Цели, задачи, функции и структура службы по управлению персоналом

     В этой матрице функции, представленные в анкете, проранжированы в соответствии с полученными баллами в порядке убывания эффективности и качества выполнения сотрудниками ОК этих функций.

     Вычислим  средний балл:

     Этот  балл показывает порог, ниже которого функция считается выполняемой не качественно и не в полном объеме.

     Из  данной матрицы, выделим функции  набравшие менее 66,2 балла и определим  сотрудников, которые не справляются с ними.

     Начнем  с функций, которые  не выполняются вообще:

1. Управление жилищно-бытовым обслуживанием;
2. Разработка форм участия в прибыли и капитале;
3. Управление взаимодействием с профсоюзами.

     При анализе состава каждой функции, можно сказать, что первые две никак не отражаются на деятельности предприятия, т.к. изначально не предполагались. Управление взаимодействием с профсоюзами, наоборот, призвана помочь предприятию построить правильную политику управления персоналом и необходима для защиты прав сотрудников. Отсутствие взаимодействия с профсоюзами приводит к социальной и правовой незащищенности сотрудников, что осложняет процесс нахождения компромиссных решений при возникновении трудовых конфликтов на предприятии.

     Также практически не реализуются следующие функции:

1. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях;
2. Внедрение современных методов управления персоналом;
3. Трудовая мотивация;
4. Профессиональная и социально-психологическая адаптация новых работников;
5. Разработка стратегии управления персоналом;
6. Профориентация;
7. Анализ, проектирование, построение оргструктуры управления;
8. Организация производственных процессов, анализ затрат и результатов труда;
9. Анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений;
10. Организация, проведение и оценка результатов аттестации;
11. Контроль правильности использования работников в подразделениях;
12. Согласование распорядительных документов по управлению персоналом;
13. Анализ рынка труда, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организация рекламы;
14. Обеспечение социальных гарантий трудящимся;
15. Работа по подбору, отбору, расстановке кадров;
16. Развитие культуры и физического воспитания.

     Определим сотрудников ОК, которые  не справляются с  возложенными на них функциями.

1. Непосредственное доведение до работников информации об имеющихся вакансиях осуществляет специалист по кадрам, соответственно, причиной плохой информированности сотрудников о наличии вакансий является некачественное ее исполнение специалистом. Следствием невыполнения этой функции является неосведомленность сотрудников о наличии свободных вакансий, и невозможность сотрудников принять участие в замещении данных вакансии. Этим предприятие лишает работников, давно работающих в организации, возможности карьерного роста и повышения квалификации, тем самым снижая свою конкурентоспособность на рынке и повышая издержки на найм работников из внешних источников.

     Внедрением  современных методов управления персоналом занимается начальник ОК. Как видно из матрицы, сотрудники не довольны качеством выполнения этой функции.

     Трудовая  мотивация практически отсутствует. Главным образом за эту функцию  отвечает специалист по кадрам.

     Профессиональной  и социально-психологической адаптацией новых работников занимается специалист по кадрам. Анализ анкет сотрудников  показал, что на предприятии существует 13% недовольных обстановкой взаимоотношениями в трудовом коллективе. Это можно связать с тем, что на предприятии не используются методы адаптации недавно принятых и повышенных в должности сотрудников. Причиной этого послужило незнание директора предприятия, что затраты на разработку и реализацию программ ускорения производственной, психофизиологической и социальной адаптации окупаются за счет снижения сроков выхода новичка на уровень полноценного работника.

     За  разработку стратегии управления персоналом отвечает начальник ОК. С этой проблемой, так или иначе, связаны все остальные недостатки в управлении персоналом. Это приводит к невозможности адекватного планирования кадров, неуверенности перед будущим, неустойчивости на рынке.

     Профориентация. Эта функция не относится к перечню должностных обязанностей ни одного сотрудника ОК, однако, как показывают данные матрицы, находится не на последнем месте. Между тем постоянное образование вакансий на крупном предприятии, уникальность каждого работника и динамика их развития приводит к несоответствию между возможностями и ожиданиями работников и требованиями занимаемых ими рабочих мест. Работа на внутреннем рынке труда предприятия предполагает постоянное уточнение требований рабочих мест, качеств работников и их пожеланий относительно своих перспектив. Относительно этой функции можно сказать то, что профориентация как таковая не осуществляется, а проводится консультирование с сотрудниками при передвижении кадров, а также с желающими повысить свою квалификацию.

     Анализ, проектирование, построение оргструктуры управления всецело лежит на начальнике ОК. Данная функция не требует постоянного  внимания, в виду того, что полный анализ оргструктуры управления проводится  с определенной периодичностью - раз в год, а проектирование и построение новой оргструктуры только при значительных переменах в оргструктуры предприятия. Поэтому здесь не требуется никаких изменений.

     Организацию производственных процессов, анализ затрат и результатов труда выполняет специалист по кадрам.

     Анализ  и регулирование групповых и  личностных взаимоотношений входит в компетенцию специалиста по кадрам. Без проведения анализа и регулирования межличностных взаимоотношений на предприятии могут возникнуть межличностные конфликты, мешающие нормальной работе сотрудников.

     Организация, проведение и оценка результатов  аттестации входит в обязанности  специалистов ОК и начальника ОК. Низкий показатель выполнения этих функций на данном предприятии послужил тот факт, что аттестация большинства сотрудников не проводится (аттестация проводится только для тех сотрудников, которые имеют офицерские звания и которые обязаны проходить аттестацию). Результаты аттестации работников служат основой для оценки уровня их соответствия требованиям рабочего места, определения перспектив продвижения и направлений развития работника как профессионала и личности, лучшего использования его потенциала.

