Формирование товарного запаса и планирование ассортимента продажи продукции в аптеке

      На  предприятии работает 20 человек. Аптека полностью укомплектована высоко – квалифицированным персоналом, специалистами высшего и среднего звена, соответственно, провизорами и фармацевтами. Обработкой заявок занимается менеджер-маркетолог.

      На  сегодняшний день предприятие работает стабильно, хотя общий финансовый кризис в стране повлиял и на работу данного предприятия, т. к. непосредственно выручка от продажи медикаментов и является основным доходом предприятия.

      Размер  уставного фонда предприятия  составляет 100 тыс. руб.

      Стоимость основных средств на 01.01.2009 г. равна 2 086 тыс. руб.

      Общая кредиторская задолженность по предприятию  на 01.01.2009 г. составляет 967 тыс. руб.

      Оборотные активы на 01.01.2009 г. составляют 1 305 тыс. руб.

      На 01.01.2009 г. прибыль аптеки составила 15 тыс. руб.

      Аптека  пользуется банковским кредитом, взятым в банке «УралСиб» на 1 год. Работа с поставщиками складывается по факту поставки с отсрочкой платежа на срок до 1 месяца. 

Организационно-производственная схема предприятия 

Обработка заявок от фармацевтов, провизоров и  требований от покупателей

Формирование  заявки на фирмы

Поступление лекарственных средств от поставщиков

Обработка прихода лекарственных средств

Составление необходимой документации для работы с полученными лекарственными средствами

Продажа (изготовление) лекарственных препаратов 

      Предприятие часть бухгалтерского учета ведет  с использованием компьютерной техники  в специализированной программе 1С: Бухгалтерия, версии 7.7, Упрощенная система налогообложения. С началом 2009 г. Аптека внедрила в работу специализированное программное средство «е-Фарма» по учету готовой продукции на складе и его продаже. Установлены фискальные регистраторы для продажи медикаментов. В связи с этим стало гораздо проще выявить ошибки при продаже, выявить неликвидные препараты, провести инвентаризацию и многое другое. Отчетными данными данной программы и пользуется бухгалтерия.

      Бухгалтерия в своей деятельности строго руководствуется  Федеральным законом «О бухгалтерском учете», «Положением о ведении бухгалтерского учета и отчетности в РФ» и другими нормативными документами.

      Рассчитаем  для данного предприятия уровень  товарного запаса, длительность  и скорость оборота, используя данные бухгалтерского учета и баланса. 

3.2 Формирование товарного запаса

     Наше  аптечное предприятие формирует свой товарный запас с использованием стратегии фиксации интервала заказа продукции. Прежде всего потому, что ассортимент аптечного предприятия состоит из очень большого количества ассортиментных позиций, спрос на которые различается. Спрос на товары аптечного ассортимента не только различается количественно (одинаковые объемы запасов разных позиций реализуются за разные интервалы времени), но также различается и ритмичность их продаж (продажи позиций аптечного ассортимента могут быть равномерными, периодическими и непредсказуемыми, с высокими показателями вариативности спроса). Такое различие в характеристиках спроса делает затруднительным расчет оптимального объема единовременного заказа (следовательно, усложняет использование стратегии фиксации объема заказа). При этом, как правило, аптечное предприятие не ограничено объемами транспортировки своего заказа (она осуществляется ежедневно), а вопрос получения скидок за достижение определенного уровня единовременного заказа не столь актуален (аптечные предприятии испытывают недостаток в денежных средствах и не могут себе позволить излишние вложения в товарный запас; поставщики, в свою очередь, больше внимания уделяют совокупному обороту с каждым их аптечных предприятий, нежели величине единовременного заказа).

     Стратегия фиксации интервала заказа требует  создания большего количества товарных запасов на предприятии (по сравнению  со стратегией фиксации объема единовременного  заказа), чтобы обеспечить защиту от преждевременного исчерпывания товарного запаса предприятия. Поэтому для аптечного предприятия, использующего данную стратегию формирования товарного запаса, целесообразно минимизировать интервал между заказами продукции (т. е. контролировать величину товарного запаса и заказывать продукцию следует часто). Для фармацевтического рынка характерно то, что розничные аптечные предприятия имеют широкую свободу выбора времени и периодичности осуществления заказов продукции у поставщиков. Как правило, аптечные предприятия в состоянии сократить интервал заказа до одного рабочего дня, что позволяет поддерживать товарный запас на уровне, соответствующем локальному спросу, и при этом не вкладывать денежные средства в создание крупного резервного запаса, предназначенного для своевременного гашения колебаний этого спроса. Также сложившаяся конъюнктура фармацевтического рынка позволяет говорить о высокой степени надежности основных поставщиков продукции для аптечного предприятия, что позволяет последнему не формировать больших «страховых» товарных запасов на случай сбоев поставок (большой разницы между плановой датой поставки товара и фактической). Мобильность пополнения товарного запаса аптечного предприятии позволяет ему функционировать как чрезвычайно гибкой экономической системе, оперативно реагирующей на изменения окружающей среды (в данном случае изменения величины и структуры спроса) без создания крупных собственных запасов.

