроения.

Номенклатура выпускаемых заводом изделий составляет более 6000 изд., в ближайшем будущем предполагается выход на качественно новый уровень, что позволит увеличить объемы производства предприятия и повысить конкурентоспособность его продукции, так уже сегодня деятельность предприятия сертифицирована согласно стандартам ISO 9001(версия 2000 г.), на предприятии реализуется проект внедрения ИСУ "One world" (J.D. Edwards).

Достоинства продукции ОАО «ЧАЗ» подтверждены наградами многих престижных выставок и конкурсов, в том числе Платиновыми, Золотыми и Серебряными Знаками качества XXI века на выставке-конкурсе «Всероссийская марка (III тысячелетие)». Этими наградами за высокое качество и конкурентоспособность были отмечены различные виды продукции, выпускаемой заводом: гусеницы и узлы ходовых систем для промышленных и сельскохозяйственных тракторов, узлы сцепления, отопительные радиаторы и замочные изделия.

Объем отгруженной продукции предприятия за 2009 год составил 2787,5 млн. рублей. Чебоксарский агрегатный завод занял второе место в группе крупных промышленных предприятий Чувашской Республики по итогам экономического соревнования между организациями обрабатывающих производств, проводимого Министерством промышленности и энергетики. Межведомственная комиссия, отвечавшая за подведение результатов конкурса, рассмотрела деятельность 45 промышленных предприятий региона за 9 месяцев текущего года на основе 15 социально-экономических показателей. При этом одним из главных факторов выступала социальная защищенность работников организаций - участников экономического соревнования.

По г. Чебоксары на долю ОАО «ЧАЗ» приходится 3,2% объема отгруженных товаров собственного производства, выполненных работ и услуг собственными силами крупных и средних организаций по виду деятельности "Обрабатывающие производства".

Подобная политика позволяет ОАО «Чебоксарский агрегатный завод» демонстрировать хорошие финансовые показатели. Прибыль от продаж в 2009 году понесла убыток в размере 232798 тыс. руб