     Контроль  правильности использования работников в подразделениях является одним  из главных направлений деятельности специалиста по кадрам и начальника ОК. Не соблюдение требований должностных инструкций о наличии необходимого образования, навыков и определенном стаже для каждой специальности  отражается на эффективности работы персонала, обстановке и взаимоотношениях в коллективе.

       Согласование с начальником ОК  распорядительных документов по  управлению персоналом проводят  все сотрудники ОК, невыполнение этой функции приводит к рассогласованным действиям сотрудников ОК, вследствие чего, повышается риск возникновения конфликтных ситуаций.

     Анализ  рынка труда, планирование и прогнозирование  потребности в персонале, а также  организация рекламы выполняется  начальником ОК и специалистом по кадрам. В основе этих функций лежит  анализ существующих тенденций на рынке труда и на основе этого анализа планирование и прогнозирование потребности в персонале. При некачественном анализе рынка труда существует риск получения неоправданных данных и, соответственно, получение неверных прогнозов для данной организации.

     Обеспечением  социальных гарантий сотрудникам занимается в основном начальник ОК и специалист по кадрам. Проблема не качественного исполнения данной функции препятствует как  взаимоувязке целей каждого отдельного работника с целями предприятия, так и повышению престижности организации, а также снижает лояльность сотрудников к начальству предприятия.

     Работа  по подбору, отбору, расстановке кадров является основой основ ОК, поэтому большое внимание должно уделяться качеству выполнения этих функций, начальником ОК и специалистом по кадрам.

       Развитие культуры и физического  воспитания способствует сплочению коллектива и установлению взаимопонимания между сотрудниками предприятия. В целом, эту функцию можно отнести к функциям специалиста по кадрам. Серьезных отрицательных последствий при неисполнении этой функции для предприятия нет. Но развитие организационной культуры и проведение спортивных соревнований значительно улучшит обстановку и склочит коллектив предприятия.

     Итак, мы выделили те функции, с которыми ОК не справляется или не уделяет им должного внимания. Теперь следует выделить те функции, которым ОК уделяет внимание в первую очередь:

1. Разработка штатного расписания;
2. Использование средств морального поощрения;
3. Организация, оформление и учет приема, увольнений, перемещений;
4. Оценка кандидатов на вакантную должность;
5. Решение трудовых вопросов с точки зрения юридических нормативов;
6. Нормирование и тарификация трудового процесса;
7. Текущая периодическая оценка кадров;
8. Социально-психологическая диагностика;
9. Контроль за соблюдением правил внутреннего распорядка;
10. Информационное обеспечение системы кадрового управления;
11. Разработка систем оплаты труда;
12. Взаимосвязь с внешними источниками, обеспечивающими кадрами организацию.

     Как мы видим на предприятии большее  внимание уделяется подсистеме оформления и учета кадров, подсистеме планирования, прогнозирования и маркетинга персонала и подсистеме анализа и развития средств стимулирования труда.

     Проведенный анализ целей, задач и функций  службы УП был предоставлен директору предприятия.

     Как выяснилось из беседы, директор предприятия имел не вполне адекватное представление об удовлетворенности сотрудников своей фирмы. Результаты анкеты неприятно удивили директора, уверенного, что работники полностью удовлетворены условиями труда, заработной платой, знают о проводимой в организации кадровой и социальной политике. По мнению директора ФГУП «Охрана», в первую очередь ОК должен заниматься набором, наймом, отбором персонала, что и реализуется на практике. «Нельзя обойтись без планирования и без проведения оценки и контроля работы сотрудников» - сказал директор об основных функциях работников ОК, и отметил по поводу функции определения заработной платы и льгот: «зарплата и предоставляемые льготы уже давно определены и подлежат лишь незначительной коррекции в течение времени». Что касается обучения, директор отметил, что «обучением на предприятии никто не занимается, периодически для сотрудников проводятся лекции относительно задач их работы, что, в принципе, обучением назвать сложно». На тему адаптации недавно принятых и повышенных сотрудников у директора предприятия свое мнение: «Приходящие к нам люди, знают, куда и зачем идут, деятельность нашего предприятия не многим отличается от деятельности любого другого такого же предприятия – по оказанию охранных услуг, поэтому не считаю необходимым загружать работников ОК подобными проблемами».

     Так же директор высказал свое мнение о  том, какие социальные блага готово предоставить данное предприятие: «Наличие детских садиков и медицинское обслуживание являются приоритетными направлениями социальной политики нашего предприятия и делается все возможное для их полной реализации, но вот, что касается летнего отдыха для детей, а также бесплатных обедов и предоставления продуктов питания, то для предприятия сейчас нет возможности удовлетворения этих потребностей. На предприятии существует собственный спортивный зал, оснащенный тренажерами, поэтому нет необходимости в дополнительных спортивных учреждениях».

     Главными  целями работы ОК директор считает  обеспечение предприятия хорошо подготовленными и заинтересованными в труде служащими и эффективное использование опыта и мастерства работников.

     Директор  предприятия был удивлен тем, что сотрудники отрицательно настроены  по отношению к сверхурочной работе, так как считал, что оплата это компенсирует. Так же директор не знал, что большинство сотрудников стремятся к повышению квалификации и карьерному росту.

     Исходя  из выше сказанного, можно сделать  вывод, линейная организационная структура ОК состоит из трех уровней: первый уровень – начальник ОК, второй уровень – инспектор по кадрам и специалист по кадрам, третий уровень – табельщик. Для данного предприятия и на данном этапе его развития эта оргструктуры позволяет относительно быстро выполнять основные функции по управлению персоналом.