     Рассчитаем  уровень товарного запаса данной аптеки на 01.01.2009 г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.3 АВС- И XYZ-анализ

     В основе ABC-анализа заложен прогноз  того, что превалирующую долю в  товарообороте в денежном выражении  составляет незначительная часть ассортиментных позиций. При проведении указанного анализа реализованные товары распределяют в порядке уменьшения их объема продаж и рассчитывают удельный вес реализации ассортиментной позиции. При этом на позиции, формирующие класс А, приходится 80% товарооборота, а их доля в общем количестве ассортиментных позиций может составлять около 20%. Класс В — это почти 10% объема реализации товара, которые обеспечивают почти 30% торговых наименований препаратов. Класс С формируют остальные единицы наименований с низким товарооборотом (50% совокупности анализируемых позиций, которые составляют не менее 10% общего оборота).

     XYZ-анализ, сущность которого заключается  в структуризации потребления  товаров по стабильности потребления  и возможности его прогнозирования,  необходимо проводить параллельно  с ABC-анализом. Для определения  принадлежности препаратов к одной из 3 групп (X, Y, Z) необходимо рассчитать коэффициент вариации, который демонстрирует отклонение в стабильности продаж в анализируемый период. Чем меньше его значение, тем стабильнее продажи. Потребление лекарственных средств из группы X имеет почти стабильный характер, коэффициент вариации не превышает 10%. Группа Y характеризуется определенными тенденциями потребления (например, сезонностью), коэффициент вариации составляет 10–25%. Потребность в товарах группы Z является стохастической, ее сложно предсказать, коэффициент вариации превышает 25%.

     Для прояснения ситуации по данному направлению  я решила разобрать АВС- и XYZ-анализ на примере ФГУП «Аптека №41». Перед проведением анализа посмотрим на изменение в ассортименте аптечных учреждений по г. Глазову Удмуртской Республики в целом. Следует отметить, что в Удмуртии давно уже успела сформироваться тенденция расширения ассортимента аптечных учреждений. Количество аптек, в ассортименте которых менее 1 тыс. наименований препаратов, за последние несколько лет заметно сократилось (рис. 1). В 2007 г. по сравнению с предыдущим годом их количество уменьшилось на 50%. Тогда как количество аптек с ассортиментом более 5 тыс. позиций стало гораздо больше.

      Для проведения анализа я использовала реальные данные о продажах ЛС в январе–июне 2008 г. в нашей аптеке, которая является головной организацией аптечной сети, состоящей из 3-х аптечных пунктов. Товарооборот этой аптеки составляет 0,8–1,2 млн. рублей в месяц. Так, по данным в I полугодии 2008 г. в ее ассортименте насчитывалось более 3,5 тыс. наименований реализуемых препаратов (с учетом формы выпуска и производителя). Тогда как во всех аптечных учреждениях  города по итогам I полугодия 2008 г. количество торговых наименований составило  5,9 тыс.

      Среднее количество реализуемых в месяц  торговых наименований препаратов по аптеке — 1800 – 1900, из них лишь около 40% продавали каждый месяц (рис. 2). В этой аптеке сопутствующие категории товаров в исследуемый период составили более 1 тыс. торговых наименований (около 22% всего ассортимента), что обусловлено классическим форматом торговли. Отметим, что в данном аптечном учреждении ежемесячно количество реализованных торговых наименований препаратов составляло около 40% ассортимента всех аптечных учреждений города, по городу в целом количество таковых колебалось в пределах 4700–4800. При анализе общегородской структуры учитывали все три типа аптечных учреждений (аптеки, аптечные пункты и киоски), которые имеют свою специфику формирования ассортимента. Также следует отметить, что в аптеке, как и в других учреждениях города, количество реализованных торговых наименований ЛС на протяжении января–июня 2008 г. менялось незначительно.

      Объем продаж лекарственных средств в денежном выражении в исследуемой аптеке, несмотря на влияние фактора сезонности, был более стабильным, чем по городу в целом. Доля продаж аптеки в общем объеме продаж в денежном выражении по городу составляет около 5%. Немаловажно, что ее удельный вес по этому показателю к середине 2008 г. по сравнению с его началом постепенно увеличивался. А это свидетельствует о том, что аптека наращивает свои обороты быстрее, чем это происходит по городу в целом.

      В исследуемом аптечном учреждении на протяжении января–июня 2008 г. динамика объемов закупок как в денежном, так и в натуральном выражении соответствовала динамике объемов продаж, что свидетельствует о стабильности товарных остатков (рис. 3). Остатки на начало каждого месяца исследуемого периода находились практически на одинаковом уровне, что также позволяет судить о неизменности подходов к управлению товарным ассортиментом.

      Прежде  чем приступить к комплексному анализу  ассортимента АВС и XYZ, следует рассмотреть  результаты распределения количества торговых наименований препаратов и  их объемов продаж, а также валовой  маржи по группам А, В и С. В исследуемой нами аптеке они представлены на рис. 4. Так, 80,0% общего объема продаж лекарственных средств в денежном выражении приходится на торговые позиции, попавшие в группу А. Препараты данной группы составили 28,1% общего количества ассортиментных позиций и обеспечили 79,5% валовой маржи аптеки. Следует отметить, что группа А сформирована более дорогостоящими, чем группа В и С, препаратами. Этот факт объясняет то, что доля препаратов группы А в общем объеме продаж лекарственных средств в натуральном выражении меньше, чем в денежном, и составляет 72,4%. Средневзвешенная маржа от продажи 1 упаковки препаратов этой группы также превысила таковую по группам В и С.