Цели, задачи, функции и структура службы по управлению персоналом

      Отдел кадров (ОК) на предприятии состоит из 4 человек. Организационная структура представлена на рисунке 2.

     Рисунок 2 – Организационная структура  отдела кадров 

     ОК  возглавляет начальник отдела кадров – мужчина 45 лет с высшим юридическим образованием, имеет десятилетний стаж работы в данной должности. В соответствии с положением об ОК начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия, подчиняется директору предприятия и имеет одного заместителя занимающего должность специалиста по кадрам. Он распределяет обязанности между сотрудниками подразделения, предлагает структуру и штатную численность отдела для согласования и утверждения директором предприятия. Несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных положением об отделе.

     Исключительной  сферой деятельности начальника ОК является обеспечение планирования и организация работы отдела.

     Инспектор по кадрам. Цель деятельности: ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

     Инспектор по кадрам относится к категории специалистов. Принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению начальника ОК. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется начальнику ОК. Эту должность занимает женщина 25 лет, имеющая высшее экономическое образование и стаж работы в должности - 3 года. 

     На  инспектора по кадрам возлагаются следующие  функции:

1. Ведение учета личного состава предприятия и его подразделений,
2. Участие в разработке мероприятий по снижению текучести кадров,
3. Оформление документации по кадрам,
4. Проверка соблюдения графиков отпусков на предприятии,
5. Осуществление контроля  за  состоянием  трудовой  дисциплины  в подразделениях организации, представление установленной отчетности.

     В должностные обязанности  специалиста входит:

• ведение учета личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другой установленной документации по кадрам;
• формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
• подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;
• заполнение, учет и хранение трудовых книжек, произведение подсчета трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
• произведение записей в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;
• внесение информации о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, контроль за его своевременным обновлением и пополнением;
• ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
• оформление карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;
• изучение причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению;
• подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;
• осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;
• составление установленной отчетности.

     Специалист  по кадрам. Цель деятельности: выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

     Специалист  по кадрам относится к категории  специалистов. Эту должность занимает женщина 37 лет, имеющая высшее экономическое образование и стаж работы в данной должности 4 года.

     В должностные обязанности  входит:

• выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
• принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;
• проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;
• участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля;
• информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях;
• принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду;
• осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности;
• участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;
• принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных комиссий  оформлении их решений;
• анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;
• контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;
• составляет установленную отчетность.

     Табельщик. Цель деятельности: ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

     Относится  к  категории  технических   исполнителей. Должность табельщика занимает женщина 28 лет с высшим техническим образованием и стажем работы в данной должности 3 года.

     На  табельщика возлагаются  следующие функции:

1. Ведение табельного учета работников предприятия,
2. Осуществление  контроля  за  явкой  на  работу,  опозданиями и неявками,
3. Работа с документацией,
4. Выполнение   отдельных   поручений   своего   непосредственного руководителя.

     В должностные обязанности  входит:

• ведение табельного учета фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществление контроля за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах;
• делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих;
• систематическое внесение изменений, связанных с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.;
• контроль за своевременностью представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе;
• в установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

     Как видим, для ОК используется линейная организационная структура. Она позволяет давать единые и четкие распоряжения, характеризуется простотой в управлении и оперативностью принятия решений, но вместе с тем предъявляет высокие требования к начальнику ОК.

     На  уровне начальника ОК принимаются все решения, относительно управления персоналом. На нем лежит вся ответственность за деятельность ОК. Начальнику ОК непосредственно подчиняются специалист и инспектор по кадрам. На этом уровне проводится сбор и анализ информации, а так же принятие некоторых управленческих решений. Инспектору по кадрам подчинен табельщик, являющийся техническим исполнителем.

     Для данного предприятия и на данном этапе развития эта структура  позволяет относительно быстро выполнять основные функции по управлению персоналом.  

     3.2. Цели, функции и  задачи службы  по управлению  персоналом филиала  ФГУП «Охрана»

     В 2006 году среднесписочная численность  работников предприятия составляла 177 человек. Большинство из них являются рядовыми охранниками.

     На  предприятии ФГУП «Охрана» по Кемеровской области нами было опрошено 49 человек. Из них 4 сотрудника службы управления персоналом (далее будем именовать ее отделом кадров в соответствии с положением об отделе кадров (ОК)). Опрос помог нам представить структуру работающих на предприятии.

     Таблица 3.1 – Характеристика выборки

     Проанализировав данные таблицы 3.1 можно сказать, что:

     - 66% опрошенных составляют мужчины, 34% - женщины;

     - большинство опрошенных (36%) сотрудников  в возрасте от 26 до 35 лет, 28% в возрасте  от 36 до 45, 14% от 46 до 55 лет, а также  18% молодых специалистов до 25 лет и всего 4% приходится на сотрудников старшее 55 лет;

     - 90% опрошенных - семейные люди;

     - у 86% сотрудников высшее образование;

     - большинство сотрудников имеют  технический (40%) и экономический (20%) профиль образования;

     - 46% ответили, что они получили  скорее ту профессия, которую  хотели, также 36% опрошенных без сомнения сказали, что это именно та профессия, о которой они метали;

     - общий трудовой стаж у большинства  сотрудников более 5 лет, у 38% он составляет более 10 лет и  лишь 10% имеют общий стаж работы  менее года;

     - по специальности 46% сотрудников работают более 5 лет, 14% свыше 10 лет, 18% опрошенных – менее года;

     - в данной организации 90% опрошенных  работают от 1 года до 3 лет.

     Для того, чтобы выяснить как сотрудники относятся ОК к своей работе, какие, по их мнению, цели и задачи стоят перед службой УП, была разработана анкета для работников ОК представленная в приложении А. В приложении Б приведены результаты проведенного анкетирования.

     На  основе анализа анкет можно сказать, что в ОК работают 3 женщины и 1 мужчина – начальник ОК. Возраст сотрудников от 25 до 45 лет. Все находятся в браке. Все имеют высшее образование. Занимают должности: один руководитель, два специалиста, один технический исполнитель. Двое сотрудников ОК имеют экономический профиль образования, один юридический и один технический. Двое сотрудников считают, что получили именно ту профессию, о которой мечтали, другие двое сомневаются в правильности выбора своей профессии. Сотрудники ОК имеют общий стаж работы  от 3 до 24 лет. В данной должности от 3 до 10 лет. В данной организации стаж их работы составляет более 2 лет.

     В общем, сотрудники ОК довольны своей работой и уровнем ее оплаты. Обстановка в коллективе способствует плодотворному сотрудничеству. Три сотрудника отметили, что их знания, способности, профессиональные навыки и возложенные на них полномочия соответствуют друг другу. Специалисту по кадрам его навыков и профессионализма не всегда достаточно для качественного выполнения всех возложенных на него функций, в связи с отсутствием специального образования по управлению персоналом.