Информационное обеспечение коммерческой деятельности торговых предприятий

     Методика  отнесения тех или иных сведений к коммерческой тайне в нашей  стране еще окончательно не разработана, поэтому ограничимся лишь некоторыми.

     К  коммерческой тайне могут быть отнесены:

• технология производства; технологические приемы и оборудование;                           
• модификации ранее известных технологий и процессов;
• перспективные методы управления;
• ценовая и сбытовая политика; 
• сравнительные характеристики собственного ассортимента и товаров конкурентов с точки зрения качества, внешнего вида, упаковки и т.д.;
•   производственные, коммерческие и финансово-кредитные отношения с партнерами;
• планы предприятия по расширению (свертыванию) производств;
• факты проведения переговоров по вопросам купли-продажи;
• данные, которые могут быть использованы для нанесения ущерба репутации предприятия (фирмы);
• информация о кадрах (текучесть кадров, ведущие специалисты и места их работы по совместительству);
• сил и условий для защиты коммерческой тайны, а также другие сведения.

     В повседневной жизни коммерческая тайна  всегда выступает в форме коммерческих секретов. Поскольку всякая тайна  есть секрет, но не всякий секрет есть тайна.

     Коммерческие  секреты – форма проявления коммерческой тайны. Представляют собой сведения в виде документов, схем, изделий, относящиеся  к коммерческой тайне фирмы и  подлежащие защите со стороны службы безопасности от возможных посягательств  путем похищения, выведывания, утечки информации.

     Они различаются по следующим признакам:

• по природе коммерческой тайны (технологические, производственные, организационные, маркетинговые, интеллектуальные, рекламные)
• по принадлежности собственности (собственность предприятия, группы предприятий,  отдельного лица, группы лиц);
• по назначению коммерческих секретов.

     Носитель  коммерческого секрета – лицо, осведомленное о коммерческих секретах предприятия или фирмы (руководители и допущенные к коммерческим секретам исполнители).

     Носители  коммерческих секретов следует отличать от источников закрытой коммерческой информации («ноу-хау», схемы, документы, технологии, изделия, образцы).

     Разглашение коммерческой тайны может ухудшить экономическое положение предприятия  или фирмы. Чтобы этого не произошло, следует перевести такую информацию в разряд охраняемой. Это делается приказом руководителем фирмы, в  котором перечисляются сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

     Методика  отнесения тех или иных сведений к коммерческой тайне в нашей  стране еще не разработана, поэтому, опираясь на опыт зарубежных стран, ограничимся  лишь некоторыми рекомендациями.

     При засекречивании информации надо исходить из принципа экономической выгоды и  безопасности фирмы. Причем, объявляя ту или иную информацию коммерческой тайной, важно соблюсти “золотую середину”. Чрезмерное засекречивание деятельности фирмы может обернуться потерей  прибыли, так как условия рынка  требуют широкой рекламы производимой продукции и услуг. Те же результаты может вызвать пренебрежительное  отношение к коммерческой тайне, так как рынок это всегда конкуренция. Американские предприниматели считают, что утрата 20 % информации приводит к разорению фирмы в течение  месяца в 60 случаях из 100

     Информация  типа “ноу-хау”, безусловно, должна быть отнесена к разряду коммерческой тайны. Ее надо охранять и от собственного персонала, ибо всегда существует опасность, что тот или иной сотрудник  уволится и устроится на работу в  конкурирующую фирму. Сведения же, которыми он владеет, не могут быть у него изъяты.

     За  рубежом существует практика подписания с сотрудником соглашения, по которому ему после увольнения запрещается  работать в конкурирующей фирме. Правда, такого рода соглашения действуют  лишь в течение определенного  срока после расторжения договора о найме. Кроме того, во время действия подобного ограничения этому  лицу должно выплачиваться вознаграждение. В нашей практике такие соглашения пока неизвестны.

     Информация  о рационализаторском предложении, изобретении и т. п., находящиеся  на стадии разработки, несомненно, относится  к коммерческой тайне. Рационализаторское предложение даже после его оформления и выдачи авторского свидетельства  может оставаться коммерческой тайной, поскольку представляет собой техническое  решение задачи, новое для данной фирмы. Изобретение после выдачи на него патента имеет специальную  правовую охрану и поэтому не нуждается  в защите как коммерческая тайна. Другое дело, если по соглашению с автором  изобретения фирма примет не подавать заявку в Госпатент Российской Федерации. Тогда охрана информации полностью  возлагается на фирму. Следует подчеркнуть, что решение не подавать заявку на изобретение на патентоспособное техническое  решение, возможно только по договоренности с автором, так как по существующему  правилу, если работодатель в течение  трех месяцев с момента уведомления  его автором, о сделанном изобретении  не подаст заявку на него, автор вправе сам подать заявку и получить патент. До недавнего времени 90 % авторских  свидетельств получали гриф “для служебного пользования”. Вместо авторских свидетельств теперь выдают патент. Основным принципом  патента является его обязательная открытость, что способствует ускорению  научно- технического прогресса. Патент- тот же товар изобретателя, но государство  продолжает засекречивать патенты, т.е. нарушает права изобретателей. Государство же должно не отбирать у человека право на его интеллектуальную собственность, а выкупать его, причем по рыночной стоимости.

     Особое  внимание следует уделить охране договоров, заключаемым предприятием. Большая их часть, безусловно, относится  к коммерческой тайне. Причем в определенных случаях охране подлежит не только текст договора, но и сам факт его заключения.

       Разрабатывая меры по защите  коммерческой тайны фирмы, необходимо  экономически обосновать целесообразность  засекречивания той или иной  информации. В первую очередь  выделяется информация, утечка которой  может привести вашу фирму  к банкротству. Это строго конфиденциальная  информация. В мире бизнеса, это  как правило, “ноу-хау”. К конфиденциальной  информации относятся сведения  о перспективах развития фирмы,  ее клиентах, сроках и сумме  кредитования. Огласка этих сведений, конечно же, не приведет к краху,  но лишит фирму на какое-то  время устойчивой прибыли. Также  не подлежит огласке информация, раскрытие которой может привести  к неблагоприятным последствиям. К ней относятся: номера домашних  телефонов, адреса руководителей  и сотрудников фирмы, текущие  планы работы, информация о конфликтных  ситуациях и т.п. Остальные  сведения относятся к открытым, то есть доступным всем. Но  следует иметь в виду, что неправильно  поданная информация может помочь  аналитикам из конкурирующей  фирмы обнаружить ваши уязвимые  места. Руководитель фирмы должен  установить строгий порядок хранения  первых экземпляров договоров  и работы с ними. Их следует  хранить в определенном месте  у ответственного лица и выдавать  только под расписку с письменного  разрешения руководителя фирмы.

     На  лица, ответственные за хранение договоров  и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров  или утечку информации из них. Все  это необходимо потому, что деятельность коммерческих структур строится в большей  степени на договорных началах, и  конкурент или партнер по переговорам, обладая информацией в этой сфере, может составить довольно полную картину производственного и  финансового положения фирмы. Пропажа (похищение) первых экземпляров договоров  ведет к значительным затруднениям, и даже невозможности доказывать те или иные положения при возникновении  спора и его решении в судебном порядке. При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили  подписи не только в конце договора, но и на каждом листе во избежание  замены одного текста другим. Следует  отметить, что затраты зарубежных фирм на охрану своей коммерческой тайны составляют 10-15 % всех расходов на процесс производства. Поэтому  наиболее расчетливые предприниматели  пытаются на этом сэкономить, переложив  затраты на плечи государства. Каким  образом? Путем получения госзаказов оборонного характера. Помимо прочих преимуществ, госзаказы позволяют пользоваться защитой государственных правоохранительных органов и, в первую очередь, контрразведки.

     Главное место в организации надежной защиты секретной информации должно отводиться работе  с кадрами. Эта  работа должна начинаться со дня приема человека на работу.

     Вторым  по важности мероприятием должно быть ограничение доступа к секретной  информации. Работа должна быть организована таким образом, чтобы сотрудник  имел доступ только к той информации, которая необходима ему в процессе выполнения прямых служебных обязанностей.

     Третьим направлением в работе с кадрами  является проведение воспитательной работы, соблюдение режима секретности, вознаграждение в успехе выполнения этого режима, а также учить правилам  соблюдения режима секретности, разъяснять ценность секретных материалов.

     Такие подходы к работе с кадрами  дают неплохие результаты и могут  применяться на предприятиях разного  профиля деятельности.

     Система обеспечения безопасности фирмы  включает в себя следующие организационные  мероприятия:

• контроль помещений и оборудования (обеспечение безопасности производственных и конторских помещений, охрана фото- и иного копировального оборудования, контроль за посетителями);
• работа с персоналом (беседы при приеме на работу, ознакомление вновь принятых с правилами защиты информации, обучению сохранению коммерческой тайны, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении секретной информации, беседы с увольняющимися);
• организация работы с конфиденциальными с конфиденциальными документами (установление порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов, контроль за публикациями, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана секретов других фирм);
• работа с конфиденциальной информацией, накопленной в компьютерах фирмы (создание систем защиты электронной информации от несанкционированного к ней доступа, обеспечение контроля за пользованием ЭВМ);
• защита коммерческих тайн фирмы в процессе заключения контрактов (здесь важно четко определить круг лиц, имеющих отношение к этой работе).

       Вышеизложенный план является  примерным. Однако во всех случаях  защиты коммерческой тайны необходимо  обратить особое внимание на  документы, поскольку в нашей  стране основные объемы коммерческой  информации хранят в документах.

       Руководитель должен упорядочить  процессы фиксации секретной  информации в деловых бумагах  и организовать их движение  таким образом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затруднено на столько, что оно станет невыгодным для похитителя.

       При работе с документами, содержащими  коммерческую тайну, следует соблюдать  определенные правила, которые  сводятся к следующему:

• строгий контроль (лично или через службу безопасности) за допуском персонала к секретным документам;
• назначение ответственных лиц за контролем секретного делопроизводства и наделения их соответствующими полномочиями;
• разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с ней соответствующих сотрудников фирмы;
• контроль за принятием служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;
• введение материального и морального поощрения  сотрудников, имеющих доступ к секретной информации;
• внедрение в повседневную практику механизмов и  технологий  защиты коммерческой тайны фирмы;
• личный контроль со стороны руководителя фирмы служб внутренней безопасности и секретного делопроизводства.

       При работе с документами нельзя  отлучаться из комнаты, а если  приходится выходить, то необходимо  закрыть дверь. Посторонних к  документам допускать не следует.  Документы, которые правомерно  могут потребовать сотрудники  налоговой инспекции или правоохранительных  служб, следует держать отдельно  от остальных конфиденциальных  бумаг.

       По окончании работы наиболее  важные документы убираются в  сейф, менее важные  в специальные  контейнеры. Те и другие следует  опечатывать и сдать на хранение  сотрудникам службы безопасности  фирмы.

       При пересылке документов следует  иметь в виду, что использование  телемониторов-игл позволяет через  непроклееные уголки конвертов  прочитать содержимое делового  письма, не вскрывая его. Поэтому  конверты с документами целесообразно  дополнительно проклеить скотчем.

     Доверяя свои бумаг почте необходимо отправлять их заказными письмами и письмами с уведомлением о вручении адресату.