Формирование товарного запаса и планирование ассортимента продажи продукции в аптеке

     Для каждого предприятия оптимальный диапазон товарного запаса рассчитывается отдельно, и не существует каких-либо общепринятых нормативов. Объясняется это особенностями индивидуального локального рынка каждого аптечного предприятия и его личными особенностями. На формирование товарного запаса влияют те же факторы, что и на структуру ассортимента аптечного предприятия. Рассматривая формирование ассортимента, влияние факторов оценивается прежде всего с точки зрения их воздействия на структуру локального спроса (при этом используются в основном относительные показатели). Для формирования товарного запаса аптечного предприятия оцениваются те же самые критерии, при этом уделяется большее внимание их влиянию на количественные характеристики спроса. Однако сами критерии и методы их оценки остаются прежними.

     Максимальная  и минимальная величины рекомендуемого товарного запаса аптечного предприятия  рассчитываются исходя из характеристик  спроса по каждой товарной позиции  отдельно. Расчет товарного запаса по позициям – процесс длительный и трудоемкий. Однако введение какого-либо признака группировки товарных позиций и оценка требуемого уровня товарного запаса для группы однородных продуктов снижает достоверность получаемых результатов и полученная величина товарного запаса может иметь слишком большое отклонение от оптимума.

     Также расчет диапазона товарного запаса позволяет определить некоторую  оптимальную область, внутри которой  принимается управленческое решение. Рассчитывая диапазон товарного  запаса, учитываем, в первую очередь, особенности локального спроса на конкретную позицию. Если величина товарного запаса попадает в определенный диапазон, то аптечное предприятие не будет части отказывать посетителям из-за нехватки товара на складе, с одной стороны, и товар не будет залеживаться, с другой стороны. При этом решение о величине товарного запаса принимается внутри полученного диапазона с учетом финансовых возможностей аптечного предприятии, а также с учетом изменений условий поставок в зависимости от изменения объема единовременного заказа (если такие изменения будут иметь место).

     Анализируя  спрос на ассортиментные позиции, целесообразно  не только оценивать совокупный объем  спроса (в денежном выражении) на каждую позицию ассортимента в отдельности, но также учитывать «уходимость» позиции (в натуральных единицах) за единицу времени. Анализ «уходимости» ассортиментной позиции позволяет сформировать требования к величине товарного запаса этой позиции в упаковках товара. Формируя требования к товарному запасу в натуральных единицах измерения, мы получаем возможность исключить влияние ценовых факторов (например, изменение цен поставки товара по сравнению с периодом времени, за который были взяты данные для анализа). Однако для принятия окончательного решения об объемах закупки товара всегда необходимо переводить полученные результаты в денежные единицы измерения, так как это дает возможность оценки требуемых финансовых ресурсов и их сравнения с фактически имеющимися.

     При расчете диапазона оптимального товарного запаса, а также при принятии решения о формировании товарного запаса ассортиментной позиции ближе к верхней или ближе к нижней границе полученного диапазона особое внимание уделяется оценке равномерности спроса во времени (например, с использованием коэффициента вариации). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Управление ассортиментом  на аптечном предприятии

      Управление  ассортиментом является одной из важнейших функций любого предприятия. Именно от ассортимента во многом зависит  эффективность его работы и успех  в целом. На современном этапе развития розничного сегмента фармацевтического рынка России, который характеризуется большим количеством небольших аптечных сетей и одиночных аптек, каждое аптечное предприятие вынуждено решать вопросы управления ассортиментом самостоятельно. А если учесть, что в России реализуется более 10 тыс. торговых наименований лекарственных средств, становится очевидным — это непростая задача. Вполне естественно также, что при выполнении такой работы многие полагаются на экспертные мнения специалистов отделов закупок или на деятельность своих конкурентов. Тем не менее сегодня существует множество методов управления ассортиментом, которые способны качественно изменить деятельность аптеки — повысить ее эффективность.

      Каждое  аптечное учреждение или аптечная сеть ежедневно решает для себя множество  задач, связанных с формированием  и управлением ассортиментом. В  ассортимент аптек входит много  категорий товаров, среди которых  лекарственные средства, изделия  медицинского назначения, косметика и биологические активные добавки. По данным Аптечного управления республики, более 70% поступающих на рынок Удмуртии лекарственных препаратов импортные. 85% ассортимента аптек составляют медикаментозные препараты. Существует обязательный перечень рецептурных и безрецептурных лекарственных средств, которые должны быть в той или иной аптеке в зависимости от вида ее деятельности. 5–10% от всего объема товарооборота в аптеках составляют средства гигиены, перевязочные материалы и парфюмерно–косметическая продукция, которая занесена в государственный реестр лекарственных средств и изделий медицинского назначения.

      Так как максимальная доля в общем  объеме аптечных продаж  приходится на лекарственные средства (в I полугодии 2008 г. она составила 81,7% в денежном и 61,3% в натуральном выражении), то в ходе анализа ассортимента будут использованы данные по этой категории товаров. Сложность процесса управления ассортиментом заключается в большом количестве торговых наименований препаратов, которые реализуются через аптечную сеть. Значительные ограничения на работу с ассортиментом накладывает сложность точного расчета потребности в лекарственных средствах. И при всем этом обеспечение лекарственных средств населения и лечебных учреждений должно быть высококачественным.

      В целом можно сказать, что в  современных условиях конкуренции  на рынке формируется структура  необходимого ассортимента, поэтому  задача аптечных учреждений — удовлетворить  спрос в максимально полном объеме и быстрее, чем конкуренты. При  неоптимальной структуре ассортимента снижается уровень прибыли, утрачиваются конкурентные позиции на фармацевтическом рынке и, как следствие, снижается экономическая устойчивость предприятия.

      Существует  несколько этапов работы с ассортиментом: планирование, формирование и управление. Их сущность заключается в своевременном предложении определенной совокупности товаров, которые бы наиболее полно удовлетворяли спрос определенных категорий покупателей. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Планирование  ассортимента

      Планирование  ассортимента — это процесс определения  перспективных торговых наименований, которые будут наполнять ассортиментный портфель, удовлетворять потребностям потребителей и обеспечивать аптечному  предприятию прибыльную работу.

      Комплексный подход к планированию возможен только на основе полной информации об ассортименте аптечных учреждений конкретного региона, объеме продаж каждой товарной позиции и группы товаров, учитывая особенности месторасположения и организации работы самого аптечного учреждения, и, конечно же, о потребностях и предпочтениях покупателей. На наполнение ассортимента также оказывает влияние промоционная активность производителей, поэтому следует учитывать влияние рекламы и деятельности медицинских представителей.

     Широко  распространенным способом планирования изменений ассортимента является анализ дефектуры, позволяющий выявить спрос на отсутствующие препараты путем фиксации спроса покупателей первостольником в учетной системе или на бумажных носителях (журнал неудовлетворенного спроса, или учета дефектуры). Однако он имеет и свои недостатки, поскольку возможно искажение данных за счет недостаточно эффективной системы отслеживания дефектуры. Кроме этого, не всегда можно получить объективные данные, поскольку исследование потребительских предпочтений только в одной торговой точке часто не является репрезентативным.

Формирование ассортимента

     На  формирование ассортимента влияет много  факторов, среди которых — месторасположение аптечного учреждения, его размер и тип, а также форма организации торговли. Так, структура потребления в аптеках, расположенных в спальных или центральных районах города, в оживленных местах и в аптеках самообслуживания будет иметь свою специфику. Также деятельность по формированию ассортимента предусматривает изучение информации об особенностях рынка, выбор дистрибьюторов и определение ценовой политики, необходимые для эффективной прибыльной работы.

Управление  ассортиментом

      Управление  ассортиментом – комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию ассортимента, минимизацию товарных запасов и дефектуры.

      Среди основных способов управления ассортиментом  необходимо выделить анализ собственных  продаж. Этот метод применяют для  определения оптимального размера  запасов. Его эффективность зависит  от частоты обновления ассортимента с учетом тенденций регионального рынка. В настоящее время сложилась практика мониторинга цен конкурентов, но в данном случае корректируются только цены.

      При работе над ассортиментом наибольшее внимание уделяется анализу собственных  продаж. Как правильно это осуществить? Так, к основным методам анализа собственных продаж, которые могут использоваться в аптечных учреждениях, относят:

      1. Анализ динамики объема продаж по каждой категории препаратов, маржинального дохода, средней суммы покупки и количества покупок — используется для коррекции ассортиментной политики и ценовой стратегии.

      2. Анализ структуры чеков — для оценки эффективности мерчандайзинга, анализа состава чеков различных групп покупателей и выделения наиболее часто встречающихся и совместно покупаемых товаров.

      3. Анализ структуры товарооборота и маржинального дохода (АВС-анализ) предусматривает анализ ассортимента, его разделение по степени влияния на общий объем продаж на три группы и выбор направлений по работе с каждой из них с целью оптимизации ассортимента, и, следовательно, увеличения совокупной прибыли.

      4. XYZ-анализ помогает оценивать и сравнивать стабильность продаж товарных групп или отдельных товаров различного типа спроса либо различных ценовых категорий. Применяется для оптимизации товарных запасов и определения частоты заказа товара.

      5. Анализ эластичности и эффективности использования торговых площадей подразумевает оценку эффективности изменений планировки или выкладки, проведенных в аптеке. Применяется для перераспределения места в торговом зале и на полках.

      Как видим, существует много различных  методов анализа продаж. Наиболее распространенные и популярные среди  них сегодня — АВС- и XYZ-анализ, которые являются базисом для  управления ассортиментом. Однако именно эти методы представляются одними из наиболее сложных, поскольку требуют анализа большого массива данных.

3. Организация формирования  товарного запаса  и планирование  ассортимента на  аптечном предприятии 

3. 1 Краткая характеристика предприятия

      Федеральное государственное унитарное предприятие «Аптека №41» Федерального медико-биологического агентства основано на праве хозяйственного ведения. Предприятие является коммерческой организацией. Оно находится в ведомственном подчиненности Федерального медико-биологического агентства. Полномочия собственника имущества Предприятия осуществляет Федеральное медико-биологическое агентство и Федеральное агентство по управления федеральным имуществом. Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках. Оно отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

      Ответственность за организацию бухгалтерского учета  несет руководитель предприятия. Руководитель должен создать необходимые условия для правильного ведения  бухгалтерского учета.

      Главный бухгалтер назначается и освобождается  от должности руководителем и  подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

      Предприятие занимается фармацевтической деятельностью:

- розничная  торговля лекарственными средствами  населению по рецептам и без рецептов врача, учреждениям здравоохранения по требованиям и заявкам (в правом работы с сильнодействующими и ядовитыми веществами списков ПККН);

- отпуск  препаратов бесплатно или со  скидкой отдельным группам населения  в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании заключенных договоров с территориальными органами управления здравоохранением, лечебно-профилактическими учреждениями и страховыми компаниями; по программам дополнительного лекарственного обеспечения;

- реализация лекарственного растительного сырья в заводской упаковке, изделий медицинского назначения, дезинфицирующих средств, предметов (средств) личной гигиены, оптики, минеральных вод, лечебного, детского и диетического питания, косметическую и парфюмерную продукцию;

- реализация  парафармацевтической продукции.

      Предприятие работает по упрощенной системе налогообложения, с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов.